Organiser un mariage à la ferme : la checklist complète

Un mariage à la ferme demande de coordonner le lieu, les prestataires et une installation souvent plus importante qu’en salle. Cette checklist rassemble les 80 tâches et 65 éléments à prévoir, de la première réservation au nettoyage final. Commence par fixer la date et le nombre d’invités, puis avance vers le traiteur, la cérémonie, le transport et la décoration. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, préparer les produits frais et rendre le site accueillant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du mariage
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le photographe
2 personnes
Réserver la sonorisation
2 personnes
Commander des fleurs
2 personnes
Planifier la cérémonie de mariage
2 personnes
Organiser le transport des invités
2 personnes
Commander l’éclairage
2 personnes
Définir le scénario météo
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Confirmer les livraisons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Tondre et balayer le site
3 personnes
Nettoyer l’espace sanitaire
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la piste de danse
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le lieu de la cérémonie
3 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Stocker le gâteau au frais
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades et les accompagnements
4 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la musique de cérémonie
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer le bouquet de la mariée
Donner le briefing des témoins
2 personnes
Préparer l’accueil des invités
3 personnes

Événement

Animer la cérémonie
3 personnes
Accompagner les invités vers l’apéritif
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Couper le gâteau de mariage
2 personnes
Servir le gâteau et le dessert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons du soir
2 personnes
Animer la musique et la danse
2 personnes
Préparer les snacks tardifs
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Pré-trier la vaisselle
3 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les sols et les terrasses
3 personnes
Nettoyer l’espace sanitaire
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Rassembler le matériel de location
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Piste de danse
Chaises de cérémonieqté 90
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 90
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 12
Serviettes en tissuqté 100
Vases à fleursqté 20
Bougeoirsqté 30
Bougies LEDqté 40
Guirlandesqté 8
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 12
Badges nominatifsqté 90
Coffret à alliance
Livre d’or
Stylosqté 6
Cadres photoqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Couteau à gâteau

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Distributeurs d'essuie-toutqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 20
Lampes d'extérieurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Précise le plan météo au moins 4 semaines avant le mariage : emplacement des tentes, solution pour la cérémonie et chemin praticable entre le parking, les sanitaires et la réception.
Compte séparément les places pour le repas, la cérémonie et les tables hautes. Le plan de table définitif doit être établi après la clôture des réponses des invités, idéalement 2 à 3 semaines avant le jour J.
Vérifie la vaisselle avec le traiteur 10 à 14 jours avant : assiettes, couverts, verres à eau, à vin et à champagne, carafes, plateaux et pinces de service sont souvent répartis entre plusieurs prestataires.
Prévois une vraie fenêtre d’installation la veille ou le matin même. Monter les tentes, installer les tables et les chaises, tondre et balayer le site demandent facilement 4 à 6 heures selon la superficie.
Garde les produits frais pour le dernier moment et confirme chaque livraison 48 à 72 heures avant. Désigne une personne qui réceptionne le matériel, contrôle les quantités et sait où placer les fleurs, l’éclairage et la sonorisation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un mariage à la ferme ?: Commence 12 à 18 mois avant la date, surtout si le lieu, le traiteur, le photographe ou la sonorisation sont très demandés. La liste des invités et les invitations peuvent être préparées dès que la date et le lieu sont confirmés.
Combien de temps faut-il pour installer un mariage à la ferme ?: Prévois au minimum 4 à 6 heures pour une installation comprenant tentes, tables, chaises, buffet, éclairage et décoration. Ajoute une demi-journée si le terrain doit être tondu, balayé ou nettoyé avant l’arrivée des invités.
Quand envoyer les invitations pour un mariage à la ferme ?: Envoie-les 4 à 6 mois avant le mariage, et jusqu’à 8 mois si les invités doivent organiser un transport ou dormir à proximité. Fixe la date limite de réponse environ 8 semaines avant le jour J pour finaliser le traiteur et le plan de table.
Que prévoir en cas de pluie pour un mariage à la ferme ?: Décide au moins 4 semaines avant où installer les tentes et comment déplacer la cérémonie, le repas et la piste de danse. Vérifie aussi l’accès des véhicules, l’éclairage, les sanitaires et le sol afin que les invités puissent circuler sans difficulté.

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