Cómo organizar una jornada informativa sobre el autismo
Una jornada informativa sobre el autismo necesita más que una sala y varias ponencias. El orden de preparación determina si las personas encuentran fácilmente la información, participan en los talleres y disponen de un entorno cómodo. Empieza por definir el programa y los ponentes, continúa con las inscripciones y la accesibilidad, y deja la logística de la sala para una revisión final. Este plan reúne 62 tareas y 72 materiales para coordinar el evento sin olvidar los detalles que suelen llegar tarde.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Fijar el programa
2 personas
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Confirmar ponentes
- 5
Programar talleres
2 personas
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Consultar la accesibilidad
- 11
Enviar la información de aparcamiento
- 12
Hacer indicaciones de ruta
- 13
Montar la zona de descanso
2 personas
- 14
Definir una ruta de baja estimulación
2 personas
- 15
Imprimir el programa
2 personas
- 16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 17
Hacer carteles informativos
2 personas
- 18
Recopilar las presentaciones
- 19
Probar presentaciones
2 personas
- 20
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Preparar la restauración
3 personas
- 25
Montar mesas
4 personas
- 26
Colocar las sillas
4 personas
- 27
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 28
Conectar la técnica
2 personas
- 29
Colocar la señalización
2 personas
- 30
Comprobar la sala de descanso
- 31
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 32
Atender la recepción
3 personas
- 33
Registrar a los visitantes
3 personas
- 34
Repartir el programa
2 personas
- 35
Indicar a los visitantes las salas
2 personas
- 36
Presentar la apertura
2 personas
- 37
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 38
Guiar talleres
6 personas
- 39
Atender las mesas de información
8 personas
- 40
Cubrir la sala de descanso
2 personas
- 41
Responder preguntas en el mostrador de información
2 personas
- 42
Servir café y té
3 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
- 46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 47
Comprobar los baños
2 personas
- 48
Comprobar el nivel de sonido
- 49
Anunciar pausas
- 50
Dirigir la ronda final de preguntas
2 personas
- 51
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 52
Apagar la técnica
2 personas
- 53
Reunir los materiales
4 personas
- 54
Lavar la vajilla
3 personas
- 55
Clasificar residuos
2 personas
- 56
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 57
Limpiar las salas
4 personas
- 58
Ordenar la sala de descanso
2 personas
- 59
Recoger objetos perdidos
- 60
Entregar la ubicación
2 personas
- 61
Devolver el material prestado
2 personas
- 62
Enviar de vuelta las presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 150
- Taburetes de barcant. 6
- Mostrador de registro
- Mesas informativascant. 8
- Taburetescant. 12
- Butacas loungecant. 4
- Biombos para vestuarioscant. 3
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Estaciones de cargacant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 16
- Cucharones de servircant. 16
- Jarras de cafécant. 6
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Teterascant. 4
- Filtros de cafécant. 200
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 180
- Mantelescant. 16
- Carteles direccionalescant. 20
- Carteles para las puertascant. 12
- Carteles del programacant. 8
- Pizarras de rotafoliocant. 6
- Papel para rotafoliocant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Bolígrafoscant. 100
- Cinta adhesivacant. 8
- Goma moldeablecant. 6
- Números de mesacant. 20
Sala de descanso
- Pufscant. 6
- Mantascant. 8
- Auricularescant. 10
- Tapones para los oídoscant. 30
- Materiales antiestréscant. 20
- Gafas de solcant. 10
- Temporizadores visualescant. 4
- Cortinas opacascant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
- Filtros de luzcant. 8
Limpieza
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Puestos de desinfeccióncant. 6
- Papeleracant. 12
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Pegatinas de pictogramascant. 40
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Confirma a cada ponente y reserva tiempo para recopilar y probar las presentaciones, incluido el portátil, el proyector, los cables y el micrófono inalámbrico.
- Pregunta por las necesidades de accesibilidad y las preferencias dietéticas dentro del formulario de inscripción. Envía después la información de aparcamiento y las indicaciones de ruta, no solo la dirección de la sala.
- Planifica dos espacios distintos: una zona de descanso y una ruta de baja estimulación. Señaliza ambos antes del día del evento y utiliza biombos, butacas lounge o cajas de almacenamiento solo si encajan con la distribución prevista.
- Prepara el registro con antelación: mostrador, tarjetas con nombres, programa impreso y carteles informativos. Coloca las mesas informativas y las estaciones de carga donde no bloqueen la entrada ni los recorridos.
- Haz la prueba técnica y el montaje el mismo día con margen suficiente. Comprueba regletas, alargadores, HDMI, altavoces y clic de presentación, y enfría las bebidas antes de preparar aperitivos y restauración.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una jornada sobre autismo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes, talleres e inscripciones. Reserva la sala y fija el programa durante las primeras 2 semanas; deja al menos 7 días para confirmar todos los detalles con los asistentes.
- ¿Qué debe incluir el formulario de inscripción?
- Incluye nombre, contacto, asistencia a cada taller, necesidades de accesibilidad y preferencias dietéticas. Ciérralo entre 3 y 5 días antes del evento para poder ajustar la restauración y la distribución de la sala.
- ¿Cómo se prepara un espacio accesible y de baja estimulación?
- Define una ruta señalizada y una zona de descanso separada del ruido y del flujo principal. Revisa accesos, asientos y recorridos al menos 1 semana antes, y vuelve a comprobarlos durante el montaje.
- ¿Cuándo se prueban las presentaciones y el equipo?
- Recopila las presentaciones 3 días antes y prueba cada archivo con el portátil, el proyector, la pantalla, el audio y el clic. Haz una comprobación final entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público.
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