Checklist para organizar una boda en una granja

Una boda en una granja necesita más coordinación que una celebración en un espacio preparado: hay que convertir el terreno en un lugar cómodo para la ceremonia, la comida y el baile. Esta checklist reúne las gestiones en el orden adecuado, desde fijar la fecha y confirmar proveedores hasta preparar el recinto y recibir las entregas. También contempla los detalles que suelen llegar tarde, como el transporte, la iluminación, las preferencias dietéticas y el plan para el mal tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha de la boda
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar fotógrafo
2 personas
Reservar el equipo de música
2 personas
Encargar flores
2 personas
Planificar la ceremonia de boda
2 personas
Organizar transporte para los invitados
2 personas
Encargar la iluminación
2 personas
Definir el escenario meteorológico
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Confirmar entregas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Cortar y barrer el recinto
3 personas
Limpiar el área sanitaria
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar la pista de baile
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el espacio de la ceremonia
3 personas
Colocar el mantel
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Guardar la tarta en frío
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas y guarniciones
4 personas
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la música de la ceremonia
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar el ramo de novia
Dar la briefing a los testigos
2 personas
Preparar la recepción de invitados
3 personas

Evento

Coordinar la ceremonia
3 personas
Guiar a los invitados al aperitivo
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Servir café y té
3 personas
Cortar la tarta nupcial
2 personas
Servir pastel y postre
3 personas
Reponer las bebidas de la tarde
2 personas
Coordinar la música y el baile
2 personas
Preparar tentempiés de última hora
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Preclasificar la vajilla
3 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar los suelos y las terrazas
3 personas
Limpiar el área sanitaria
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Recoger los materiales de alquiler
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 6
Pista de baile
Sillas de la ceremoniacant. 90
Percheroscant. 2
Perchascant. 100

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Servilletas de telacant. 100
Jarrones para florescant. 20
Portavelascant. 30
Velas LEDcant. 40
Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 90
Caja para anillos
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Marcos de fotoscant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cuchillo para tarta

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Portarrollos de papel de cocinacant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 20
Lámparas de exteriorcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, la lista inicial de invitados y los proveedores con más dependencia logística: catering, fotógrafo, música, flores, iluminación y transporte. En una granja, las entregas y los accesos pueden requerir más coordinación que en un salón.
Pide las confirmaciones de asistencia con antelación y registra las preferencias dietéticas en una lista única. Usa la lista definitiva para ajustar las mesas, las raciones, las sillas y el material de la ceremonia, en lugar de calcularlo con estimaciones antiguas.
Define un plan meteorológico concreto antes de montar nada: dónde irán las carpas, qué zona cubrirán y cómo se moverán los invitados entre la ceremonia, el comedor y el baile. Comprueba también que la iluminación cubra caminos, entradas, baños y mesas cuando anochezca.
Programa la preparación del recinto por fases. Primero corta y barre el área, después limpia la zona sanitaria y monta carpas, mesas y sillas; deja la decoración, las flores y los productos frescos para el final para evitar que se estropeen o se ensucien.
Asigna a una persona para recibir cada entrega y revisar cantidades el mismo día. La vajilla, las copas, las bandejas, las pinzas, las jarras y los textiles suelen olvidarse porque se confirman por separado del catering y del mobiliario.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar una boda en una granja?: Empieza entre 9 y 12 meses antes para fijar la fecha, preparar la lista de invitados y reservar catering, fotógrafo, música, flores e iluminación. Deja las confirmaciones finales y el plan de montaje para las últimas 4 a 6 semanas.
¿Cuándo enviar las invitaciones de una boda en una granja?: Envíalas aproximadamente 4 meses antes y fija una fecha de respuesta 6 u 8 semanas antes de la boda. Así tendrás tiempo para recoger dietas, cerrar el número de comensales y organizar las mesas y el transporte.
¿Qué hacer si llueve en una boda en una granja?: Decide al menos 6 semanas antes qué actividades pasarán bajo las carpas y cómo se protegerán los recorridos. Confirma también quién puede abrir, cerrar o recolocar las carpas el día del evento y revisa el suelo, la iluminación y los accesos.
¿Cuándo montar una boda en una granja?: Realiza la limpieza y el montaje principal el día anterior o con varias horas de margen, según el acceso al recinto y las entregas. Coloca flores, productos frescos y otros elementos delicados lo más cerca posible del inicio, normalmente entre 2 y 4 horas antes.

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