Zo organiseer je een fietsexpo zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte, en leg daarna vast hoeveel exposanten en bezoekers je verwacht. Benader exposanten vroeg, zodat je de standindeling en voorzieningen op tijd kunt maken. Regel vergunningen, registratie en communicatie voordat je het programma definitief maakt. Controleer vervolgens techniek, fietsen, catering en veiligheidsmateriaal op locatie. Vooral stroompunten, parkeerinformatie, dieetwensen en de logistiek van fietsen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Exposanten benaderen
2 personen
3
Exposanten registreren
2 personen
4
Standindeling maken
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Vergunningen controleren
7
Uitnodigingen opstellen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sociale berichten plaatsen
10
Aanmeldformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Exposanteninformatie versturen
14
Parkeerinformatie delen
15
Programma definitief maken
2 personen
16
Plattegrond afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Informatiemateriaal verzamelen
2 personen
19
Fietsenlijst controleren
2 personen
20
Cateringbestelling plaatsen
21
Techniek testen
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Koelwaren opslaan
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
3 personen
25
Locatie inspecteren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Standwanden plaatsen
3 personen
29
Exposantenstands markeren
2 personen
30
Fietsen veilig opstellen
4 personen
31
Baliefolder klaarleggen
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Decoratie ophangen
2 personen
35
Cateringpunt inrichten
3 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
3 personen
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Deuren openen
3 personen
42
Bezoekers registreren
3 personen
43
Bezoekers verwelkomen
2 personen
44
Exposanten ontvangen
2 personen
45
Programma toelichten
46
Fietspresentaties begeleiden
2 personen
47
Proefritten begeleiden
3 personen
48
Technische vragen beantwoorden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Voorraad controleren
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Deuren sluiten
3 personen

Nazorg

57
Fietsen controleren
3 personen
58
Exposanten uitchecken
2 personen
59
Fietsen afbreken
4 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Catering opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen sorteren
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Standwandenaantal 12
Fietsenrekkenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Fietspompenaantal 4
Multitoolsaantal 4
Fietsstandaardsaantal 12
Acculadersaantal 4
Verlichtingstassenaantal 2

Sportmateriaal

Proeffietsenaantal 8
Fietshelmenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietsslotenaantal 12
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Dienbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Fietspostersaantal 12
Standbannersaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Registratie

Registratietafel
Naambadgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 200
Entreebakjeaantal 2

Communicatie

A4-informatiebordenaantal 20
Stoepbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Plattegrondenaantal 200
Programmafoldersaantal 200
Exposantenbadgesaantal 50
Walkietalkiesaantal 6
Powerbanksaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Nitrilhandschoenenaantal 4

Gereedschap

Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Schaarsetsaantal 6
Rolmatenaantal 3
Hameraantal 2
Steeksleutelsetsaantal 2
Kabelbindersaantal 100

Tips

Maak de standindeling pas definitief nadat exposanten zijn geregistreerd. Reserveer per stand niet alleen een tafel of standwand, maar ook ruimte voor fietsenrekken, fietsstandaards en bezoekerslooproutes.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk één week vooraf. Voeg de plattegrond, parkeerinformatie, opbouwtijd, contactgegevens en afspraken over proeffietsen, helmen en fietssloten toe.
Test de techniek op locatie of met dezelfde opstelling uiterlijk één dag vooraf. Controleer microfoon, mobiele speakers, laptop, tablets, printer, verlenghaspels, stekkerdozen en oplaadstations afzonderlijk.
Verzamel dieetwensen zodra bezoekers zich aanmelden en geef het definitieve aantal aan de cateraar door zodra de inschrijving sluit. Bewaar koelwaren pas op de locatie in koelboxen of een andere gekoelde opslag.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst materialen en stroom, daarna tenten, tafels, wanden en fietsenrekken, en pas daarna informatiemateriaal en naambadges. Houd voor fietsen en kwetsbare apparatuur een aparte transport- en opslagplek vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsexpo organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Controleer in dezelfde eerste weken vergunningen en reserveringen; uitnodigingen en aanmeldingen kunnen daarna worden geopend.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een fietsexpo?: Reken per exposant op de afgesproken standruimte plus extra loopruimte voor fietsen en bezoekers. Maak uiterlijk 4 weken vooraf een plattegrond met tafels, standwanden, fietsenrekken, proefroutes en vrije doorgangen.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een fietsexpo?: Benader exposanten bij voorkeur 8 weken vooraf en vraag registratie uiterlijk 4 weken voor de expo af te ronden. Zo kun je de standindeling, exposanteninformatie en plattegrond op tijd versturen.
Wat moet je op de dag van een fietsexpo controleren?: Inspecteer bij aankomst de locatie, stroom, techniek, stands, fietsenrekken en bewegwijzering. Test microfoon en speakers minstens 60 minuten voor opening en controleer daarnaast fietsenlijst, helmen, fietssloten, multitools en reparatiestandaards.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.