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Barista-Workshop organisieren: die komplette Checkliste

Ein Barista-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur gute Kaffeebohnen und eine Espressomaschine. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Arbeitsplätze und den Ablauf so koordinieren, dass alle Teilnehmenden praktisch üben können. Besonders Geräte, Stromanschlüsse, Wasser und gekühlte Milch werden leicht zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zur Espresso-Demonstration am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Kaffeebohnen auswählen

  • Catering bestellen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Arbeitsstationen einteilen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kaffeebohnen mahlen

  • Kühlprodukte kalt stellen

  • Teilnehmerkarten drucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Arbeitsstationen einrichten

    3 Personen

  • Geräte anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Milch bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Workshop-Programm erläutern

  • Espresso vorführen

  • Mahleinstellungen erklären

  • Teilnehmer Espresso zubereiten lassen

    3 Personen

  • Milchschaum demonstrieren

  • Cappuccino zubereiten lassen

    3 Personen

  • Latte Art üben

    3 Personen

  • Kaffeeverkostung begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Arbeitsstationen zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kaffeemaschinen reinigen

    2 Personen

  • Arbeitsstationen abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 24
  • Buffet-Tisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • EspressomaschinenAnz. 5
  • KaffeemühlenAnz. 5
  • WasserkocherAnz. 5
  • Digitale WaagenAnz. 5
  • KaffeetimerAnz. 5
  • KaffeezubereitungssetsAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • WasserbehälterAnz. 5
  • KühlboxenAnz. 2

Küche

  • MilchkännchenAnz. 10
  • ThermometerAnz. 5
  • StampferAnz. 5
  • AusklopfwannenAnz. 5
  • MessbecherAnz. 5
  • AusgussbecherAnz. 5
  • ServiertablettsAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 30
  • ProbierbecherAnz. 100
  • WassergläserAnz. 30
  • TeelöffelAnz. 30
  • TortenplattenAnz. 30
  • ServierzangenAnz. 4

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • Bodenabzieher

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Ort und Termin frühzeitig und verschicke die Einladungen erst, wenn Reservierungen und Raumaufteilung feststehen. Öffne die Anmeldung anschließend mit einer klaren Frist, damit du die Teilnehmerzahl rechtzeitig planen kannst.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Workshop. So kannst du Catering, Milchalternativen und die Sitz- oder Stationsaufteilung passend vorbereiten.
  • Plane pro Arbeitsstation ausreichend Platz für Espressomaschine, Kaffeemühle, Waage und Zubehör ein. Prüfe mindestens einen Tag vorher alle Geräte, Verlängerungskabel, Wasserbehälter und Anschlüsse gemeinsam.
  • Mühle die Kaffeebohnen nicht zu früh: Mahle sie möglichst am Veranstaltungstag und lagere Kaffee sowie Milch getrennt und passend zur Verwendung. Kühlprodukte gehören bis kurz vor Beginn in Kühlboxen oder einen Kühlschrank.
  • Richte die Stationen vor dem Eintreffen der Gruppe vollständig ein und lege Teilnehmerkarten, Probierbecher und Wassergläser bereit. Reserviere außerdem mindestens 30 Minuten für Empfang, Programm-Erklärung und die erste Espresso-Demonstration.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Barista-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Spätestens 7 Tage vor dem Workshop sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und Stationsaufteilung feststehen.
Wie viele Arbeitsstationen brauche ich für einen Barista-Workshop?
Plane eine Station für etwa 3 bis 4 Teilnehmende, damit jede Person regelmäßig üben kann. Bei 12 Personen sind daher ungefähr 3 bis 4 Stationen sinnvoll, abhängig von der verfügbaren Ausstattung.
Wann sollte man Kaffeebohnen für einen Barista-Workshop mahlen?
Mahle die benötigte Menge möglichst am selben Tag, idealerweise kurz vor dem Einrichten der Stationen. So bleiben Aroma und Dosierung besser kontrollierbar als bei einer Vorbereitung am Vorabend.
Was muss am Tag des Barista-Workshops zuerst erledigt werden?
Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden. Stelle zuerst Tische, Stühle und Arbeitsstationen auf, schließe die Geräte an und bereite danach Kaffee, Milch, Wasser und Geschirr vor.

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