Checklist para organizar una feria de diseño

Organizar una feria de diseño exige coordinar expositores, visitantes, espacios y equipos sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: definir la fecha y el perfil de la feria, cerrar participantes, gestionar inscripciones y preparar el montaje. También contempla lo que suele olvidarse, como recopilar necesidades dietéticas, revisar archivos de impresión, comprobar cables y preparar las acreditaciones. Úsala como guía de trabajo y marca cada tarea a medida que avances.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Definir el perfil de los participantes
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Enviar nota de prensa
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Confirmar los espacios de los expositores
Preparar el programa y los horarios
2 personas
Planificar a los presentadores y las demostraciones
2 personas
Reservar el catering
Comprar bebidas y aperitivos
2 personas
Revisar los archivos de impresión
2 personas
Imprimir el plano y los letreros de ruta
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Enviar el manual del expositor
Exportar la lista de visitantes
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recopilar impresos y materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de expositores
6 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar la iluminación y las presentaciones
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Capturar los momentos fotográficos
Acompañar la ronda de expositores
2 personas
Anunciar el último punto del programa
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Permitir que los expositores desmonten
6 personas
Recoger el catering
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar el catering no utilizado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 30
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 80
Taburetescant. 24
Mostrador de registro
Mesa de presentación
Percheroscant. 8
Mesas altascant. 10
Papeleracant. 12
Juegos de mantelescant. 30

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Clic de presentación
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Estaciones de cargacant. 3
Impresora de etiquetas
Enrollacablescant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Tablas para servircant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cuencoscant. 24
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Telones de fondocant. 6
Plantascant. 18
Jarronescant. 12
Decoraciones de mesacant. 30
Photowall
Carteles de flechascant. 12
Carteles con número de standcant. 30
Tarjetas de nombrecant. 80
Pulserascant. 400
Tiras adhesivascant. 6
Bridascant. 200

Catering

Compras

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Contenedores de basuracant. 6
Toallas de papelcant. 12

Registro

Credenciales para visitantescant. 400
Credenciales de expositorcant. 100
Portabadgescant. 500
Lanyardscant. 500
Listas de registrocant. 8
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Pulseras para el personalcant. 40

Comunicación

Manuales para expositorescant. 40
Folletos del programacant. 500
Planoscant. 500
Listas de expositorescant. 400
Tarjetas de feedbackcant. 350
Bolígrafos para feedbackcant. 30
Cinta adhesivacant. 12
Portadocumentoscant. 6

Herramientas

Juegos de destornilladorescant. 3
Martilloscant. 3
Cintas métricascant. 4
Tijerascant. 12
Cúterescant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 12

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Señales de advertenciacant. 8
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 8

Transporte

Carros de transportecant. 4
Contenedores rodantescant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Mantas de proteccióncant. 12
Correas de amarrecant. 8

Consejos

Cierra el plano de puestos antes de confirmar definitivamente los espacios de los expositores. Así puedes comprobar que caben las mesas de exposición, las sillas, los percheros y las zonas de circulación sin improvisar el día del montaje.
Pide la información de cada expositor junto con la confirmación de su plaza: nombre para la acreditación, necesidades de mesa, requisitos eléctricos y archivos para la comunicación. Fija una fecha límite de al menos 7 días antes de la feria.
No dejes la promoción para la última semana. Abre el formulario de inscripción y empieza la difusión con varias semanas de margen; después exporta la lista de visitantes para preparar el registro y detectar datos incompletos.
Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas: portátil, proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, altavoces, focos LED, cables alargadores y regletas. Lleva también enrollacables para evitar tropiezos y conexiones desordenadas.
Calcula el servicio de bebidas y catering a partir de las inscripciones confirmadas, incluyendo las preferencias dietéticas recogidas. Comprueba el inventario de tazas, vasos, copas y platos antes de comprar, no durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de diseño?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, perfil, expositores, difusión e inscripciones. Reserva la última semana para cerrar el plano, revisar impresiones, preparar acreditaciones y confirmar catering y equipos.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de diseño?: Recoge las confirmaciones y la información necesaria entre 3 y 4 semanas antes del evento. Cierra el plano de puestos y envía el manual del expositor como mínimo 7 días antes, para que puedan comunicar sus necesidades a tiempo.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de diseño?: El día anterior conviene imprimir el plano y los letreros de ruta, ordenar las acreditaciones, exportar la lista de visitantes y comprobar el inventario. También verifica las conexiones, las baterías y el material de registro para no resolverlo al abrir.
¿Cómo calcular las bebidas para una feria de diseño?: Para una recepción de aproximadamente 2 horas, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona, además de agua. Ajusta la compra según el número final de inscripciones y añade opciones según las preferencias dietéticas registradas.

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