Checklist para organizar un festival de comedia

Organizar un festival de comedia implica coordinar artistas, horarios, público, técnica y catering sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que normalmente tendrás que resolverlo: primero el lugar y el programa, después la venta y la producción, y finalmente el montaje. También contempla detalles que suelen olvidarse, como el transporte de los artistas, las preferencias dietéticas, las acreditaciones y las entregas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Seleccionar a los artistas
3 personas
Contratar artistas
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Gestionar el transporte de los artistas
2 personas
Reservar tecnología y materiales
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de los artistas
Programar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar los vales de consumo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Montar sillas y mesas
4 personas
Montar la entrada y la cola
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el bar y el catering
3 personas
Montar aperitivos
2 personas
Realizar briefing al personal
8 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar el primer bloque de comedia
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Coordinar el segundo bloque de comedia
2 personas
Guiar el descanso de la tarde
3 personas
Guiar el tercer bloque de comedia
2 personas
Guiar al público y a los artistas
3 personas
Anunciar la final
Coordinar el bloque final de comedia
2 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja y los ingresos
2 personas
Recoger el bar y el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar la técnica
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Mesas altascant. 12
Sillas para invitadoscant. 160
Mesas plegablescant. 10
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Caja DI
Portátil
Cables de audiocant. 10
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Tablets de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas y cucharonescant. 8

Decoración

Carteles del festivalcant. 20
Telón de fondo del escenario
Mantelescant. 12
Carteles para artistascant. 6
Carteles direccionalescant. 10

Catering

Compras

Limpieza

Papelelerascant. 12
Pegatinas de separación de residuoscant. 12
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 8

Organización

Pulserascant. 200
Credencialescant. 30
Portabadgescant. 30
Folletos del programacant. 200
Vales de consumocant. 1000
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8
Cajas de almacenamiento para cajacant. 2

Seguridad

Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Tapones para los oídoscant. 50

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contratar artistas: el programa depende del aforo, los horarios de apertura y las condiciones técnicas del espacio.
Reserva micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces y focos con antelación. Comprueba también que haya suficientes cables alargadores, regletas y soportes para evitar improvisaciones durante el montaje.
Abre la venta de entradas cuando el programa y el horario estén confirmados. Envía a los artistas la información de llegada, actuación y contacto al menos 7 días antes del festival.
Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones y encarga el catering con tiempo suficiente para ajustar cantidades. No olvides preparar vasos, copas, tazas, platos y cubiertos para cada servicio.
El día del festival, abre el recinto con varias horas de margen para comprobar las entregas, montar el escenario, enfriar las bebidas y probar el sonido antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de comedia?: Empieza a planificarlo al menos 8 semanas antes. Ese margen permite fijar el lugar, contratar a los artistas, comprobar permisos y seguros, preparar la promoción y reservar el equipo técnico.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas?: Contrátalos después de confirmar la fecha y el lugar, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Envía a cada artista el horario, la información de transporte y los requisitos técnicos como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo abrir la venta de entradas para un festival de comedia?: Abre la venta cuando estén confirmados el programa, los horarios y el lugar, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Así puedes promocionar un plan concreto y gestionar las inscripciones con datos fiables.
¿Cuánto antes hay que llegar el día del festival?: Abre el recinto al menos 3 horas antes de la llegada del público. Ese tiempo permite comprobar las entregas, montar el mobiliario, probar micrófonos y altavoces, preparar el catering y resolver fallos sin presión.

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