Checklist voor een autismeinformatiedag organiseren
Een autismeinformatiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, programma en sprekers. Bezoekers willen vooraf weten hoe ze binnenkomen, waar ze kunnen parkeren en welke prikkels ze kunnen verwachten. Regel daarom vroeg een rustruimte, prikkelarme route en duidelijke informatie over toegankelijkheid. Deze checklist helpt je om de voorbereiding van de eerste reserveringen tot de ontvangst en techniek in de juiste volgorde uit te voeren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Workshops inplannen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid navragen
Parkeerinformatie versturen
Routebeschrijving maken
Rustruimte inrichten
2 personen
Prikkelarme route bepalen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Informatieborden maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Rustruimte controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zalen wijzen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Informatietafels bemannen
8 personen
Rustruimte bemannen
2 personen
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Geluidsniveau controleren
Pauzes aankondigen
Afsluitende vragenronde begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Rustruimte opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Presentaties terugsturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 150
- Barkrukkenaantal 6
- Registratiebalie
- Informatietafelsaantal 8
- Krukkenaantal 12
- Loungefauteuilsaantal 4
- Kleedkamerschermenaantal 3
- Kapstokkenaantal 4
- Opbergkrattenaantal 12
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Draadloze microfoonaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Oplaadstationsaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 150
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerlepelsaantal 16
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Waterkokersaantal 4
- Koffiefiltersaantal 200
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 180
- Tafelkledenaantal 16
- Pijlbordenaantal 20
- Deurbordjesaantal 12
- Programmabordenaantal 8
- Flip-overbordenaantal 6
- Flip-overpapieraantal 6
- Stiftenaantal 24
- Pennenaantal 100
- Plakbandaantal 8
- Kneedgumaantal 6
- Tafelnummersaantal 20
Rustruimte
- Zitzakkenaantal 6
- Dekensaantal 8
- Koptelefoonsaantal 10
- Oordopjesaantal 30
- Fidgetmaterialenaantal 20
- Zonnebrillenaantal 10
- Visuele timersaantal 4
- Dempende gordijnenaantal 4
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- LED-lampenaantal 8
- Lichtfiltersaantal 8
Schoonmaak
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiestationsaantal 6
- Afvalbakkenaantal 12
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 4
- Kabelmattenaantal 10
- Pictogramstickersaantal 40
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de toegankelijkheid uiterlijk bij de aanmelding vast. Vraag gericht naar dieetwensen en benodigde ondersteuning, zodat je niet pas op de dag zelf stoelen, routes of catering hoeft aan te passen.
- Plan naast de inhoud ook prikkelarme momenten in. Wijs vooraf een rustruimte aan, bepaal een rustige route en informeer bezoekers hierover samen met de parkeerinformatie.
- Verzamel presentaties minimaal 7 dagen voor de informatiedag. Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en luidsprekers daarna met de bestanden die de sprekers echt gebruiken.
- Maak voor de ontvangst één registratiebalie met naamkaartjes en programma’s. Instrueer vrijwilligers uiterlijk 1 uur voor de start over aanmeldingen, routevragen, rustruimte en het aanspreekpunt voor techniek.
- Zet catering pas klaar nadat de zaalindeling staat. Controleer of tafels, stoelen, informatietafels en serveermateriaal logisch staan en houd dranken gekoeld in koelboxen of thermoskannen beschikbaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een autismeinformatiedag organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, het programma en de sprekers. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, toegankelijkheidsvragen, route-informatie, presentaties en vrijwilligersinstructies.
- Wanneer moet ik toegankelijkheid voor een autismeinformatiedag uitvragen?
- Vraag dit direct in het aanmeldformulier uit, dus vanaf het moment dat de uitnodigingen worden verstuurd. Controleer de antwoorden uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst, zodat je de prikkelarme route, rustruimte en zitplaatsen nog kunt aanpassen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek te testen?
- Plan minimaal 60 minuten vóór de start voor een volledige test. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengsnoeren, stekkerdozen, microfoon, luidsprekers en presentatieklikker met de definitieve presentaties.
- Wanneer moet ik parkeerinformatie en de routebeschrijving versturen?
- Stuur beide uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de autismeinformatiedag mee met de praktische deelnemersinformatie. Vermeld ook waar de registratiebalie, rustruimte en prikkelarme route zich bevinden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!