Checklist para organizar un espectáculo de danza sin olvidar nada

Organizar un espectáculo de danza requiere coordinar escenario, bailarines, técnica, público y tiempos muy concretos. Esta checklist reúne 76 tareas y 86 elementos para avanzar desde la reserva del lugar hasta la apertura de la sala. Incluye ensayos, música, iluminación, vestuario, entradas, catering y señalización. Úsala como guía de trabajo y marca cada punto con el equipo responsable y una fecha límite.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el programa de la función
3 personas
Confirmar a los bailarines y al equipo
2 personas
Elaborar el calendario de ensayos
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Encargar entradas y pulseras
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar técnica y equipos
2 personas
Preparar la decoración y la señalización
3 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Probarse los disfraces
4 personas
Realizar el último ensayo
12 personas
Comprobar la distribución del público
2 personas
Enviar instrucciones al equipo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los disfraces y accesorios
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el suelo y el área de juego
2 personas
Colocar el suelo del escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Montar la iluminación
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Probar la música y las señales
3 personas
Colocar la decoración y los atrezos
4 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Montar el control de entradas
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas

Evento

Hacer el check-in de los bailarines
2 personas
Asignar los vestuarios
Realizar el ensayo técnico
6 personas
Preparar los disfraces y el maquillaje
4 personas
Servir la comida de los artistas
3 personas
Abrir el foyer del público
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar la función
Manejar luces y sonido
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Acompañar a los artistas a la final
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Organizar la charla final y el agradecimiento
2 personas

Seguimiento

Empacar trajes y utilería
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el foyer
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Lavar y guardar los disfraces
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Ordenar el material fotográfico y de vídeo
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 10
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Mesas plegables para la recepcióncant. 3

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Paneles de pista de bailecant. 12
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil para música
Cables de audio de repuesto
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Bateríascant. 24
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Focos de teatrocant. 4
Soporte de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas LED de repuestocant. 6

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12
Jarras de cafécant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Jarras medidorascant. 3
bandejascant. 8
Termoscant. 4
Teterascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 20
Acumuladores de fríocant. 30
Abrebotellascant. 4
Botellas térmicascant. 10

Decoración

Telones de fondocant. 3
Mantelescant. 10
Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 6
Flechas para señalizacióncant. 12
Carteles del programacant. 4
Fundas para ropacant. 30
Espejoscant. 4
Percheros para disfracescant. 4
Tarjetas de nombrecant. 40
Programascant. 180
Pulseras de accesocant. 180
Bolígrafoscant. 12
Portapapelescant. 6
Caja registradora
Pulseras para el equipocant. 40

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Carro de limpieza
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Gel desinfectantecant. 6
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Toallas de papelcant. 12
Papel higiénico en stockcant. 24

Catering

Compras
Dispensadores de aguacant. 3
Dispensadores de bebidascant. 4
Placas refrigerantescant. 6
Contenedores de almacenaje con tapacant. 12
Etiquetas de alérgenoscant. 80
Porta-servilletascant. 12
Vasos térmicos para el equipocant. 30

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja definido también cuánto dura la función y cuándo deben llegar bailarines, equipo y público.
Programa el último ensayo con tiempo suficiente para probar música, micrófonos, focos y distribución del público. No dejes la comprobación de los archivos de música para el mismo día.
Inspecciona el suelo y el área de juego al abrir la ubicación. Comprueba que los paneles de pista, piezas de escenario, cables y focos no interfieran con los desplazamientos de los bailarines.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Prepara las mesas de recepción, las bandejas y los utensilios como mínimo 60 minutos antes de recibir al público.
Envía las instrucciones al equipo en un único documento entre 24 y 48 horas antes de la función. Incluye horarios, accesos, responsables, cambios de vestuario, ubicación de los archivos de música y el procedimiento si falla un cable o una lámpara.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un espectáculo de danza?: Empieza al menos 8 semanas antes de la función para fijar fecha y lugar, confirmar bailarines y equipo, reservar técnica y preparar las invitaciones. Reserva las últimas 2 semanas para ensayos, compras y comprobaciones.
¿Cuándo se debe hacer el último ensayo de un espectáculo de danza?: Hazlo entre 3 y 7 días antes de la función, incluyendo una prueba completa de música, iluminación, vestuario y entradas. Si el montaje técnico es complejo, programa además una prueba específica el día anterior.
¿Cuántas sillas necesito para un espectáculo de danza?: Calcula una silla por espectador confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Revisa la distribución antes de abrir la sala para mantener pasillos y salidas despejados.
¿Qué hay que comprobar el día del espectáculo de danza?: Comprueba el suelo y el área de juego, altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos, cables, vestuario y archivos de música. Haz esta revisión al menos 2 horas antes de que llegue el público y confirma después la distribución de las sillas.

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