Boerderijbruiloft organiseren: complete checklist

Een boerderijbruiloft vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie locatie. Je regelt niet alleen de ceremonie en catering, maar ook tenten, verlichting, sanitair, vervoer en een plan voor regen of harde wind. Begin met datum, gastenlijst en leveranciers en werk daarna toe naar de inrichting en boodschappen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je tijdig bevestigt en welke praktische zaken op de dag zelf vaak worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bruiloftsdatum vastleggen
2 personen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Fotograaf reserveren
2 personen
Muziekvoorziening reserveren
2 personen
Bloemen bestellen
2 personen
Huwelijksvoltrekking plannen
2 personen
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
Verlichting bestellen
2 personen
Weerscenario bepalen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Leveringen bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie maaien en vegen
3 personen
Sanitaire ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Dansvloer plaatsen
3 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Ceremonieplek inrichten
3 personen
Tafellinnen leggen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Taart gekoeld opslaan
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades en bijgerechten maken
4 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ceremoniemuziek testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Bruidsboeket klaarleggen
Getuigenbriefing geven
2 personen
Gastenontvangst voorbereiden
3 personen

Event

Ceremonie begeleiden
3 personen
Gasten naar borrel begeleiden
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepsfoto begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Bruidstaart aansnijden
2 personen
Taart en dessert serveren
3 personen
Avonddranken bijvullen
2 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Late snacks klaarzetten
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies voorsorteren
3 personen
Dranken opruimen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Vloeren en terrassen schoonmaken
3 personen
Sanitaire ruimte schoonmaken
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Huurmaterialen verzamelen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Dansvloer
Ceremoniestoelenaantal 90
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Stoffen servettenaantal 100
Bloemenvazenaantal 20
Kaarsenhoudersaantal 30
Ledkaarsenaantal 40
Slingersaantal 8
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjesaantal 90
Ringdoosje
Gastenboek
Pennenaantal 6
Fotolijstjesaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Taartmes

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenpapierhoudersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 20
Buitenlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezem en stofferaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg catering, fotograaf, muziek en vervoer vroeg vast en noteer per leverancier een contactpersoon. Bevestig alle leveringen uiterlijk 7 dagen voor de bruiloft, inclusief tijdstip en plek op het erf.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een weerscenario voor regen, wind en kou. Controleer of partytenten, verlichting, dansvloer en ceremoniestoelen in dat scenario nog logisch en veilig kunnen staan.
Tel servies en glazen op basis van de definitieve gastenlijst en plan extra exemplaren voor breuk en een tweede gebruiksmoment. Denk naast dinerborden ook aan dessertborden, koffiekopjes, waterglazen, wijnglazen en champagneglazen.
Plan op de laatste dag vóór de bruiloft tijd voor maaien, vegen en het schoonmaken van de sanitaire ruimte. Zet tafels, stoelen, buffettafels en garderoberekken niet pas op de ochtend zelf klaar als er ook leveranciers moeten opbouwen.
Druk het draaiboek en de definitieve tafelschikking af en geef één persoon de rol van aanspreekpunt. Leg ook vast wie verse producten ophaalt, leveringen controleert en na afloop decoratie en gehuurde spullen verzamelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijbruiloft plannen?: Begin bij voorkeur 12 tot 18 maanden vooraf met de datum, gastenlijst en locatie. Reserveer catering, fotograaf en muziek minimaal 9 tot 12 maanden vooraf; populaire zaterdagen zitten vaak eerder vol.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een boerderijbruiloft?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 maanden vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 6 tot 8 weken voor de bruiloft te reageren, zodat je dieetwensen, vervoer en de catering definitief kunt maken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een boerderijbruiloft?: Reken voor tenten, tafels, stoelen, verlichting en decoratie op minimaal 6 tot 8 uur opbouw met een team van 4 tot 6 personen. Plan daarnaast minstens 2 uur voor controle, schoonmaak en het klaarzetten van de ceremonie.
Wanneer maak je de definitieve tafelschikking?: Maak een voorlopige indeling zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn en rond de definitieve tafelschikking 2 tot 3 weken vooraf af. Print de versie uiterlijk de dag vóór de bruiloft, nadat dieetwensen en afmeldingen zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.