Designmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Designmesse steht und fällt mit klaren Abläufen für Aussteller und Besucher. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Zielgruppe fest, bevor du Einladungen verschickst oder Stände planst. Danach folgen Anmeldungen, Ausstellerkommunikation, Programm, Technik, Catering und Beschilderung. Besonders leicht vergessen werden vollständige Ausstellerdaten, Ernährungswünsche, Kabel und die Besucherlisten für den Einlass. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur letzten Einkaufskontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
Pressemitteilung versenden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen sammeln
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Ausstellerplätze bestätigen
Programm und Zeiten erstellen
2 Personen
Moderatoren und Vorführungen planen
2 Personen
Catering reservieren
Getränke und Snacks einkaufen
2 Personen
Druckdateien prüfen
2 Personen
Lageplan und Wegweiser drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Ausstellerleitfaden versenden
Besucherliste exportieren
Volunteer-Briefing vorbereiten
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Drucksachen und Materialien zusammenstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Licht und Präsentationen testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen

Event

An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Programm ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fotomomente festhalten
Rundgang durch die Aussteller begleiten
2 Personen
Letzten Programmpunkt ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Aussteller den Abbau durchführen lassen
6 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Nicht verwendetes Catering aufräumen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Fotos und Dateien speichern
Dankesnachricht an Aussteller senden
Dankesnachricht an Besucher senden
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 30
BistrotischeAnz. 12
StühleAnz. 80
HockerAnz. 24
Registrierungstheke
Präsentationstisch
KleiderständerAnz. 8
StehtischeAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 12
TischdeckensetsAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationsklicker
LautsprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadestationenAnz. 3
Etikettendrucker
KabeltrommelnAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierbretterAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
SchälchenAnz. 24
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 6
PflanzenAnz. 18
VasenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 30
Fotowand
WegweiserAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 30
NamensschilderAnz. 80
ArmbänderAnz. 400
KlebestreifenAnz. 6
KabelbinderAnz. 200

Catering

Einkäufe

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllcontainerAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 400
AusstellerbadgesAnz. 100
BadgehalterAnz. 500
LanyardsAnz. 500
AnmeldelistenAnz. 8
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
Armbänder für PersonalAnz. 40

Kommunikation

AusstellerhandbücherAnz. 40
ProgrammflyerAnz. 500
PläneAnz. 500
AusstellerlistenAnz. 400
FeedbackkartenAnz. 350
Stifte für FeedbackAnz. 30
KlebebandAnz. 12
SchreibmappenAnz. 6

Werkzeug

SchraubendrehersetsAnz. 3
HämmerAnz. 3
MessbänderAnz. 4
ScherenAnz. 12
CuttermesserAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 12

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
WarnschilderAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 8

Transport

TransportwagenAnz. 4
RollcontainerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
SchutzdeckenAnz. 12
SpanngurteAnz. 8

Tipps

Schließe die Ausstellerliste spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe. Danach kannst du Standaufteilung, Namensbadges, Ausstellerinformationen und die Besucherkommunikation zuverlässig finalisieren.
Plane die Standflächen erst, wenn Maße und Anforderungen aller Aussteller vorliegen. Reserviere zusätzlich Platz für Registrierung, Präsentationstisch, Laufwege und mindestens einen gut erreichbaren Abfalleimer.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Funkmikrofon, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor Einlass. Beschrifte Stecker und Kabelhaspeln, damit beim Aufbau niemand suchen muss.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und gib die endgültige Zahl spätestens 5 bis 7 Tage vor der Messe an das Catering. Für Getränke solltest du die erwartete Besucherzahl nach Zeitfenstern aufteilen, statt nur eine Gesamtmenge zu bestellen.
Drucke Plattegrundriss, Wegweiser und Namensbadges nicht erst am Veranstaltungstag. Halte Besucherlisten, Tablets, Etikettendrucker und eine kurze Helferunterweisung mindestens 60 Minuten vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Designmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In den ersten 2 Wochen legst du Datum, Öffnungszeiten und Zielgruppe fest; bis etwa 4 Wochen vorher sollten Aussteller und Programm stehen.
Wann muss die Ausstellerliste für eine Designmesse feststehen?: Plane den endgültigen Meldeschluss 3 bis 4 Wochen vor der Messe. Du brauchst danach Zeit für Standaufteilung, Platzbestätigungen, Ausstellerleitfaden, Namensbadges und die Besucherinformation.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Designmesse?: Rechne für Möbel, Beleuchtung, Technik, Registrierung und Beschilderung mindestens 3 Stunden ein. Für eine größere Messe oder viele Präsentationen sind 4 bis 6 Stunden realistischer, inklusive Techniktest.
Wann soll das Catering für eine Designmesse bestellt werden?: Reserviere das Catering möglichst 3 bis 4 Wochen vorher und bestätige die endgültige Personenzahl 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen.

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