Checklist pour organiser un festival de comédie

Un festival de comédie demande de coordonner les artistes, la technique, l’accueil et la billetterie dans un ordre précis. Commence par fixer la date et le lieu, puis confirme les autorisations, l’assurance et les engagements des artistes avant de communiquer le programme. La préparation technique ne se limite pas aux microphones : prévois aussi la table de mixage, les câbles, les rallonges et l’éclairage. Cette checklist rassemble 66 tâches et 60 éléments à prévoir, jusqu’à l’ouverture du lieu et au contrôle des livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Sélectionner les artistes
3 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Organiser le transport des artistes
2 personnes
Réserver le matériel technique et les matériaux
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur les artistes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les tickets de consommation
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Aménager l’entrée et la file d’attente
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le bar et le service traiteur
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
8 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Faire faire la balance sonore aux artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Annoncer le programme
Animer le premier bloc de comedy
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Animer le deuxième bloc de comédie
2 personnes
Animer la pause du soir
3 personnes
Superviser le troisième bloc de comedy
2 personnes
Encadrer le public et les artistes
3 personnes
Annoncer la finale
Accompagner le dernier bloc comique
2 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse et les recettes
2 personnes
Ranger le bar et le catering
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Faire le check-out des artistes
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Tables hautesqté 12
Chaises pour invitésqté 160
Tables pliantesqté 10
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtier DI
Ordinateur portable
Câbles audioqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Décoration

Affiches du festivalqté 20
Fond de scène
Nappesqté 12
Panneaux des artistesqté 6
Panneaux indicateursqté 10

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Autocollants de tri des déchetsqté 12
Balai et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Organisation

Braceletsqté 200
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Flyers du programmeqté 200
Tickets de consommationqté 1000
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Caisses de rangement pour la caisseqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 8
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 2
Trousse de premiers secoursqté 2
Bouchons d'oreillesqté 50

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’annoncer les artistes : vérifie au moins 8 semaines à l’avance les autorisations, l’assurance et les contraintes techniques de la salle.
Prévois une vraie feuille de route pour les artistes : indique les horaires d’arrivée, les balances, les passages sur scène, le transport et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le festival.
Teste toute la chaîne technique avant l’ouverture : microphones sans fil, table de mixage, boîtier DI, ordinateur, câbles audio, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble, pas séparément.
Ne reporte pas l’accueil du public à la dernière minute. Imprime le déroulé, prépare les badges nominatifs et les tickets de consommation, puis affecte les bénévoles à des créneaux précis avant le jour J.
Le catering et les boissons prennent plus de temps qu’on ne le pense : recueille les régimes alimentaires avant la commande, refroidis les boissons la veille et contrôle les livraisons dès l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de comédie ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les artistes, le lieu, les autorisations et le matériel technique doivent être confirmés avant l’ouverture de la billetterie et la promotion.
Que faut-il prévoir pour la technique d’un festival de comédie ?: Prévois au minimum des microphones sans fil, des pieds de micro, une table de mixage, un boîtier DI, un ordinateur, des câbles audio, des rallonges et des multiprises. Fais un test complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Combien de temps avant faut-il ouvrir la billetterie ?: Ouvre-la dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le festival. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et d’ajuster l’accueil.
Quand préparer les boissons et le catering ?: Recueille les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement et commande le catering dans le même délai. Refroidis les boissons la veille, puis vérifie les livraisons dès l’ouverture du lieu.

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