Ambachtsmarkt organiseren: checklist voor een goede voorbereiding

Een ambachtsmarkt organiseren vraagt vooral om vroeg afstemmen: met de locatie, deelnemers en leveranciers. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast. Reserveer daarna kramen, stroom en toiletten voordat je deelnemers definitief uitnodigt. In de laatste weken draait het om de plattegrond, promotie, verkeersroute, betalingen en de taakverdeling op de marktdag. Met deze checklist houd je bij wat geregeld, bevestigd en nog gecontroleerd moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Marktverzekering controleren
Kramen reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Toiletten reserveren
Ambachtslieden benaderen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond van markt maken
2 personen
Kraamindeling bevestigen
Deelnemerslijst bijwerken
Promotieposters ontwerpen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Socialmediabericht plaatsen
Verkeersroute controleren
Parkeerborden voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kassa- en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Gebak en hapjes voorbereiden
3 personen
Marktterrein afzetten
4 personen
Kramen uitladen
6 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kraamnummers ophangen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers naar kramen verwijzen
3 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Cateringbalie bemannen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gebak en hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Parkeerterrein begeleiden
2 personen
Markt omroepen
Verlichting inschakelen
Laatste bestellingen opnemen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Gebaksbordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Melkkannenaantal 4
Suikerbakjesaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Haspelsaantal 4
Kassa'saantal 2
Pinautomatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Megafoon

Keuken

Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 8
Scharenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Kraamdoekenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Kraamnummersaantal 20
Welkomstbord
Infobordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Prikbordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 16
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Organisatie

Klembordenaantal 6
Pennensetsaantal 4
Naamstickersaantal 200
Polsbandjesaantal 250
Kassabonnenaantal 4
Geldkistjesaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 4
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Benader ambachtslieden minimaal 8 weken vooraf en stuur de deelnemersvoorwaarden meteen mee. Zo kun je aanmeldingen verwerken voordat je de kraamindeling definitief maakt.
Controleer uiterlijk 6 weken voor de markt of je een vergunning en marktverzekering nodig hebt. Vraag ook na hoeveel stroompunten en toiletten op de locatie beschikbaar zijn.
Maak 2 tot 3 weken vooraf een plattegrond met kramen, tenten, looproutes en eventuele stroompunten. Stuur de indeling daarna samen met praktische deelnemersinformatie.
Plan promotie niet alleen online: ontwerp posters en verspreid ze enkele weken vooraf, en plaats minimaal 2 socialmediaberichten in de aanloop naar de markt.
Tel het wisselgeld en test kassa’s, pinautomaten, verlengkabels en haspels uiterlijk de dag ervoor. Deel vrijwilligers in per tijdsblok en geef hen een portofoon of duidelijke contactpersoon.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een ambachtsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer kramen, stroom en toiletten uiterlijk 8 weken voor de markt.
Hoeveel ambachtslieden heb ik nodig voor een ambachtsmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en het aantal kramen. Maak eerst een plattegrond en houd per deelnemer één kraam aan; bevestig de definitieve deelnemerslijst 2 tot 3 weken vooraf.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie versturen?: Stuur de eerste voorwaarden direct bij de uitnodiging en de praktische informatie uiterlijk 2 weken voor de markt. Vermeld daarin de kraamindeling, opbouwtijd, parkeerroutes, stroom en contactgegevens.
Wat moet ik de dag voor een ambachtsmarkt controleren?: Controleer minimaal één dag vooraf de kassa’s, pinautomaten, stroommaterialen, bewegwijzering, plattegrond en vrijwilligersindeling. Zet materialen per onderdeel klaar, zodat de opbouw op de marktdag niet stilvalt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.