Tanzvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzvorstellung steht und fällt mit einem abgestimmten Programm, einem belastbaren Probenplan und funktionierender Technik. Kläre zuerst Datum, Ort, Tänzer und Crew, bevor du Einladungen und Karten organisierst. In den letzten zwei Wochen zählen geprüfte Musikdateien, passende Kostüme, klare Crew-Anweisungen und ein realistischer Ablauf. Am Veranstaltungstag prüfst du Boden, Spielfläche, Licht, Ton und Publikumsaufteilung, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Vorführungsprogramm festlegen
3 Personen
Tänzer und Crew bestätigen
2 Personen
Probenplan erstellen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm online veröffentlichen
Karten und Armbänder bestellen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Technik und Ausstattung reservieren
2 Personen
Dekoration und Beschilderung herstellen
3 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Kostüme anprobieren
4 Personen
Letzte Probe durchführen
12 Personen
Publikumsaufteilung prüfen
2 Personen
Crew-Anweisungen versenden
Einkaufen gehen
3 Personen
Kostüme und Requisiten sammeln
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Spielfläche prüfen
2 Personen
Bühnenboden verlegen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Lichtmodi testen
2 Personen
Musik und Cues testen
3 Personen
Dekor und Requisiten aufbauen
4 Personen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Kartenkontrolle einrichten
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen

Event

Tänzer einchecken lassen
2 Personen
Umkleiden zuweisen
Technische Generalprobe durchführen
6 Personen
Kostüme und Make-up betreuen
4 Personen
Künstlermahlzeit servieren
3 Personen
Publikumsfoyer öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Vorstellung ankündigen
Licht und Ton bedienen
3 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
Künstler zur Finalrunde begleiten
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachklang und Dankesmoment gestalten
2 Personen

Nachbereitung

Kostüme und Requisiten einpacken
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Foyer reinigen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Kostüme waschen und verstauen
3 Personen
Dekoration abtransportieren
2 Personen
Foto- und Videomaterial sortieren
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 160
KlappischeAnz. 10
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
Klapptische für den EmpfangAnz. 3

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
TanzbodenplattenAnz. 12
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop für Musik
Ersatz-Audiokabel
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
TheaterscheinwerferAnz. 4
LichtstativAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 60
ServierplattenAnz. 60
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 6
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
TablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KühlelementeAnz. 30
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 10

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
TischdeckenAnz. 10
BühnentücherAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
HinweispfeileAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
KleiderhüllenAnz. 30
SpiegelAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhefteAnz. 180
EinlassbändchenAnz. 180
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
Kassen-Geldkasse
Armbänder für das TeamAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
Reinigungswagen
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsgelAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapiervorratAnz. 24

Catering

Einkäufe
WasserspenderAnz. 3
GetränkespenderAnz. 4
KühlplattenAnz. 6
Verschließbare VorratsbehälterAnz. 12
Etiketten für AllergeneAnz. 80
ServiettenhalterAnz. 12
Thermobecher für das TeamAnz. 30

Tipps

Lege Programm und Probenplan früh fest: Bestätige Tänzer und Crew spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Vorstellung und plane eine letzte gemeinsame Probe in der Schlusswoche.
Sammle Musikdateien nicht erst am Aufführungstag. Prüfe jede Datei mindestens 7 Tage vorher auf dem vorgesehenen Laptop und halte Ersatz-Audiokabel sowie Verlängerungskabel bereit.
Reserviere Technik und Ausstattung mit konkreten Mengen: Tanzbodenplatten, Bühnenelemente, Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Licht sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vorher zugesagt sein.
Plane den Einlass separat vom Bühnenbereich. Klapptische, Karten, Armbänder, Sitzplätze und Beschilderung müssen mindestens 90 Minuten vor Beginn an ihrem Platz sein.
Rechne Catering nach Anmeldungen und Ernährungswünschen, nicht nach Gefühl. Prüfe Gläser, Tassen, Teller, Besteck und Serviergeschirr vor dem Einkauf und ergänze eine Reserve von etwa 10 Prozent.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und der Bestätigung von Tänzern und Crew. Technik, Karten und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geregelt sein.
Wann sollte der Probenplan für eine Tanzvorstellung feststehen?: Der Probenplan sollte 6 bis 8 Wochen vor der Vorstellung an alle Beteiligten gehen. Eine vollständige letzte Probe mit Musik, Kostümen und Übergängen gehört in die Schlusswoche.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanzvorstellung?: Plane für Boden, Bühne, Ton, Licht, Beschilderung und Empfang mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Die Location sollte spätestens 90 Minuten vor Einlass geöffnet und technisch geprüft sein.
Was muss man bei der Technik einer Tanzvorstellung prüfen?: Teste Musikdateien, Laptop, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Licht mindestens 7 Tage vorher und erneut am Veranstaltungstag. Ersatz-Audiokabel, Verlängerungskabel und Gaffer Tape verhindern Verzögerungen bei kleinen Ausfällen.

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