Comedyfestival organiseren: complete checklist

Een comedyfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen comedians boeken. Je regelt tegelijk een programma, ticketverkoop, techniek, artiestenvervoer, catering en publieksstromen. Begin met datum en locatie, leg daarna artiesten en vergunningen vast en werk toe naar een gedetailleerd draaiboek. Plan de laatste week vooral voor bevestigingen, dieetwensen, leveringen en techniek. Op de dag zelf helpen een geprinte planning, duidelijke vrijwilligersindeling en een vroege soundcheck om vertraging tussen de optredens te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten selecteren
3 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Artiestenvervoer regelen
2 personen
Techniek en materialen reserveren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Draaiboek printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Consumptiebonnen voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Entree en wachtrij inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bar en catering opbouwen
3 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Crewbriefing houden
8 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten laten soundchecken
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma aankondigen
Eerste comedyblok begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tweede comedyblok begeleiden
2 personen
Avondpauze begeleiden
3 personen
Derde comedyblok begeleiden
2 personen
Publiek en artiesten begeleiden
3 personen
Finale aankondigen
Finale comedyblok begeleiden
2 personen
Artiesten bedanken
2 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Kassa en opbrengst afsluiten
2 personen
Bar en catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek demonteren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Artiesten uitchecken
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Statafelsaantal 12
Gastenstoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-box
Laptop
Audiokabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kassatabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Festivalpostersaantal 20
Podiumachterdoek
Tafelkledenaantal 12
Artiestenbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 10

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalscheidingsstickersaantal 12
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Organisatie

Polsbandjesaantal 200
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Programmaflyersaantal 200
Consumptiebonnenaantal 1000
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 8
Kassa-opbergkistenaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 2
EHBO-dozenaantal 2
Oordoppenaantal 50

Tips

Leg het programma en tijdschema uiterlijk 6 weken vooraf vast. Reserveer per comedian niet alleen de optreedtijd, maar ook ontvangst, soundcheck en een buffer van minimaal 10 minuten tussen acts.
Open de ticketverkoop zodra locatie, capaciteit en programma voldoende zeker zijn; houd de aanmeldingen wekelijks bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival.
Plan techniek vóórdat je promotie afrondt. Test actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, microfoonstatieven, DI-box en alle audiokabels tijdens een volledige soundcheck; leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Stuur artiesteninformatie uiterlijk 1 week vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, vervoer, parkeermogelijkheden, soundcheck, contactpersoon en de volgorde van optredens, zodat niemand op de dag zelf hoeft te zoeken.
Open de locatie minimaal 3 uur voor het eerste optreden. Controleer leveringen, zet podium en stoelen klaar, koel dranken, bereid hapjes voor en leg draaiboek, naambadges en consumptiebonnen op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een comedyfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. In de eerste maand leg je datum, locatie en artiesten vast; daarna volgen vergunningen, techniek, ticketverkoop en promotie.
Hoeveel tijd moet er tussen comedyoptredens zitten?: Plan minimaal 10 minuten tussen twee acts en houd daarnaast ruimte voor een langere pauze. Reken extra tijd als microfoons, podiumopstelling of presentator wisselen.
Wanneer moet ik de techniek voor een comedyfestival testen?: Reserveer op de festivaldag minimaal 90 minuten voor soundcheck en lichttest. Controleer speakers, mengpaneel, microfoons, kabels en stroom afzonderlijk voordat publiek en artiesten binnenkomen.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Bestel catering uiterlijk 2 weken vooraf en sluit de inventarisatie van dieetwensen 7 dagen voor het festival. Controleer de levering bij binnenkomst en houd allergeneninformatie bij de uitgifte beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.