Designbeurs organiseren: checklist voor een goed voorbereide beurs

Een designbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en een plattegrond. Je regelt tegelijk deelnemers, bezoekers, catering, techniek, bewegwijzering en registratie. Begin met de locatie en standformaten, open daarna de aanmeldingen en werk toe naar een definitieve indeling. Plan de laatste bevestigingen, prints en boodschappen niet in de laatste dagen: logo’s, dieetwensen en technische aansluitingen leveren vaak vertraging op. Deze checklist bevat 72 taken en 72 spullen voor de volledige voorbereiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beurslocatie reserveren
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen openen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Standformaten vastleggen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Verlichting reserveren
Standindeling bevestigen
2 personen
Logo's van deelnemers verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
Deelnemersinformatie versturen
Plattegrond en borden printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Standnummers voorbereiden
2 personen
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Deelnemers telefonisch bevestigen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Registratiesysteem testen
2 personen
Betaalapparaat opladen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Standkits samenstellen
3 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Locatie en toiletten inspecteren
2 personen
Leveringen bevestigen

Event

Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Presentatiewanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Entree en routing markeren
2 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Stroompunten beveiligen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Standkits uitdelen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Standinrichting controleren
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Deelnemers ondersteunen
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Voorraad controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekersuitstroom begeleiden
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Standmaterialen verzamelen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandtafelsaantal 24
Bezoekersstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Registratietafel
Cateringtafelaantal 3
Kledingrekkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Presentatiewandenaantal 12
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Betaalterminalsaantal 2
Wifiroutersaantal 2
Mobiele opladersaantal 6
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Draagbare lampenaantal 12
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Handscanneraantal 2
Labelprinter
Gereedschapskoffersaantal 2
Trapladdersaantal 2
Handtransportwagensaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Serveerschalen met dekselaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Schortenaantal 6

Decoratie

Richtingbordenaantal 12
Standbordjesaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 40
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 12
Fotolijstenaantal 12
Kleefhakenaantal 40
Kabelbindersaantal 100
Washi tapeaantal 12
Schilderstapeaantal 12

Catering

Koffie-urnsaantal 2
Buffetbordenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Drankdispensersaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Koffielepelsaantal 80
Suikerbakjesaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Leg standformaten en standnummers vast voordat je de beursplattegrond maakt. Zo voorkom je dat presentatiewanden, kledingrekken en beurstandtafels later niet in de toegewezen ruimte passen.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de cateraar het definitieve aantal uiterlijk één week vooraf door. Houd daarna nog een actuele deelnemerslijst bij voor wijzigingen.
Test laptops, tablets, betaalterminals, wifirouters en de handscanner minimaal één dag voor opening. Neem per technische zone een verlenghaspel, stekkerdoos en kabelmat mee; aansluitingen blijken op locatie vaak verder weg te liggen.
Print plattegronden, borden, standnummers en naambadges pas nadat de standindeling is bevestigd. Maak daarnaast een kleine reservevoorraad badges en bewegwijzering voor late wijzigingen.
Plan vrijwilligers in blokken van minimaal twee uur bij registratie en publieksbegeleiding. Laat deelnemers telefonisch bevestigen en verstuur bezoekers- en deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen voor de beurs.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een designbeurs organiseren?: Reserveer de beurslocatie en leg standformaten bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en plan de definitieve standindeling, catering en techniek uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Wat moet ik regelen voor de stands op een designbeurs?: Leg per deelnemer een standnummer, formaat en benodigde inrichting vast. Controleer uiterlijk één week vooraf of beurstandtafels, presentatiewanden, verlichting, stroompunten en eventuele kledingrekken beschikbaar zijn.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een designbeurs?: Bepaal de catering op basis van het verwachte bezoekersaantal, het aantal deelnemers en de duur van het programma. Geef aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door en tel bij wijzigingen opnieuw na.
Wanneer moet ik de plattegrond en bezoekersinformatie versturen?: Bevestig de standindeling eerst en stuur de definitieve bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de beurs. Print plattegronden, borden en standnummers zodra er geen wijzigingen meer worden verwacht, bij voorkeur uiterlijk 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.