Checklist voor een baristaworkshop organiseren
Een baristaworkshop staat of valt met een goede indeling en apparatuur die vooraf is getest. Leg eerst datum, locatie en aanmeldingen vast en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Plan daarna per werkstation de espressomachine, molen, weegschaal, timer en overige benodigdheden. Op de dag zelf werk je van locatie openen en opbouwen naar ontvangst, uitleg en de eerste espresso-demonstratie. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging naar deelnemers sturen
Koffiebonen selecteren
Catering bestellen
Apparatuur controleren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Werkstations indelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koffiebonen malen
Koelproducten koud zetten
Deelnemerskaarten printen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkstations inrichten
3 personen
Apparatuur aansluiten
2 personen
Koffie en melk klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshopprogramma toelichten
Espresso demonstreren
Maalinstellingen uitleggen
Deelnemers espresso laten bereiden
3 personen
Melk opschuimen demonstreren
Cappuccino laten bereiden
3 personen
Latte art oefenen
3 personen
Koffieproeverij begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werkstations tussentijds schoonmaken
2 personen
Vragenronde begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiemachines reinigen
2 personen
Werkstations afbreken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Buffettafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Espressomachinesaantal 5
- Koffiemolensaantal 5
- Waterkokersaantal 5
- Digitale weegschalenaantal 5
- Koffietimersaantal 5
- Koffiezetsetsaantal 5
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Watercontainersaantal 5
- Koelboxenaantal 2
Keuken
- Melkkannetjesaantal 10
- Thermometersaantal 5
- Aanstampersaantal 5
- Uitklopbakkenaantal 5
- Maatbekersaantal 5
- Schenkbekersaantal 5
- Serveerbladenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Proefbekertjesaantal 100
- Waterglazenaantal 30
- Theelepelsaantal 30
- Gebaksbordjesaantal 30
- Serveertangenaantal 4
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Vloertrekker
Catering
- Boodschappen
Tips
- Test alle espressomachines, koffiemolens, waterkokers en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook of elke werkplek een verlengkabel, watercontainer en uitklopbak heeft.
- Maak de werkstations vóór ontvangst compleet en houd per station een vaste volgorde aan: machine, molen, weegschaal, timer, aanstamper en melkkannetje. Zo hoef je tijdens de uitleg niets meer te zoeken.
- Maal de koffiebonen pas op de dag zelf en zet koffie, melk en koelproducten kort voor de start klaar. Bewaar gekoelde producten tot dat moment in een koelbox of andere koele voorziening.
- Print de deelnemerskaarten en werk de deelnemerslijst bij voordat de locatie opengaat. Houd een actuele lijst bij de ontvangsttafel, inclusief dieetwensen en eventuele reserveringen.
- Plan tijd voor schoonmaak tussen demonstratie en oefenen. Zet afwasteiltjes en microvezeldoeken op meerdere plekken en controleer na afloop alle machines, molens en werkbladen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een baristaworkshop op te bouwen?
- Reken minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen en het inrichten van de werkstations. Plan daarnaast 30 minuten voor het aansluiten en testen van de apparatuur.
- Wanneer moet ik deelnemers voor een baristaworkshop bevestigen?
- Stuur de bevestiging uiterlijk 7 dagen voor de workshop. Verwerk dieetwensen en controleer de deelnemerslijst nog een keer 1 tot 2 dagen voor de start.
- Hoeveel koffiebonen heb ik nodig voor een baristaworkshop?
- Reken voor een sessie met meerdere espresso-oefeningen op minimaal 30 gram koffie per deelnemer, plus ongeveer 20 procent reserve voor afstellen en verspilling. Bij 12 deelnemers komt dat neer op minstens 432 gram.
- Wanneer moet ik de apparatuur voor een baristaworkshop controleren?
- Controleer de apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en test op de workshopdag opnieuw alle machines en molens voordat deelnemers binnenkomen. Zo heb je nog tijd om ontbrekende kabels, water of onderdelen te regelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!