Zo organiseer je een praalwagenoptocht

Begin niet met het versieren van de praalwagens, maar met de route, datum en vergunning. Controleer daarna of alle wagens en chauffeurs passen binnen de route en leg verkeersregelaars, EHBO en communicatie vast. De laatste week draait om deelnemersinformatie, routeborden, techniek en weersverwachting. Met dit plan houd je overzicht over 70 taken en 69 benodigde spullen, van verkeershekken en portofoons tot koelboxen en routeborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunning voor optocht aanvragen
2 personen
3
Route controleren op doorgang
3 personen
4
Praalwagens en chauffeurs aanmelden
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Deelnemersgegevens verzamelen
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
10
EHBO-vrijwilligers inplannen
2 personen
11
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
12
Routekaart en tijdschema maken
2 personen
13
Deelnemersbrief versturen
2 personen
14
Buurtbewoners uitnodigen
3 personen
15
Verkeersinformatie verspreiden
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Praalwagens technisch controleren
4 personen
18
Brandstof en accu's controleren
3 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Praalwagens versieren
8 personen
21
Routeborden voorbereiden
3 personen
22
Polsbandjes en hesjes sorteren
2 personen
23
Catering voorbereiden
4 personen
24
Koelboxen vullen
3 personen
25
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen

Event

26
Startterrein afzetten
6 personen
27
Tafels en tenten opstellen
5 personen
28
Verlichting aansluiten
3 personen
29
Routeborden plaatsen
6 personen
30
Verkeershekken plaatsen
8 personen
31
Cateringpunt inrichten
4 personen
32
EHBO-punt inrichten
2 personen
33
Praalwagens naar start brengen
8 personen
34
Chauffeurs registreren
3 personen
35
Deelnemers ontvangen
5 personen
36
Hesjes en portofoons uitdelen
3 personen
37
Praalwagens opstellen
8 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
39
Vrijwilligers briefing geven
3 personen
40
Publiek naar kijkplaatsen begeleiden
6 personen
41
Optocht laten vertrekken
4 personen
42
Kruispunten beveiligen
10 personen
43
Optocht begeleiden
12 personen
44
Publiek informeren langs de route
4 personen
45
Foto's en video's maken
2 personen
46
Dranken serveren
4 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Afvalbakken legen
3 personen
50
Deelnemers terug begeleiden
6 personen
51
Praalwagens veilig parkeren
6 personen
52
Deelnemersmaaltijd serveren
5 personen
53
Muziek en verlichting bedienen
2 personen
54
Route vrijgeven
6 personen
55
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

56
Catering afsluiten
4 personen
57
Materialen demonteren
6 personen
58
Routeborden en hekken ophalen
8 personen
59
Afval verzamelen
5 personen
60
Tafels en tenten opruimen
5 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Terrein schoonmaken
6 personen
63
Praalwagens terugbrengen
6 personen
64
Materialen terugbrengen
3 personen
65
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
66
Versiering verwijderen
4 personen
67
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
68
Koelboxen en kratten reinigen
3 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 6
Tafelrokkenaantal 8

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 32
Verkeerskegelsaantal 24
Routebordenaantal 18
Afzetlintaantal 6
Waarschuwingsvestenaantal 20

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Batterijladersaantal 4
Mobiele geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 48

Catering

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterdispensersaantal 2
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffielepelsaantal 100
Schenkkanenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenweegschaal

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 300
Ballonlintaantal 4
Papieren vlaggenaantal 8
Praalwagenlettersaantal 6
Ducttapeaantal 12
Tie-wrapsaantal 500
Touwaantal 4
Schaarsetsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 4
Veiligheidsbrillenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Communicatie

Routekaartenaantal 30
Deelnemerslijstenaantal 8
Naamstickersaantal 200
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Afwasbakkenaantal 4
Dweilsetsaantal 3

Transport

Transportkarrenaantal 4
Spanbandenaantal 12
Handkarrenaantal 2

Tips

Leg route en tijdschema uiterlijk enkele weken vooraf vast en controleer de volledige doorgang met de grootste praalwagen. Let extra op smalle bochten, lage takken, verkeersdrempels en tijdelijk geparkeerde auto's.
Vraag de vergunning aan voordat je deelnemers definitief bevestigt. Verkeershekken, verkeerskegels, afzetlint en waarschuwingsvesten moeten niet alleen geregeld, maar ook op de juiste plekken langs de route beschikbaar zijn.
Plan verkeersregelaars en EHBO-vrijwilligers per post en geef iedereen vooraf een briefing. Spreek via portofoons af wie start, wie de stoet sluit en wie beslist bij pech of vertraging.
Controleer de praalwagens kort voor vertrek technisch en kijk ook naar brandstof en accu's. Een geluidsbox, microfoon of verlichting werkt alleen als batterijladers, verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen op tijd klaarliggen.
Verstuur de deelnemersbrief en verkeersinformatie niet pas op de dag zelf. Vermeld daarin de verzameltijd, route, contactpersoon, parkeerafspraken en wat deelnemers moeten doen bij slecht weer; vul catering en koelboxen pas aan nadat dieetwensen zijn verwerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een praalwagenoptocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en vergunning. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersplanning, routeborden, wagencontrole en de deelnemersbrief.
Wanneer moet ik de vergunning voor een praalwagenoptocht aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de optocht. Houd rekening met extra tijd als verkeersmaatregelen of meerdere straten nodig zijn.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een praalwagenoptocht?: Plan minimaal één verkeersregelaar op elk kruispunt, elke oversteek en elk punt waar de route tijdelijk wordt afgesloten. Maak daarnaast een aparte reserveplanning, zodat een uitvaller niet meteen een gat in de route veroorzaakt.
Wat moet je de week voor een praalwagenoptocht controleren?: Controleer de weersverwachting, aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersbriefing, routeborden en communicatiemiddelen. Test portofoons, geluidsboxen en microfoons en controleer per praalwagen brandstof, accu en doorgang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.