Fietsexpo organiseren: checklist en planning

Een fietsexpo vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen en tafels klaarzetten. Je regelt tegelijk exposanten, standindeling, bezoekersregistratie, vergunningen, techniek en praktische voorzieningen zoals fietsenrekken en oplaadstations. Begin met datum en locatie, leg daarna de deelname van exposanten vast en werk toe naar een definitief programma. Deze checklist helpt je de 70 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat informatie, materialen en mensen op tijd op hun plek zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Exposanten benaderen
2 personen
Exposanten registreren
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie versturen
Parkeerinformatie delen
Programma definitief maken
2 personen
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Informatiemateriaal verzamelen
2 personen
Fietsenlijst controleren
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelwaren opslaan
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
3 personen
Exposantenstands markeren
2 personen
Fietsen veilig opstellen
4 personen
Baliefolder klaarleggen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Exposanten ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Fietspresentaties begeleiden
2 personen
Proefritten begeleiden
3 personen
Technische vragen beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Deuren sluiten
3 personen

Nazorg

Fietsen controleren
3 personen
Exposanten uitchecken
2 personen
Fietsen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Standwandenaantal 12
Fietsenrekkenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Fietspompenaantal 4
Multitoolsaantal 4
Fietsstandaardsaantal 12
Acculadersaantal 4
Verlichtingstassenaantal 2

Sportmateriaal

Proeffietsenaantal 8
Fietshelmenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietsslotenaantal 12
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Dienbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Fietspostersaantal 12
Standbannersaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Registratie

Registratietafel
Naambadgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 200
Entreebakjeaantal 2

Communicatie

A4-informatiebordenaantal 20
Stoepbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Plattegrondenaantal 200
Programmafoldersaantal 200
Exposantenbadgesaantal 50
Walkietalkiesaantal 6
Powerbanksaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Nitrilhandschoenenaantal 4

Gereedschap

Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Schaarsetsaantal 6
Rolmatenaantal 3
Hameraantal 2
Steeksleutelsetsaantal 2
Kabelbindersaantal 100

Tips

Leg de standindeling vast zodra de exposanten geregistreerd zijn. Houd ruimte vrij voor fietsenrekken, proeffietsen, reparatiestandaards en een duidelijke looproute tussen de stands.
Open het aanmeldformulier minimaal 4 weken voor de fietsexpo. Verwerk dieetwensen en stuur parkeerinformatie samen met de praktische exposanteninformatie, zodat je later geen losse vragen hoeft na te jagen.
Test laptop, tablets, printer, mobiele speakers en microfoon uiterlijk 1 week vooraf. Controleer ook verlenghaspels, stekkerdozen en oplaadstations op de plek waar ze tijdens de expo gebruikt worden.
Plan de locatie-inspectie 1 tot 2 dagen voor de opening. Controleer dan niet alleen tafels, stoelen en standwanden, maar ook verlichting, stroompunten, fietsenrekken en de ruimte voor proeffietsen.
Breng materialen pas naar de locatie nadat het programma en de plattegrond definitief zijn. Label opbergbakken per stand of functie; zo vind je naambadges, informatiemateriaal, fietshelmen, hesjes en reparatiespullen sneller terug tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsexpo organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Plan de uitnodigingen en het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de expo, zodat je aantallen, dieetwensen en parkeerinformatie nog kunt verwerken.
Wanneer moet de standindeling van een fietsexpo klaar zijn?: Maak een eerste indeling zodra je de exposanten hebt geregistreerd en zet de definitieve versie 1 tot 2 weken vooraf vast. Controleer daarbij looproutes, stroompunten, fietsenrekken en de ruimte voor proeffietsen.
Wat moet ik voor een fietsexpo aan techniek testen?: Test uiterlijk 1 week vooraf de laptop, tablets, printer, mobiele speakers en microfoon. Controleer tegelijk of verlenghaspels, stekkerdozen en oplaadstations lang genoeg zijn voor de geplande stands en presentaties.
Wanneer moet ik de fietsexpo-locatie inspecteren?: Doe een eerste controle tijdens de voorbereiding en een laatste inspectie 1 tot 2 dagen voor de expo. Loop dan de opstelling, stroom, verlichting, bewegwijzering, cateringruimte en veilige zones voor proeffietsen na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.