Automeile organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Automeile braucht mehr als Aussteller und Fahrzeuge: Gelände, Verkehrsführung, Strom, Stände und Besucherinformationen müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Gelände, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Verkäufer einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Standplanung, Bezahlung und Werbung. In der letzten Woche zählen bestätigte Ankunftszeiten, ausgeschilderte Wege und ein klarer Wetterplan. Die Checkliste führt dich in der nötigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gelände festlegen
2 Personen
Benötigte Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
Lieferantenbedingungen festlegen
2 Personen
Verkaufspreise für Stände festlegen
2 Personen
Anmeldeformular für Verkäufer erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Aussteller bestätigen
2 Personen
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
Stände und Tische reservieren
Stromversorgung reservieren
Abfallentsorgung reservieren
Zahlungsmöglichkeiten organisieren
2 Personen
Besucherplan erstellen
Verkäuferliste und Standnummern erstellen
2 Personen
Park- und Laufwege kontrollieren
2 Personen
Werbung online stellen
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
Verkäuferanweisungen versenden
Ankunftszeiten der Verkäufer bestätigen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Wetterplan mit Verkäufern teilen
Vorräte und Einkäufe kontrollieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Bargeld und Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
Informationsmappe zusammenstellen
Standnummern drucken
Gelände freimachen
4 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
Parkplätze absperren
4 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Cateringpunkt aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Zutrittskontrolle einrichten
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
4 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Verkäufern beim Ausladen helfen
4 Personen
Fahrzeuge zu den Parkplätzen begleiten
4 Personen
Eingang öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Verkehrsströme leiten
4 Personen
Parkplätze zuweisen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Standbetreiber auf Sicherheit ansprechen
2 Personen
Verkehrsschilder anpassen
2 Personen
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Die Schlussrunde an den Ständen entlang gehen
3 Personen
Schließung ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Beim Ausladen der Verkäufer unterstützen
4 Personen

Nachbereitung

Stände abbauen
6 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Verkehrsmaterialien entfernen
4 Personen
Müll auf dem Gelände beseitigen
5 Personen
Cateringstation reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Beschädigungen prüfen
2 Personen
Fundsachen sicher aufbewahren
Rückgabematerialien sortieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestände lagern
2 Personen
Abfall abtransportieren lassen
Standkautionen abwickeln
2 Personen
Gelände sauber übergeben
3 Personen
Zahlungsabwicklung bearbeiten
2 Personen
Lieferantenrechnungen prüfen
Genehmigungsunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 40
TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
KlappischeAnz. 4
Theke
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
KartenlesegeräteAnz. 3
HandmegafoneAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Verkehrsmaterial

VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
ParkschilderAnz. 18
WegweiserAnz. 12
VerkehrswestenAnz. 12
Reflektierende KegelAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
StandnummernAnz. 40
MenükartenAnz. 4
PfeilaufkleberAnz. 30
PlakathalterAnz. 12

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
KlemmbretterAnz. 8
NotizblöckeAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
DruckpapierAnz. 500
InformationsbroschürenAnz. 400
BesucherpläneAnz. 400
NamensaufkleberAnz. 100

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 12
Rollstuhlrampe

Reinigung

BesenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Verkehrs- und Parkwege fest, bevor Stände und Tische reserviert werden. Prüfe die Wege anschließend mit Verkehrskegeln, Absperrgittern und Wegweisern direkt auf dem Gelände.
Bestätige die Aussteller spätestens eine Woche vor der Automeile und verschicke danach Standnummern, Ankunftszeiten und Verkäuferanweisungen. So kommen Lieferanten nicht gleichzeitig an ungeplanten Zufahrten an.
Plane Strom nicht nur für Stände, sondern auch für Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke und Kartenlesegeräte. Reserviere Verlängerungskabel und Kabelmatten gemeinsam mit der Stromversorgung.
Erstelle den Wetterplan spätestens 48 Stunden vorher und teile ihn allen Verkäufern mit. Partyzelte, LED-Lampen, Taschenlampen und Batterien sollten vor der Anlieferung vollständig geprüft sein.
Lege die Zahlungsmöglichkeiten und Verkaufspreise vor dem Versand der Einladungen fest. Prüfe außerdem, ob für jeden Stand ein Kartenlesegerät verfügbar ist und wo Bargeld oder Belege abgewickelt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Automeile anmelden?: Beantrage benötigte Genehmigungen, sobald Datum und Gelände feststehen, idealerweise mehrere Wochen vor der Veranstaltung. Die genaue Frist hängt von Gemeinde, Gelände und Verkehrsmaßnahmen ab.
Wann sollte ich die Aussteller für eine Automeile bestätigen?: Bestätige die Aussteller spätestens eine Woche vor dem Termin. Danach kannst du Verkäuferliste, Standnummern, Parkeinteilung und Ankunftszeiten verbindlich verschicken.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Automeile?: Plane mindestens einen halben Tag für Marktstände, Tische, Strom, Absperrungen, Parkschilder und Wegweiser ein. Bei vielen Ausstellern oder einem großen Gelände ist ein Aufbau am Vortag übersichtlicher.
Wann muss der Wetterplan für die Automeile feststehen?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und teile den Plan den Verkäufern mit. Lege zusätzlich fest, wer Partyzelte sichert, Wege kontrolliert und bei Änderungen Besucher informiert.

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