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Checklist pour organiser un Salon du design

Un Salon du design se prépare sur plusieurs semaines, avec deux flux à coordonner : les exposants et les visiteurs. Commence par fixer les horaires, définir le public attendu et confirmer les participants avant de lancer les invitations. Ensuite, verrouille les stands, le programme, la restauration et le matériel technique. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’à l’accueil et au briefing de l’équipe le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • Définir le profil des participants

    2 personnes

  • Établir la liste des exposants

    2 personnes

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations aux visiteurs

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Publier la promotion sur les réseaux sociaux

    2 personnes

  • Envoyer le communiqué de presse

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Collecter les informations des exposants

    2 personnes

  • Préparer le plan du stand

    2 personnes

  • Confirmer les emplacements des exposants

  • Établir le programme et les horaires

    2 personnes

  • Planifier les présentateurs et les démonstrations

    2 personnes

  • Réserver le catering

  • Acheter les boissons et les amuse-bouches

    2 personnes

  • Vérifier les fichiers d’impression

    2 personnes

  • Imprimer le plan et les panneaux d’orientation

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Envoyer le guide des exposants

  • Exporter la liste des visiteurs

  • Préparer le briefing des bénévoles

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler les imprimés et le matériel

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Réception des livraisons

    3 personnes

  • Marquer les emplacements

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les stands des exposants

    6 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Aménager l’espace de présentation

    3 personnes

  • Tester la lumière et les présentations

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Aider les exposants

    2 personnes

  • Annoncer le programme

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

    2 personnes

  • Garder le buffet propre et approvisionné

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Immortaliser les moments photo

  • Accompagner la visite des exposants

    2 personnes

  • Annoncer le dernier élément du programme

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Démonter les stands des exposants

    6 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger la restauration non utilisée

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Sauvegarder les photos et les fichiers

  • Envoyer un message de remerciement aux exposants

  • Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

  • Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables d'expositionqté 30
  • Tables bistrotqté 12
  • Chaisesqté 80
  • Tabouretsqté 24
  • Comptoir d'inscription
  • Table de présentation
  • Portants à vêtementsqté 8
  • Tables hautesqté 10
  • Poubellesqté 12
  • Sets de nappesqté 30

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Tablettesqté 2
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Cliqueur de présentation
  • Haut-parleursqté 2
  • Micro sans filqté 2
  • Pied de microphone
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Stations de rechargeqté 3
  • Imprimante d'étiquettes
  • Rallonges à enrouleurqté 3

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 12
  • Éclairage d’ambianceqté 6
  • Pieds d’éclairageqté 6

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verres à eauqté 150
  • Verres à vinqté 100
  • Assiettesqté 180
  • Fourchettesqté 180
  • Couteauxqté 180
  • Cuillèresqté 120
  • Planches de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 16
  • Pichets à caféqté 6
  • Théièresqté 4

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 12
  • Petits bolsqté 24
  • Pains de glaceqté 24

Décoration

  • Toiles de fondqté 6
  • Plantesqté 18
  • Vasesqté 12
  • Décorations de tableqté 30
  • Mur photo
  • Panneaux de directionqté 12
  • Panneaux numérotés des standsqté 30
  • Badges nominatifsqté 80
  • Braceletsqté 400
  • Bandes adhésivesqté 6
  • Serre-câblesqté 200

Catering

  • Courses

Nettoyage

  • Sets de serpillièreqté 3
  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Conteneurs à déchetsqté 6
  • Essuie-toutqté 12

Inscription

  • Badges visiteursqté 400
  • Badges des exposantsqté 100
  • Porte-badgesqté 500
  • Lanyardsqté 500
  • Listes d'inscriptionqté 8
  • Stylosqté 30
  • Presse-papiersqté 8
  • Bracelets pour le personnelqté 40

Communication

  • Guides des exposantsqté 40
  • Flyers du programmeqté 500
  • Plansqté 500
  • Listes des exposantsqté 400
  • Cartes de feedbackqté 350
  • Stylos pour les retoursqté 30
  • Ruban adhésifqté 12
  • Chemises à pinceqté 6

Outils

  • Jeux de tournevisqté 3
  • Marteauxqté 3
  • Mètres rubansqté 4
  • Ciseauxqté 12
  • Couteaux Stanleyqté 4
  • Gants de travailqté 12
  • Attaches-câblesqté 200
  • Ruban gafferqté 12

Sécurité

  • Tapis antidérapantsqté 12
  • Goulottes de câblesqté 20
  • Panneaux d'avertissementqté 8
  • Lampes de pocheqté 6
  • Gilets réfléchissantsqté 8

Transport

  • Chariots de transportqté 4
  • Roll-containersqté 4
  • Caisses de rangementqté 20
  • Couvertures de protectionqté 12
  • Sangles d'arrimageqté 8

Conseils

  • Fixe les horaires d’ouverture avant d’inviter les exposants : ils doivent connaître les heures d’installation, d’accueil du public et de démontage. Prévois aussi le temps nécessaire pour tester le son, la projection et l’éclairage.
  • Ne laisse pas les stands pour la dernière semaine. Demande les informations de chaque exposant, construis le plan d’implantation, puis confirme sa place avant d’envoyer le guide pratique.
  • Ferme les inscriptions visiteurs quelques jours avant l’événement afin d’exporter une liste exploitable et de préparer les badges. Regroupe les réponses concernant les régimes alimentaires avant de confirmer le traiteur.
  • Teste le matériel technique au moins une fois avant l’ouverture : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, microphone, rallonges et multiprises. Étiquette les câbles et garde des câbles supplémentaires accessibles.
  • Prépare un briefing court pour les bénévoles le jour même. Indique qui tient l’accueil, qui accompagne les exposants, qui surveille les démonstrations et où se trouvent les stocks, les poubelles et les stations de recharge.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon du design ?
Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer les exposants, ouvrir les inscriptions, communiquer et organiser les stands. Garde les 7 derniers jours pour les impressions, les achats, les badges et les vérifications techniques.
Quand faut-il inviter les exposants pour un Salon du design ?
Envoie les premières invitations environ 6 semaines avant l’ouverture. Demande une confirmation et les informations de stand au plus tard 3 semaines avant, afin de finaliser le plan et le guide exposant.
Quand imprimer le plan et les panneaux d’orientation ?
Finalise le plan des stands et le programme 7 à 10 jours avant l’événement. Imprime ensuite le plan, les panneaux et les badges après la dernière vérification des noms, horaires et emplacements.
Combien de temps avant faut-il préparer les boissons et les amuse-bouches ?
Confirme les quantités avec le traiteur au moins 10 jours avant, après avoir regroupé les inscriptions et les régimes alimentaires. Achète les boissons et les produits conservables quelques jours avant, puis vérifie les stocks la veille.

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