Organiser un salon automobile sans rien laisser au dernier moment

Un salon automobile se prépare d’abord comme un site à faire fonctionner : terrain, circulation, exposants, stands et accueil doivent être coordonnés dans le bon ordre. Commencez par fixer la date et le terrain, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de vendre des emplacements. Les inscriptions des vendeurs déterminent l’agencement du parking, les besoins électriques et le nombre de tables. Cette checklist vous aide à suivre les réservations, la communication et les derniers contrôles jusqu’au jour d’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le terrain
2 personnes
Demander les autorisations nécessaires
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Définir les conditions des fournisseurs
2 personnes
Fixer les prix de vente des stands
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les vendeurs
2 personnes
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Réserver les stands et les tables
Réserver l’alimentation électrique
Réserver l’enlèvement des déchets
Organiser les moyens de paiement
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Créer la liste des vendeurs et les numéros de stand
2 personnes
Vérifier les parcours de parking et de marche
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Envoyer les instructions aux vendeurs
Confirmer les horaires de route des vendeurs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Partager le plan météo avec les vendeurs
Vérifier les stocks de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer l’argent liquide et la monnaie
2 personnes
Composer le dossier d'information
Imprimer les numéros de stand
Dégager le site
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Barrer les places de parking
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le contrôle d’accès
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
4 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Aider les vendeurs à décharger
4 personnes
Guider les véhicules vers les parkings
4 personnes
Ouvrir l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Encadrer la circulation
4 personnes
Attribuer les places de parking
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Sensibiliser les exposants à la sécurité
2 personnes
Ajuster les panneaux de circulation
2 personnes
Réapprovisionner le catering
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Faire le dernier tour des stands
3 personnes
Annoncer la fermeture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Accompagner le déchargement des vendeurs
4 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
Ramasser les déchets sur le site
5 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Balayer le site
3 personnes
Vérifier les dommages
2 personnes
Ranger en lieu sûr les objets trouvés
Trier le matériel de retour
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Gérer les cautions des vendeurs
2 personnes
Rendre le terrain propre
3 personnes
Traiter l’administration des paiements
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 40
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables pliantesqté 4
Accueil
Poubellesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 3
Mégaphones portatifsqté 2
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Matériel de circulation

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 6
Panneaux de stationnementqté 18
Panneaux indicateursqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Cônes réfléchissantsqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Numéros de standqté 40
Panneaux de menuqté 4
Autocollants flèchesqté 30
Porte-affichesqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 10
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Brochures d’informationqté 400
Plans des visiteursqté 400
Étiquettes nominativesqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Rampe pour fauteuil roulant

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le terrain et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Vérifiez aussi l’assurance à ce moment-là : une demande de dernière minute peut retarder toute la préparation.
Fixez les conditions et les prix des stands avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un formulaire qui demande le type de véhicule ou d’activité, les besoins alimentaires et l’électricité souhaitée.
Dessinez l’agencement du parking après les premières confirmations, puis attribuez un numéro à chaque stand. Gardez une version imprimée pour l’accueil et transmettez le plan aux vendeurs avant leur arrivée.
Préparez la circulation avec des cônes, des barrières, des panneaux et des gilets de sécurité. Contrôlez séparément le parcours des voitures, le stationnement et le cheminement à pied afin d’éviter les croisements inutiles.
Réservez l’électricité, les terminaux de paiement et l’enlèvement des déchets avant la dernière semaine. Vérifiez la météo 3 à 5 jours avant l’événement et envoyez immédiatement le plan prévu aux vendeurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon automobile ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les inscriptions des vendeurs et les réservations techniques prennent souvent plusieurs semaines.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Fixez une date limite environ 3 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de finaliser les numéros de stand, l’agencement du parking, les besoins électriques et les instructions d’arrivée.
Que faut-il prévoir pour la circulation d’un salon automobile ?: Prévoyez au minimum un plan séparant l’entrée, le stationnement, les zones de stands et le parcours piéton. Installez la signalisation et les barrières avant l’arrivée des premiers véhicules, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture.
Quand vérifier la météo pour un salon automobile ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis une vérification définitive 3 à 5 jours avant l’événement. Partagez alors les consignes concernant les tentes, les horaires d’arrivée et les éventuelles adaptations avec tous les vendeurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.