Zo organiseer je een autismeinformatiedag

Begin met de inhoud en toegankelijkheid, en werk daarna terug naar registratie, communicatie en de praktische uitvoering. Leg eerst de zaal, sprekers, workshops en rustruimte vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag bij de aanmelding niet alleen dieetwensen, maar ook toegankelijkheidsbehoeften en parkeerinformatie uit. In de laatste week controleer je presentaties, techniek, naamkaartjes, bewegwijzering en de briefing van vrijwilligers. Zo voorkom je dat belangrijke voorzieningen pas op de dag zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
5
Workshops inplannen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Toegankelijkheid navragen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Routebeschrijving maken
13
Rustruimte inrichten
2 personen
14
Prikkelarme route bepalen
2 personen
15
Programma afdrukken
2 personen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Informatieborden maken
2 personen
18
Presentaties verzamelen
19
Presentaties testen
2 personen
20
Vrijwilligers instrueren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Techniek aansluiten
2 personen
29
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Rustruimte controleren
31
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

32
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
33
Bezoekers registreren
3 personen
34
Programma uitdelen
2 personen
35
Bezoekers naar zalen wijzen
2 personen
36
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
37
Sprekers begeleiden
2 personen
38
Workshops begeleiden
6 personen
39
Informatietafels bemannen
8 personen
40
Rustruimte bemannen
2 personen
41
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Toiletten controleren
2 personen
48
Geluidsniveau controleren
49
Pauzes aankondigen
50
Afsluitende vragenronde begeleiden
2 personen
51
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

52
Techniek uitschakelen
2 personen
53
Materialen verzamelen
4 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Afval sorteren
2 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Zalen schoonmaken
4 personen
58
Rustruimte opruimen
2 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
60
Locatie opleveren
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Presentaties terugsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 150
Barkrukkenaantal 6
Registratiebalie
Informatietafelsaantal 8
Krukkenaantal 12
Loungefauteuilsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 3
Kapstokkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 16
Serveerlepelsaantal 16
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koffiefiltersaantal 200
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 180
Tafelkledenaantal 16
Pijlbordenaantal 20
Deurbordjesaantal 12
Programmabordenaantal 8
Flip-overbordenaantal 6
Flip-overpapieraantal 6
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 100
Plakbandaantal 8
Kneedgumaantal 6
Tafelnummersaantal 20

Rustruimte

Zitzakkenaantal 6
Dekensaantal 8
Koptelefoonsaantal 10
Oordopjesaantal 30
Fidgetmaterialenaantal 20
Zonnebrillenaantal 10
Visuele timersaantal 4
Dempende gordijnenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-lampenaantal 8
Lichtfiltersaantal 8

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiestationsaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 10
Pictogramstickersaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de rustruimte en de prikkelarme route voordat je de zaalindeling definitief maakt. Reserveer daarbij voldoende stoelen en een rustige plek die niet naast registratie, catering of luidsprekers ligt.
Stuur de uitnodiging pas uit nadat het programma, de sprekers en de workshops zijn bevestigd. Zet een duidelijke sluitingsdatum voor aanmeldingen, zodat je aantallen, dieetwensen en toegankelijkheidsvragen nog kunt verwerken.
Maak parkeerinformatie en een routebeschrijving onderdeel van de bevestiging. Vermeld ook waar de registratiebalie, rustruimte en prikkelarme ingang zich bevinden; bezoekers zoeken die informatie vaak pas kort voor vertrek.
Test presentaties en geluid minimaal één werkdag vooraf met de laptop, beamer, HDMI-kabels, microfoon en luidsprekers. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee en wijs één vrijwilliger aan die tijdens het programma technische problemen opvangt.
Zet registratie, informatie en catering ruim vóór de ontvangst klaar. Leg naamkaartjes, programma’s en informatieborden bij de balie; koel dranken op tijd en controleer of kopjes, glazen, borden en bestek voor het verwachte aantal bezoekers beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een autismeinformatiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om een geschikte zaal te reserveren, sprekers te bevestigen, workshops in te plannen en toegankelijkheidsinformatie in de uitnodiging op te nemen.
Wanneer vraag je toegankelijkheidsbehoeften en dieetwensen uit?: Vraag dit direct in het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst. Gebruik de uitkomsten daarna voor de zaalindeling, catering, route en inrichting van de rustruimte.
Wanneer moet je de techniek voor een autismeinformatiedag testen?: Verzamel alle presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf en test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en microfoon minimaal 1 werkdag voor aanvang. Doe op de dag zelf nog een korte controle voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij de registratie?: Reken bij een groep tot 50 bezoekers op minimaal 2 vrijwilligers bij de ontvangst: één voor naamkaartjes en aanmeldingen en één voor vragen en doorverwijzen. Plan daarnaast minstens 1 persoon als aanspreekpunt voor rustruimte, route en praktische ondersteuning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.