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Comedyfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Comedyfestival braucht mehr als ein gutes Künstlerprogramm. Du musst Auftritte koordinieren, Technik und Transport absichern, Tickets verkaufen und den Ablauf vor Ort so planen, dass Umbauten schnell funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zur Kontrolle der Lieferungen am Veranstaltungstag. Besonders oft werden Funkmikrofone, Rückmeldungen zu Ernährungswünschen und ein ausgedruckter Ablaufplan zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Künstler auswählen

    3 Personen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Künstlerttransport organisieren

    2 Personen

  • Technik und Materialien reservieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf öffnen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Verzehrgutscheine vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Eingang und Warteschlange einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Bar und Catering aufbauen

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Crew-Briefing abhalten

    8 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstler den Soundcheck machen lassen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Erste Comedy-Phase begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Comedy-Block begleiten

    2 Personen

  • Abendpause begleiten

    3 Personen

  • Den dritten Comedy-Block begleiten

    2 Personen

  • Publikum und Künstler betreuen

    3 Personen

  • Finale ankündigen

  • Finalen Comedy-Block begleiten

    2 Personen

  • Künstler bedanken

    2 Personen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Kasse und Einnahmen abschließen

    2 Personen

  • Bar und Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Künstler auschecken

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 12
  • GästestühleAnz. 160
  • KlappischeAnz. 10
  • BarhockerAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • DI-Box
  • Laptop
  • AudiokabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KassentabletsAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • Zangen und ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • FestivalplakateAnz. 20
  • Bühnenhintergrund
  • TischdeckenAnz. 12
  • KünstlertafelnAnz. 6
  • WegweiserAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • MülleimerAnz. 12
  • MülltrennaufkleberAnz. 12
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Organisation

  • ArmbänderAnz. 200
  • NamensschilderAnz. 30
  • BadgehalterAnz. 30
  • ProgrammflyerAnz. 200
  • VerzehrbonsAnz. 1000
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 8
  • Aufbewahrungsboxen für die KasseAnz. 2

Sicherheit

  • TaschenlampenAnz. 6
  • SicherheitswestenAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
  • OhrstöpselAnz. 50

Tipps

  • Lege Programm und Zeitplan früh fest und plane zwischen den Auftritten feste Umbauzeiten ein. So weiß das Technikteam, wann Mischpult, Mikrofonständer und Bühnenmaterial gebraucht werden.
  • Prüfe Genehmigungen und Versicherung nicht erst kurz vor dem Festival. Kläre diese Punkte mehrere Wochen vor dem Termin, bevor du Werbung veröffentlichst oder Tickets verkaufst.
  • Bestätige Künstlertransport und Künstlerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Abfahrtszeiten, Ansprechpartner, Auftrittszeiten und technische Anforderungen sollten schriftlich vorliegen.
  • Plane die Getränkeversorgung nach dem erwarteten Ablauf: Kühlboxen und Eisbehälter müssen vor dem Einlass einsatzbereit sein, Kaffee- und Wasserstationen spätestens 30 Minuten vorher.
  • Drucke den Ablaufplan und bereite Namensschilder sowie Verzehrgutscheine am Vortag vor. Am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit für Lieferkontrolle, Soundcheck und das Öffnen der Location.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Comedyfestival organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstlerbuchungen, Genehmigungen, Technikreservierung und Ticketverkauf brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Einkauf und Dekoration.
Wie viel Technik braucht ein Comedyfestival?
Für eine kleine Bühne solltest du mindestens aktive Lautsprecher, ein Mischpult, zwei Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel und Verlängerungskabel einplanen. Reserviere zusätzlich eine Ersatzlösung für Kabel oder Mikrofone, damit ein technischer Ausfall das Programm nicht stoppt.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Comedyfestival starten?
Öffne den Ticketverkauf, sobald Ort, Datum, Programm und Einlasszeit verbindlich feststehen. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen bis zum Festival ein, damit Onlinewerbung und Poster genügend Zeit haben.
Was muss am Tag des Comedyfestivals zuerst passieren?
Öffne die Location zuerst für Lieferungen und Technik, kontrolliere danach Bühnenmaterial, Lautsprecher und Beleuchtung. Beginne den Soundcheck spätestens 90 Minuten vor dem Einlass und stelle Getränke sowie Unterlagen mindestens 30 Minuten vorher bereit.

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