Bauernhochzeit organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Bauernhochzeit braucht mehr als schöne Dekoration: Zelt, Sitzplätze, Catering, Trauung, Musik und Transport müssen aufeinander abgestimmt sein. Plane zuerst Termin, Gästeliste und Dienstleister, danach Einladungen und organisatorische Details. In den letzten zwei Wochen geht es um Bestätigungen, Tischordnung, Einkäufe und Lieferungen. Für den Hochzeitstag selbst brauchst du einen klaren Aufbauplan – besonders für Zelte, Sanitärbereich, Beleuchtung und das Wetterszenario.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Hochzeitstermin festlegen
2 Personen
Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Fotograf buchen
2 Personen
Musikanlage reservieren
2 Personen
Blumen bestellen
2 Personen
Trauung planen
2 Personen
Transport für Gäste organisieren
2 Personen
Beleuchtung bestellen
2 Personen
Wetterszenario festlegen
2 Personen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Lieferungen bestätigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Gelände mähen und kehren
3 Personen
Sanitärbereich reinigen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tanzfläche aufbauen
3 Personen
Buffetische aufstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Zeremonieort einrichten
3 Personen
Tischwäsche auflegen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Kuchen gekühlt lagern
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Salate und Beilagen zubereiten
4 Personen
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Musik für die Zeremonie testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Brautstrauß bereitlegen
Zeugenbriefing geben
2 Personen
Gästeempfang vorbereiten
3 Personen

Event

Zeremonie begleiten
3 Personen
Gäste zur Feier begleiten
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Hochzeitstorte anschneiden
2 Personen
Kuchen und Dessert servieren
3 Personen
Abendgetränke auffüllen
2 Personen
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
Spätimbiss bereitstellen
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr vorsortieren
3 Personen
Getränke wegräumen
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Böden und Terrassen reinigen
3 Personen
Sanitärbereich reinigen
2 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Mietmaterialien zusammenstellen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
Tanzfläche
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 90
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
DessertlöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 12
StoffserviettenAnz. 100
BlumenvasenAnz. 20
KerzenhalterAnz. 30
StumpenkerzenAnz. 40
GirlandenAnz. 8
Willkommensschild
TischnummernAnz. 12
NamensschilderAnz. 90
Ringbox
Gästebuch
StifteAnz. 6
FotorahmenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
Tortenmesser

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KüchenpapierhalterAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 20
AußenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
Besen und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die endgültige Gästezahl spätestens 14 Tage vor der Hochzeit fest. Erst dann lassen sich Catering, Geschirr, Sitzplätze und Transport zuverlässig bestätigen.
Plane für die Zeremonie einen eigenen Sitzbereich und danach einen schnellen Wechsel zur Feier ein. Stühle für die Trauung, Tische, Tanzfläche und Buffet sollten im Ablaufplan jeweils einen festen Platz bekommen.
Bestätige Lieferungen und Dienstleister sieben Tage vorher noch einmal schriftlich. Das betrifft besonders Catering, Fotograf, Musikanlage, Blumen, Beleuchtung und Partyzelte.
Rechne beim Geschirr nicht nur Teller, sondern auch Kaffee- und Dessertgeschirr sowie Gläser für Wasser, Wein und Champagner ein. Bei längeren Feiern ist ein Puffer von etwa 10 Prozent sinnvoll.
Lege spätestens am Vortag fest, wer Gelände, Sanitärbereich, Tische und Stühle vorbereitet. Zelte, Beleuchtung und Wetterschutz sollten vor dem Eintreffen der Gäste kontrolliert und vollständig aufgebaut sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bauernhochzeit planen?: Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Termin, Gästeliste und den wichtigsten Buchungen. Catering, Fotograf, Musik und Partyzelte solltest du möglichst innerhalb der ersten zwei Monate anfragen.
Wann verschickt man die Einladungen zur Bauernhochzeit?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Monate vor der Hochzeit. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 6 bis 8 Wochen vorher, damit Ernährungswünsche, Sitzplätze und Transport geplant werden können.
Was muss man eine Woche vor der Bauernhochzeit erledigen?: Bestätige sieben Tage vorher alle Lieferungen und Dienstleister, prüfe die Einkaufsliste und aktualisiere die Gästeliste. Tischordnung, Ablaufplan, Beleuchtung und Wetterszenario sollten zu diesem Zeitpunkt ebenfalls feststehen.
Wie viele Gläser und Teller braucht man für eine Bauernhochzeit?: Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Dinner-Teller, Dessertteller, Wasserglas und die benötigten Wein- oder Champagnergläser ein. Ergänze rund 10 Prozent Reserve, damit Bruch, Nachschub und zeitgleiche Gänge abgedeckt sind.

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