Checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse demande de coordonner les artistes, les répétitions, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant de confirmer l’équipe et les réservations. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller les fichiers musicaux, les costumes, la billetterie et la répartition de la salle. Cette checklist rassemble les étapes à suivre jusqu’à l’ouverture du lieu et au contrôle du sol de scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme du spectacle
3 personnes
Confirmer les danseurs et l'équipe
2 personnes
Établir le planning des répétitions
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Commander les cartes d'entrée et les bracelets
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver le matériel technique et l’équipement
2 personnes
Créer la décoration et la signalétique
3 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Essayer les costumes
4 personnes
Effectuer la répétition finale
12 personnes
Vérifier la répartition du public
2 personnes
Envoyer les consignes à l’équipe
Faire les courses
3 personnes
Rassembler les costumes et les accessoires
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le sol et l'aire de jeu
2 personnes
Poser le plancher de scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Tester la musique et les cues
3 personnes
Installer le décor et les accessoires
4 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Mettre en place le contrôle des billets
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

Enregistrer les danseurs
2 personnes
Attribuer les loges
Réaliser la répétition technique
6 personnes
S’occuper des costumes et du maquillage
4 personnes
Servir le repas des artistes
3 personnes
Ouvrir le foyer du public
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
3 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le spectacle
Gérer la lumière et le son
3 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Accompagner les artistes jusqu'à la finale
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Animer le débriefing et les remerciements
2 personnes

Suivi

Emballer les costumes et les accessoires
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le foyer
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Laver et ranger les costumes
3 personnes
Évacuer la décoration
2 personnes
Classer les photos et vidéos
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 10
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Tables pliantes pour l’accueilqté 3

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Panneaux de piste de danseqté 12
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable pour la musique
Câbles audio de rechange
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de théâtreqté 4
Pied de projecteurqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4
Ampoules LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 3
plateauxqté 8
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 3
Caisses de rangementqté 20
Pains de glaceqté 30
Tire-bouchonsqté 4
Bouteilles isothermesqté 10

Décoration

Toiles de fondqté 3
Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Flèches de signalisationqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Housses à vêtementsqté 30
Miroirsqté 4
Portants à costumesqté 4
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 180
Brassards d’accèsqté 180
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 6
Caisse de caisse
Bracelets pour l'équipeqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Essuie-toutqté 12
Stock de papier toiletteqté 24

Catering

Courses
Distributeurs d'eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Plaques de refroidissementqté 6
Bacs de stockage fermablesqté 12
Étiquettes pour allergènesqté 80
Porte-serviettesqté 12
Mugs isothermes pour l'équipeqté 30

Conseils

Bloquez la salle avant de finaliser le programme : vérifiez notamment la surface de danse, les horaires d’accès et le temps disponible pour l’installation. Prévoyez aussi un créneau distinct pour la répétition finale.
Demandez les besoins techniques dès que les danseurs et l’équipe sont confirmés. Faites préciser les formats musicaux, les micros, l’éclairage et les branchements nécessaires au moins 2 à 3 semaines avant le spectacle.
Ne gardez pas les invitations et les inscriptions pour la dernière semaine. Fixez une date limite de réponse, puis utilisez les inscriptions pour calculer les chaises, les bracelets, les verres et les quantités de catering.
Préparez une copie de secours de tous les fichiers musicaux sur un second support. Testez chaque morceau avec l’ordinateur, la table de mixage et les haut-parleurs avant la répétition finale.
Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour inspecter le sol et l’aire de jeu, installer la signalétique et contrôler les câbles. Envoyez les consignes à l’équipe avant l’arrivée du public, avec un responsable clairement identifié pour l’accueil et la technique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un spectacle de danse ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date, surtout si vous devez réserver une salle, du matériel technique ou plusieurs intervenants. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations, les fichiers musicaux, les costumes et le catering.
Combien de temps prévoir pour la répétition finale d’un spectacle de danse ?: Prévoyez au minimum une demi-journée, et davantage si le spectacle comporte plusieurs groupes ou changements de costumes. Faites passer le programme complet avec les entrées, les sorties, les lumières et les transitions musicales.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le spectacle, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la répartition du public et d’ajuster l’accueil, les bracelets et le catering.
Que vérifier le jour d’un spectacle de danse ?: Avant l’arrivée du public, contrôlez le sol, l’aire de jeu, les branchements, les micros, les haut-parleurs et les fichiers musicaux. Prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour l’ouverture du lieu, l’installation finale et le briefing de l’équipe.

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