Zo organiseer je een designbeurs zonder last-minute chaos

Begin met het doel en het deelnemersprofiel van je designbeurs. Leg daarna datum, openingstijden en het aantal exposanten vast, zodat je ruimte, programma en catering kunt berekenen. Werk vervolgens in twee sporen: deelnemers werven en de bezoekerservaring voorbereiden. De meeste problemen ontstaan wanneer standmaten, technische wensen en bezoekersregistratie pas in de laatste week worden afgestemd. Plan daarom vaste controlemomenten en sluit af met één duidelijke exposantenhandleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
8
Persbericht versturen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Exposanteninformatie verzamelen
2 personen
12
Standindeling maken
2 personen
13
Exposantenplaatsen bevestigen
14
Programma en tijden opstellen
2 personen
15
Presentatoren en demonstraties plannen
2 personen
16
Catering reserveren
17
Dranken en hapjes inkopen
2 personen
18
Drukwerkbestanden controleren
2 personen
19
Plattegrond en routebordjes drukken
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Exposantenhandleiding versturen
22
Bezoekerslijst exporteren
23
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
24
Voorraad controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Drukwerk en materialen verzamelen
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Leveringen ontvangen
3 personen
29
Standplaatsen markeren
2 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Exposantenstands opbouwen
6 personen
32
Registratiebalie opbouwen
2 personen
33
Presentatieruimte inrichten
3 personen
34
Licht en presentaties testen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen

Event

40
Registratietafel bemannen
2 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Badges uitdelen
2 personen
43
Exposanten ondersteunen
2 personen
44
Programma aankondigen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffie en thee bijvullen
2 personen
49
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Fotomomenten vastleggen
53
Exposantenronde begeleiden
2 personen
54
Laatste programmaonderdeel aankondigen
55
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

56
Exposanten laten afbouwen
6 personen
57
Catering opruimen
3 personen
58
Meubilair terugplaatsen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Ongebruikte catering opruimen
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Foto's en bestanden opslaan
69
Bedankbericht aan exposanten sturen
70
Bedankbericht aan bezoekers sturen
71
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 24
Registratiebalie
Presentatietafel
Kledingrekkenaantal 8
Statafelsaantal 10
Afvalbakkenaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Labelprinter
Kabelhaspelsaantal 3

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 6
Plantenaantal 18
Vazenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 30
Fotowand
Pijlbordjesaantal 12
Standnummerbordenaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 400
Kleefstripsaantal 6
Kabelbindersaantal 200

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilniscontainersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 400
Exposantenbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 500
Lanyardsaantal 500
Registratielijstenaantal 8
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Polsbandjes voor personeelaantal 40

Communicatie

Exposantenhandleidingenaantal 40
Programmaflyersaantal 500
Plattegrondenaantal 500
Exposantenlijstenaantal 400
Feedbackkaartenaantal 350
Pennen voor feedbackaantal 30
Plakbandaantal 12
Schrijfmappenaantal 6

Gereedschap

Schroevendraaiersetsaantal 3
Hamersaantal 3
Meetlintenaantal 4
Scharenaantal 12
Stanleymessenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8

Transport

Transportkarrenaantal 4
Rolcontainersaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Beschermdekensaantal 12
Spanbandenaantal 8

Tips

Maak de exposantenlijst vroeg definitief en vraag per deelnemer standmaten, stroombehoefte en presentatiewensen op. Bevestig de plaatsen uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat de standindeling nog uitvoerbaar blijft.
Open de aanmelding zodra datum, openingstijden en programma-opzet bekend zijn. Exporteer de bezoekerslijst uiterlijk 1 werkdag vooraf en houd rekening met dieetwensen bij de catering.
Plan demonstraties en presentaties met begin- en eindtijd, presentator en benodigde apparatuur. Test beamer, speakers, draadloze microfoon en presentatieklikker minimaal 2 uur voor opening.
Maak niet alleen een plattegrond, maar ook routebordjes vanaf de ingang naar registratie, stands en presentatieruimte. Leg naambadges, tablets, laptop en labelprinter bij de registratiebalie klaar vóór de vrijwilligersbriefing.
Controleer de voorraad de dag vóór de beurs en doe boodschappen pas daarna. Tel onder meer servies, dranken, hapjes, kabels, stekkerdozen en afvalbakken; ontbrekende benodigdheden zijn op de beursdag lastig te vervangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een designbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, deelnemersprofiel en exposantenwerving; plan de laatste week voor drukwerkcontrole, voorraad en vrijwilligersbriefing.
Hoeveel exposanten passen op een designbeurs?: Dat hangt af van de beschikbare vloeroppervlakte en de gewenste standgrootte. Reserveer naast de exposities ook ruimte voor registratie, looproutes, presentaties en catering en maak de definitieve standindeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een designbeurs?: Stuur bezoekersuitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en herhaal de oproep 7 dagen voor opening. Exposanten nodig je eerder uit, bij voorkeur 8 weken vooraf, zodat je de deelnemerslijst en promotie tijdig kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een designbeurs?: Plan minimaal 2 tot 4 uur voor meubels, stands, verlichting, techniek, routebordjes en registratie. Reserveer daarna nog minstens 30 minuten voor een technische test en een korte briefing van alle vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.