Checklist brocantebeurs organiseren

Een brocantebeurs organiseren vraagt vooral om een strakke planning voor standhouders, standindeling en publieksinformatie. Leg de datum en locatie eerst vast en werk daarna toe naar inschrijvingen, standnummers en een duidelijke plattegrond. Regel promotie, route- en parkeerinformatie op tijd, zodat bezoekers weten waar ze moeten zijn. In de laatste week draait alles om materialen, catering, wisselgeld, vrijwilligers en een soepele opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier versturen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders bevestigen
Standgeld registreren
Plattegrond van stands maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Standhouders informeren
Bezoekersuitnodigingen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs online aankondigen
Routebeschrijving publiceren
Parkeerinformatie publiceren
Vrijwilligers inplannen
Diensten verdelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Boodschappenlijst controleren
Catering inkopen
2 personen
Drukwerk laten maken
Contant wisselgeld halen
Materialen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Entree afzetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standvakken uitzetten
3 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaats verwijzen
3 personen
Standopbouw ondersteunen
3 personen
Laatste stands controleren
2 personen
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Toegangsgelden innen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Koele dranken serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Entree afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Standmateriaal afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Catering opruimen
2 personen
Afval scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Borden en stickers verwijderen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Voorraad tellen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
Afval laten afvoeren
Standhouders naberichten
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Entreetafel
Cateringtafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Transportkarrenaantal 2

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Handlampenaantal 4
Portofoonsaantal 4
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 20
Fotolijstenaantal 6
Kunstbloemenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 40
Waterglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Gebaksschotelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 4
Thermosbekersaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Schaaltjesaantal 8
Opslagboxenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Blikopenersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4

Organisatie

Kassa
Geldkist
Polsbandjesaantal 200
Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Schilderstapeaantal 6
Scharenaantal 6
Touwrollenaantal 4
Meetlintenaantal 2
Nietmachinesaantal 2
Inschrijfmappenaantal 4
Bezoekersplattegrondenaantal 150
Standhouderslijstenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Kassaformulierenaantal 50
Polsbandjesbakjesaantal 2

Veiligheid

EHBO-dozen
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Benader standhouders zodra datum en locatie vaststaan. Geef een duidelijke inschrijftermijn en verwerk aanmeldingen direct, zodat je standgeld, standnummers en de plattegrond niet op het laatste moment hoeft te maken.
Maak de plattegrond uiterlijk één week voor de beurs en wijs iedere stand een nummer toe. Informeer standhouders daarna opnieuw over hun plek, aankomsttijd, route en parkeermogelijkheden.
Publiceer routebeschrijving en parkeerinformatie minimaal 7 dagen vooraf. Zet op de bezoekersuitnodiging ook de openingstijd, zodat de entree en eventuele wachtrij niet onverwacht vollopen.
Plan vrijwilligers per dienst en wijs iemand aan voor de entree, catering en praktische vragen. Leg pinapparaten, contant wisselgeld, rekenmachines en portofoons de avond ervoor klaar en controleer verlengkabels en stekkerdozen.
Controleer in de laatste 48 uur alle opbouwmaterialen: marktkramen, klaptafels, kledingrekken, standnummers, pijlborden en verlichting. Koel dranken vooraf en houd transportkarren en handlampen beschikbaar voor de opbouw en het opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een brocantebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en het benaderen van standhouders. Plan de inschrijfsluiting ongeveer 3 weken voor de beurs, zodat je nog tijd hebt voor de plattegrond en standnummers.
Wanneer moet ik standhouders voor een brocantebeurs bevestigen?: Bevestig standhouders binnen 3 werkdagen nadat je hun aanmelding en standgeld hebt gecontroleerd. Stuur uiterlijk 7 dagen voor de beurs hun standnummer, plattegrond, aankomsttijd en parkeerinformatie.
Wanneer moet ik een brocantebeurs online aankondigen?: Zet de eerste aankondiging 4 tot 6 weken vooraf online en herhaal die in de laatste 7 dagen. Publiceer route- en parkeerinformatie uiterlijk één week voor de beurs.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een brocantebeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de entree, 1 voor catering en 1 aanspreekpunt voor standhouders per dienst. Bij een grotere beurs voeg je per extra opbouwzone 1 persoon toe en plan je diensten van ongeveer 2 tot 3 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.