Checklist para organizar un mercado de coches sin imprevistos

Organizar un mercado de coches exige coordinar mucho más que los puestos de venta. Antes de anunciar la fecha, necesitas cerrar el recinto, los permisos, el seguro y el plan de tráfico. Después tendrás que gestionar vendedores, pagos, electricidad, residuos, aparcamiento y la información para visitantes. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los puntos que suelen quedarse para el último momento, como las rutas de acceso, la numeración de los stands y el plan alternativo por mal tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y recinto
2 personas
Solicitar los permisos necesarios
Comprobar el seguro
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Establecer las condiciones del proveedor
2 personas
Fijar los precios de venta para los puestos
2 personas
Crear el formulario de inscripción para vendedores
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
2 personas
Organizar el aparcamiento
2 personas
Reservar puestos y mesas
Reservar el suministro eléctrico
Reservar recogida de residuos
Organizar las opciones de pago
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
Crear la lista de vendedores y los números de stand
2 personas
Comprobar las rutas de aparcamiento y de acceso peatonal
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Enviar instrucciones a los vendedores
Confirmar los horarios de los vendedores
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Compartir el plan meteorológico con los vendedores
Comprobar el stock de comestibles
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Dejar listo el efectivo y el cambio
2 personas
Preparar carpeta informativa
Imprimir números de stand
Despejar el recinto
4 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Delimitar las plazas de aparcamiento
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el control de acceso
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores
4 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Ayudar a los vendedores a descargar
4 personas
Guiar los vehículos a los aparcamientos
4 personas
Abrir la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Guiar los flujos de tráfico
4 personas
Asignar plazas de aparcamiento
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Recordar a los expositores las normas de seguridad
2 personas
Ajustar las señales de tráfico
2 personas
Reponer el catering
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recorrer los stands en la ronda final
3 personas
Anunciar el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Guiar la descarga de los vendedores
4 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar los materiales de tráfico
4 personas
Limpiar los residuos del recinto
5 personas
Limpiar el punto de catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Barrer el recinto
3 personas
Comprobar daños
2 personas
Guardar de forma segura los objetos perdidos
Clasificar material de devolución
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el excedente
2 personas
Retirar los residuos
Gestionar los depósitos de los vendedores
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Procesar la administración de pagos
2 personas
Comprobar las facturas de proveedores
Archivar la documentación del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 40
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 6
Mesas plegablescant. 4
Mostrador de recepción
Papeleracant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Datáfonoscant. 3
Megáfonos de manocant. 2
Linternascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Bateríascant. 24

Material de tráfico

Conos de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Señales de aparcamientocant. 18
Carteles direccionalescant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Conos reflectantescant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Bombas para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Números de standcant. 40
Carteles del menúcant. 4
Pegatinas de flechascant. 30
Portapósterscant. 12

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Portapapelescant. 8
Bloc de notascant. 10
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresióncant. 500
Folletos informativoscant. 400
Mapas para visitantescant. 400
Pegatinas con nombrecant. 100

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Rampa para sillas de ruedas

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los permisos antes de enviar invitaciones. Deja varias semanas para revisar el seguro, las condiciones del proveedor y cualquier requisito relacionado con el tráfico o la ocupación del espacio.
Define por escrito las condiciones para los vendedores: precio del puesto, medidas disponibles, horario de llegada, forma de pago y fecha límite de inscripción. Enviar estas instrucciones tarde provoca cambios de última hora en el plano.
Diseña el plano cuando conozcas las inscripciones confirmadas. Numera los puestos, reserva mesas y tomas eléctricas, y marca por separado la recepción, los aseos, los residuos, el aparcamiento y las rutas peatonales.
Prepara la circulación con antelación: coloca señales de aparcamiento, conos, vallas y carteles direccionales antes de abrir. Comprueba el recorrido completo para vehículos y peatones, no solo la entrada principal.
No esperes al día anterior para revisar la previsión meteorológica. Comparte el plan de lluvia, viento o calor con los vendedores y confirma qué carpas, iluminación, baterías y protección de cables estarán disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercado de coches?: Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite cerrar el recinto, tramitar permisos y seguro, captar vendedores y resolver el plan de tráfico sin prisas.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los vendedores?: Fija la fecha límite entre 2 y 3 semanas antes del mercado. Así tendrás tiempo para confirmar proveedores, elaborar la lista de vendedores, numerar los stands y enviar el plano y los horarios definitivos.
¿Qué hay que preparar para el aparcamiento de un mercado de coches?: Prepara el recorrido de entrada y salida, las señales de aparcamiento, los conos y las vallas de control. Comprueba la ruta al menos 7 días antes y asigna personas con chaleco reflectante para dirigir el tráfico durante la llegada.
¿Cuándo se debe revisar el tiempo y avisar a los vendedores?: Haz una primera revisión 5 días antes y vuelve a comprobarla 24 horas antes de abrir. Envía entonces el plan meteorológico actualizado, incluyendo cambios en carpas, horarios, accesos o suministro eléctrico.

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