Checklist pour organiser un salon du design

Un salon du design demande une préparation coordonnée entre le lieu, les exposants et les visiteurs. Commence par réserver l’espace et inviter les participants, puis fixe les formats de stand, le plan du salon et le programme. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le catering doivent être suivis dans des listes séparées. Dans les derniers jours, vérifie la signalétique, les badges, le matériel technique et les bénévoles afin d’éviter les retards à l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du salon
Inviter les participants
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Définir les formats du stand
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Réserver l’éclairage
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
Collecter les logos des participants
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Envoyer les informations aux participants
Imprimer le plan et les panneaux
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les numéros de stand
2 personnes
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Confirmer les participants par téléphone
2 personnes
Planifier les bénévoles
Faire les courses
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Tester le système d'inscription
2 personnes
Recharger le terminal de paiement
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Composer des kits de stand
3 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Inspecter le lieu et les toilettes
2 personnes
Confirmer les livraisons

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux de présentation
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Baliser l’entrée et l’itinéraire
2 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Distribuer les kits de stand
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier l'aménagement du stand
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accompagner les participants
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les stocks
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de stand d’expositionqté 24
Chaises pour les visiteursqté 40
Tabourets de barqté 8
Table d'inscription
Table de cateringqté 3
Portants à vêtementsqté 8
Tables hautesqté 6
Panneaux de présentationqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Routeurs Wi-Fiqté 2
Chargeurs mobilesqté 6
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 12
Lampes portablesqté 12
Enceintesqté 2
Microphone
Scanner manuelqté 2
Imprimante d'étiquettes
Boîtes à outilsqté 2
Escabeauxqté 2
Chariots de transport manuelqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Plats de service avec couvercleqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tabliersqté 6

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux de standqté 24
Porte-nomsqté 40
Nappesqté 24
Plantesqté 12
Cadres photoqté 12
Crochets adhésifsqté 40
Serre-câblesqté 100
Ruban washiqté 12
Ruban de masquageqté 12

Catering

Urnes à caféqté 2
Assiettes de buffetqté 6
Corbeilles à painqté 6
Pains de glaceqté 24
Distributeurs de boissonsqté 4
Porte-serviettesqté 8
Cuillères à caféqté 80
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Réserve le mobilier et l’éclairage dès que le plan des stands est suffisamment précis : il faut notamment prévoir les tables d’exposition, les chaises, les tabourets et les portants selon les formats retenus.
Demande les logos et les informations des participants avant d’imprimer les panneaux. Garde un délai d’au moins 3 jours pour corriger un nom, un numéro de stand ou un fichier manquant.
Ferme les inscriptions visiteurs quelques jours avant le salon et prépare l’accueil séparément : table d’inscription, badges, plan imprimé, scanner manuel et tablette ou ordinateur.
Calcule le catering à partir du nombre confirmé de visiteurs, de participants et de bénévoles. Vérifie aussi les verres, tasses, assiettes, couverts et ustensiles avant de faire les courses.
Teste le Wi-Fi, les terminaux de paiement, le microphone et les enceintes la veille. Regroupe les rallonges, multiprises et passe-câbles par zone pour éviter les branchements improvisés le matin.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du design ?: Commence plusieurs semaines avant la date prévue, dès que le lieu peut être réservé. Le plan des stands, les invitations et les besoins techniques dépendent ensuite de cette réservation.
Comment calculer le catering pour un salon du design ?: Base le calcul sur le nombre confirmé de visiteurs, d’exposants et de bénévoles, en distinguant les pauses et les repas. Finalise les quantités au plus tard 3 à 5 jours avant l’ouverture pour pouvoir ajuster la commande et les courses.
Que faut-il préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Prévois une table d’inscription, les badges, le plan imprimé, les informations visiteurs et un moyen de scanner ou d’enregistrer les arrivées. Installe ce point au moins 1 heure avant l’ouverture afin de tester le matériel.
Quand confirmer les exposants d’un salon du design ?: Confirme la liste par téléphone environ 7 jours avant le salon, puis envoie les informations pratiques aux participants. Une dernière vérification 24 à 48 heures avant permet de corriger les absences et les besoins alimentaires.

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