Organiser une journée d’information sur l’autisme
Une journée d’information sur l’autisme demande plus qu’un programme et une salle. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, l’accessibilité et les temps de pause sans surcharger les participants. Commencez par définir le déroulement de la journée, puis avancez vers les besoins pratiques : déplacements, repos, repas et supports de présentation. Cette méthode vous aide à garder un fil clair et à éviter les oublis qui se découvrent souvent la veille.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Définir le programme
2 personnes
- 3
Contacter les intervenants
2 personnes
- 4
Confirmer les intervenants
- 5
Planifier les ateliers
2 personnes
- 6
Créer le formulaire d’inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Vérifier l'accessibilité
- 11
Envoyer les infos de parking
- 12
Rédiger l’itinéraire
- 13
Aménager l’espace de repos
2 personnes
- 14
Définir un itinéraire à faible stimulation
2 personnes
- 15
Imprimer le programme
2 personnes
- 16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 17
Créer les panneaux d'information
2 personnes
- 18
Rassembler les présentations
- 19
Tester les présentations
2 personnes
- 20
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
3 personnes
- 24
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 25
Installer les tables
4 personnes
- 26
Installer les chaises
4 personnes
- 27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 28
Brancher la technique
2 personnes
- 29
Installer la signalisation
2 personnes
- 30
Vérifier la zone de repos
- 31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 32
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
- 33
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 34
Distribuer le programme
2 personnes
- 35
Indiquer les salles aux visiteurs
2 personnes
- 36
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
- 37
Accompagner les intervenants
2 personnes
- 38
Encadrer les ateliers
6 personnes
- 39
Tenir les tables d'information
8 personnes
- 40
Tenir la zone de repos
2 personnes
- 41
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
- 42
Servir le café et le thé
3 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
- 46
Vider les poubelles
2 personnes
- 47
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 48
Vérifier le niveau sonore
- 49
Annoncer les pauses
- 50
Animer la séance de questions de clôture
2 personnes
- 51
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 52
Éteindre la technique
2 personnes
- 53
Rassembler le matériel
4 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Trier les déchets
2 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Nettoyer les salles
4 personnes
- 58
Ranger la salle de repos
2 personnes
- 59
Rassembler les objets trouvés
- 60
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 62
Renvoyer les présentations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 150
- Tabourets de barqté 6
- Comptoir d'inscription
- Tables d’informationqté 8
- Tabouretsqté 12
- Fauteuils loungeqté 4
- Paravents de vestiaireqté 3
- Porte-manteauxqté 4
- Caisses de rangementqté 12
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Cliqueur de présentationqté 2
- Stations de rechargeqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 150
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 16
- Cuillères de serviceqté 16
- Pichets à caféqté 6
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 4
- Bouilloiresqté 4
- Filtres à caféqté 200
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 180
- Nappesqté 16
- Panneaux indicateursqté 20
- Plaques de porteqté 12
- Panneaux du programmeqté 8
- Chevalets de conférenceqté 6
- Papier pour chevaletqté 6
- Marqueursqté 24
- Stylosqté 100
- Ruban adhésifqté 8
- Pâte à modelerqté 6
- Numéros de tableqté 20
Espace de repos
- Poufsqté 6
- Couverturesqté 8
- Casques audioqté 10
- Bouchons d'oreillesqté 30
- Matériel antistressqté 20
- Lunettes de soleilqté 10
- Minuteries visuellesqté 4
- Rideaux occultantsqté 4
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Lampes LEDqté 8
- Filtres de lumièreqté 8
Nettoyage
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Stations de désinfectionqté 6
- Poubellesqté 12
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 20
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 4
- Passe-câblesqté 10
- Autocollants pictogrammesqté 40
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle avant de confirmer le programme. Vérifiez dès le départ l’accès sans marche, les sanitaires, le stationnement et la possibilité d’aménager un espace de repos ainsi qu’un itinéraire à faible stimulation.
- Bloquez les intervenants en deux temps : un premier contact pour vérifier leurs disponibilités, puis une confirmation écrite avec l’horaire, le format, les besoins techniques et la date limite d’envoi de leur présentation.
- Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Ajoutez au formulaire les besoins alimentaires, les besoins d’accessibilité et les préférences utiles pour les ateliers ; relancez les inscrits environ 7 jours avant la journée.
- Prévoyez un accueil visible avec badges nominatifs, programme imprimé et panneaux d’information. Envoyez les indications de parking et l’itinéraire plusieurs jours à l’avance : les participants ne doivent pas chercher ces informations en arrivant.
- Testez les présentations avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, le micro et les haut-parleurs au moins 24 heures avant. Gardez les rallonges, multiprises et une solution de recharge accessibles, puis briefez les bénévoles sur les changements de salle et les temps de pause.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée d’information sur l’autisme ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et vérifier l’accessibilité. Gardez les 7 derniers jours pour les relances, les impressions et les tests techniques.
- Que faut-il prévoir pour rendre une journée sur l’autisme accessible ?
- Prévoyez au minimum un accès sans obstacle, des indications de circulation claires, un espace de repos et un itinéraire à faible stimulation. Demandez les besoins particuliers dans le formulaire d’inscription, puis vérifiez chaque point avec la salle au moins 2 semaines avant.
- Quand faut-il envoyer les invitations aux participants ?
- Envoyez-les dès que la salle, les horaires principaux et les premiers intervenants sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Faites une relance environ 7 jours avant avec le programme, le parking, l’itinéraire et les informations pratiques.
- Comment tester le matériel pour les présentations ?
- Faites un test complet la veille, avec chaque présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro, les haut-parleurs et les câbles. Prévoyez 30 minutes supplémentaires le jour même pour reconnecter le matériel et vérifier le son avant l’arrivée du public.
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