Checklist para organizar una feria de diseño sin olvidos

Una feria de diseño necesita coordinación mucho antes de abrir las puertas. Primero se cierra el recinto y se confirma quién participa; después se definen los tamaños y la distribución de los stands, el programa y los servicios. En las semanas previas hay que gestionar inscripciones, información para visitantes, catering, mobiliario, iluminación y equipos de pago o conexión. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la feria
Invitar a los participantes
2 personas
Abrir inscripciones
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Definir los tamaños del stand
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar mobiliario
Reservar la iluminación
Confirmar la distribución del stand
2 personas
Recopilar los logos de los participantes
Elaborar el programa
2 personas
Enviar información a los visitantes
Enviar información a los participantes
Imprimir plano y carteles
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar los números de stand
2 personas
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Confirmar a los participantes por teléfono
2 personas
Programar voluntarios
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Probar el sistema de registro
2 personas
Cargar el terminal de pago
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Preparar los kits del stand
3 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Inspeccionar el lugar y los baños
2 personas
Confirmar entregas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar paneles de presentación
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Señalizar la entrada y el recorrido
2 personas
Conectar la iluminación
3 personas
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Distribuir kits para el stand
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Comprobar la decoración del stand
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Apoyar a los participantes
2 personas
Anunciar las partes del programa
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar el inventario
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Guiar la salida de visitantes
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Reunir materiales del stand
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar los datos de registro
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas del stand ferialcant. 24
Sillas para visitantescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mesa de registro
Mesa de cateringcant. 3
Percheroscant. 8
Mesas altascant. 6
Paredes de presentacióncant. 12
Postes separadorescant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 3
Terminales de pagocant. 2
Routers wificant. 2
Cargadores móvilescant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 12
Lámparas portátilescant. 12
Altavocescant. 2
Micrófono
Escáner portátilcant. 2
Impresora de etiquetas
Maletines de herramientascant. 2
Escaleras de tijeracant. 2
Carretillas manualescant. 2

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 18
Bandejas de servir con tapacant. 8
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Abrebotellascant. 4
Delantalescant. 6

Decoración

Señales direccionalescant. 12
Carteles de standcant. 24
Portatarjetas de nombrecant. 40
Mantelescant. 24
Plantascant. 12
Marcos de fotoscant. 12
Ganchos adhesivoscant. 40
Bridascant. 100
Washi tapecant. 12
Cinta de pintorcant. 12

Catering

Urnas de cafécant. 2
Platos de buffetcant. 6
Cestas de pancant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Dispensadores de bebidascant. 4
Porta-servilletascant. 8
Cucharillas de cafécant. 80
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Cierra el recinto y los tamaños de los stands antes de abrir las inscripciones: los participantes necesitan conocer el espacio disponible para planificar su exposición.
Pide los logotipos y las preferencias dietéticas al registrar a cada participante. Fija una fecha límite de 10 a 14 días antes de la feria para no perseguir datos durante la última semana.
Prepara el plano, los números de stand y las acreditaciones cuando la distribución esté confirmada. Imprime copias adicionales del plano y coloca una en el registro y otra en cada zona principal.
Comprueba con antelación la conexión y la alimentación eléctrica para portátiles, tablets y terminales de pago. Lleva regletas, cargadores, enrollacables y alfombrillas para cables, y prueba los routers antes de la apertura.
Calcula el catering por el número confirmado de visitantes, participantes y voluntarios, no solo por las inscripciones iniciales. Confirma las cantidades y la lista de compra entre 3 y 5 días antes, y asigna voluntarios para el registro y la reposición.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de diseño?: Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha prevista. Reserva primero el recinto, define los tamaños de los stands y abre las inscripciones; deja las confirmaciones finales y la compra para la última semana.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de expositores?: Cierra la lista entre 10 y 14 días antes de la feria. Así todavía tendrás tiempo para ajustar el plano, preparar los números de stand, recopilar logotipos y confirmar a quienes no hayan respondido.
¿Cuánto catering calcular para una feria de diseño?: Calcula las cantidades según el número confirmado de visitantes, participantes y voluntarios, separando las necesidades del equipo y del público. Revisa el cálculo entre 3 y 5 días antes y añade opciones según las preferencias dietéticas registradas.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de diseño?: Deja listos el plano, los carteles, las acreditaciones, los números de stand y el registro de visitantes. Comprueba también la iluminación, el wifi, los terminales de pago, los altavoces y los cargadores, y coloca el mobiliario antes de la apertura.

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