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Designmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Designmesse steht und fällt mit vielen kleinen Abstimmungen: Standgrößen, Ausstellerdaten, Catering, Technik und Besucherführung müssen zusammenpassen. Beginne mit dem Messestandort und der Teilnehmerplanung, bevor du Möbel, Beleuchtung und Verpflegung festlegst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Schilder, Namensausweise und die Registrierung vor Ort. Diese Checkliste ordnet die 72 Aufgaben und 72 benötigten Dinge nach dem tatsächlichen Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messestandort reservieren

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Standgrößen festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Möbel reservieren

  • Beleuchtung reservieren

  • Standaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Teilnehmerlogos sammeln

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Besucherinformationen versenden

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Lageplan und Schilder drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Standnummern vorbereiten

    2 Personen

  • Besucherregistrierung vorbereiten

    2 Personen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmende telefonisch bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Registrierungssystem testen

    2 Personen

  • Zahlungsgerät aufladen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Standkits zusammenstellen

    3 Personen

  • Catering gekühlt lagern

    2 Personen

  • Ort und Toiletten inspizieren

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Präsentationswände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Eingang und Wegeführung markieren

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    3 Personen

  • Stromanschlüsse sichern

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Standkits verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Standaufbau kontrollieren

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Eröffnungscheck durchführen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Teilnehmer unterstützen

    2 Personen

  • Programmpunkte ankündigen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Besucherabstrom begleiten

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Registrierungsdaten archivieren

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessestandtischeAnz. 24
  • Besucher-StühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 8
  • Registrierungstisch
  • CateringtischAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 8
  • StehtischeAnz. 6
  • PräsentationswändeAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • TabletsAnz. 3
  • KartenterminalsAnz. 2
  • WLAN-RouterAnz. 2
  • Mobile LadegeräteAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 12
  • Tragbare LampenAnz. 12
  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • Mikrofon
  • HandscannerAnz. 2
  • Etikettendrucker
  • WerkzeugkofferAnz. 2
  • TrittleiternAnz. 2
  • HandtransportwagenAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 18
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierbesteckAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • SchürzenAnz. 6

Dekoration

  • RichtungsschilderAnz. 12
  • StandbeschilderungAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 24
  • PflanzenAnz. 12
  • BilderrahmenAnz. 12
  • KlebehakenAnz. 40
  • KabelbinderAnz. 100
  • Washi-TapeAnz. 12
  • AbdeckbandAnz. 12

Catering

  • KaffeeurnenAnz. 2
  • BuffettellerAnz. 6
  • BrotkörbeAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • GetränkespenderAnz. 4
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • ZuckerschälchenAnz. 4
  • MilchkännchenAnz. 4
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6

Tipps

  • Reserviere den Messestandort und lege die Standgrößen fest, bevor du den Messeplan zeichnest. So passen Präsentationswände, Messestandtische und Laufwege von Anfang an zusammen.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn du die wichtigsten Teilnehmerdaten abfragen kannst. Ernährungswünsche, Logos und benötigte Ausstattung sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe vollständig vorliegen.
  • Plane Catering nicht nur nach der Zahl der Teilnehmer, sondern nach dem Programmablauf. Rechne für das erste Veranstaltungsstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und bestätige die Mengen nach dem Anmeldeschluss.
  • Schicke Besucher- und Teilnehmerinformationen getrennt, etwa 7 Tage vor der Messe. Besucher brauchen Anreise, Registrierung und Programm; Teilnehmer benötigen zusätzlich Standnummer, Aufbauzeiten und technische Hinweise.
  • Teste Registrierung und Technik am Vortag mit allen Geräten. Prüfe WLAN-Router, Laptops, Tablets, Kartenterminals, Handscanner, Etikettendrucker sowie Verlängerungskabel und sichere Kabel mit Kabelmatten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Designmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort, Standgrößen und Einladungen. Spätestens 3 Wochen vor dem Termin sollten Aussteller, Catering, Möbel und Beleuchtung bestätigt sein.
Wann sollte man die Aussteller einer Designmesse telefonisch bestätigen?
Rufe alle noch offenen Teilnehmer spätestens 7 Tage vor der Messe an. Dabei kannst du Standnummer, Ankunftszeit, Logo, Ausstattung und besondere Ernährungswünsche in einem Gespräch prüfen.
Wie viel Catering braucht man für eine Designmesse?
Plane für das erste Veranstaltungsstündchen 2 bis 3 Getränke pro Person und passe die Gesamtmenge nach dem Anmeldeschluss an. Berücksichtige zusätzlich Teller, Besteck, Trinkgläser, Kaffeetassen und Servierplatten.
Was muss am Tag vor einer Designmesse vorbereitet werden?
Drucke Lageplan, Schilder, Standnummern und Namensschilder und richte den Registrierungstisch ein. Ein kompletter Techniktest, das Sortieren der Teilnehmerunterlagen und der letzte Einkaufscheck sollten am Vortag abgeschlossen sein.

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