Dansvoorstelling organiseren: checklist en planning

Een dansvoorstelling organiseren vraagt meer dan een programma en een podium. Je moet dansers, crew, repetities, muziek, techniek, kostuums en publieksontvangst op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna naar een vast repetitie- en productieschema toe. In de laatste week verschuift de aandacht naar kaarten, catering, bewegwijzering en controle van het speelvlak. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke praktische zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Voorstellingsprogramma bepalen
3 personen
Dansers en crew bevestigen
2 personen
Repetitierooster opstellen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Kaarten en polsbandjes bestellen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Techniek en apparatuur reserveren
2 personen
Decoratie en bewegwijzering maken
3 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Kostuums passen
4 personen
Laatste repetitie uitvoeren
12 personen
Publieksindeling controleren
2 personen
Crewinstructies versturen
Boodschappen doen
3 personen
Kostuums en rekwisieten verzamelen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en speelvlak inspecteren
2 personen
Podiumvloer leggen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Muziek en cues testen
3 personen
Decor en rekwisieten plaatsen
4 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kaartcontrole inrichten
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

Dansers laten inchecken
2 personen
Kleedkamers toewijzen
Technische doorloop uitvoeren
6 personen
Kostuums en make-up verzorgen
4 personen
Artiestenmaaltijd serveren
3 personen
Publieksfoyer openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
3 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorstelling aankondigen
Licht en geluid bedienen
3 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Artiesten begeleiden naar finale
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazit en bedankmoment verzorgen
2 personen

Nazorg

Kostuums en rekwisieten inpakken
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Foyer schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
Decoratie afvoeren
2 personen
Foto- en videomateriaal ordenen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Klaptafels voor ontvangstaantal 3

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Dansvloerpanelenaantal 12
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop voor muziek
Reserve-audiokabels
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Theaterspotsaantal 4
Lichtstatiefaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
Reserve-ledlampenaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 3
dienbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Opbergkrattenaantal 20
Koelelementenaantal 30
Flessenopenersaantal 4
Thermosflessenaantal 10

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Programmabordenaantal 4
Kledinghoezenaantal 30
Spiegelsaantal 4
Kostuumrekkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 40
Programmaboekjesaantal 180
Toegangsbandjesaantal 180
Pennenaantal 12
Clipboardsaantal 6
Kassa-geldkist
Polsbandjes voor crewaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkar
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapiervoorraadaantal 24

Catering

Boodschappen
Waterdispensersaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Koelplatenaantal 6
Afsluitbare voorraadbakkenaantal 12
Etiketten voor allergenenaantal 80
Servettenhoudersaantal 12
Thermosbekers voor crewaantal 30

Tips

Plan de technische repetitie uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling. Test dan de laptop voor muziek, speakers, het mengpaneel, microfoons, licht en reserve-audiokabels in de ruimte zelf.
Controleer het dansvloeroppervlak en podium minstens 2 uur voor de zaal open gaat. Let op losse dansvloerpanelen, uitstekende kabels en voldoende ruimte tussen speelvlak, stoelen en publiek.
Maak per danser een kostuum- en rekwisietenchecklist en doe de laatste pasronde 3 tot 5 dagen vooraf. Hang de kostuums per onderdeel klaar op kledingrekken, zodat omkleden niet van losse tassen afhankelijk is.
Stuur crewinstructies uiterlijk 48 uur vooraf met aankomsttijd, taken en contactpersoon. Zet ook vast wie muziek start, wie de microfoons beheert en wie tijdens de ontvangst kaarten of polsbandjes controleert.
Bereken catering per onderdeel in plaats van alleen per gast. Tel drinkglazen, koffiekopjes, borden, bestek en serveermateriaal vooraf en regel reserve-audiokabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en gaffer tape vóór de opbouwdag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansvoorstelling organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken voor programma, dansers, crew, reserveringen en uitnodigingen; plan de laatste 2 weken voor repetities, techniek en publieksinformatie.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een dansvoorstelling?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Sluit aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je publieksindeling, catering en het aantal kaarten of polsbandjes kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een dansvoorstelling?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor podiumdelen, dansvloerpanelen, geluid, verlichting, stoelen en ontvangsttafels. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor een volledige technische doorloop en het testen van alle muziekbestanden.
Wat controleer je vlak voor een dansvoorstelling?: Controleer 2 uur voor aanvang het speelvlak, de kabels, kostuums, rekwisieten, muziek, verlichting en publieksindeling. Open de locatie pas voor het publiek nadat crew en ontvangstteam hun instructies hebben doorgenomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.