Einen Autismus-Informationstag Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Autismus-Informationstag entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Informationen zugänglich und der Ablauf ruhig bleibt. Beginnen Sie mit Saal, Programm und Referenten, bevor Sie Einladungen verschicken. Fragen Sie bei der Anmeldung gezielt nach Barrierefreiheit, Ernährungswünschen und benötigten Rückzugsmöglichkeiten. Planen Sie außerdem reizarmte Wege, einen Ruheraum und einen Techniktest ein – diese Punkte werden häufig zu spät bedacht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Programm festlegen
2 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Referenten bestätigen
5
Workshops planen
2 Personen
6
Anmeldeformular erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Barrierefreiheit erfragen
11
Parkinformationen versenden
12
Wegbeschreibung erstellen
13
Ruheraum einrichten
2 Personen
14
Eine reizarmte Route festlegen
2 Personen
15
Programm drucken
2 Personen
16
Namensschilder erstellen
2 Personen
17
Informationsschilder erstellen
2 Personen
18
Präsentationen sammeln
19
Präsentationen testen
2 Personen
20
Freiwillige einweisen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Catering bereitstellen
3 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
4 Personen
27
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
28
Technik anschließen
2 Personen
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Ruheraum überprüfen
31
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

32
Empfangstheke besetzen
3 Personen
33
Besucher registrieren
3 Personen
34
Programm verteilen
2 Personen
35
Besucher zu den Sälen weisen
2 Personen
36
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
37
Redner betreuen
2 Personen
38
Workshops betreuen
6 Personen
39
Infotische besetzen
8 Personen
40
Ruheraum besetzen
2 Personen
41
Fragen am Informationsschalter beantworten
2 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Cateringtische sauber halten
2 Personen
46
Mülleimer leeren
2 Personen
47
Toiletten kontrollieren
2 Personen
48
Lautstärke kontrollieren
49
Pausen ankündigen
50
Abschließende Fragerunde moderieren
2 Personen
51
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

52
Technik ausschalten
2 Personen
53
Materialien zusammenstellen
4 Personen
54
Geschirr abwaschen
3 Personen
55
Abfall trennen
2 Personen
56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
57
Räume reinigen
4 Personen
58
Ruheraum aufräumen
2 Personen
59
Fundsachen sammeln
60
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
61
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
62
Präsentationen zurücksenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 150
BarhockerAnz. 6
Registrierungstheke
InformationstischeAnz. 8
HockerAnz. 12
Lounge-SesselAnz. 4
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 3
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
LadestationenAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 16
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeefilterAnz. 200
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 180
TischdeckenAnz. 16
WegweiserAnz. 20
TürschilderAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 8
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-PapierAnz. 6
StifteAnz. 24
StifteAnz. 100
KlebebandAnz. 8
KnetgummiAnz. 6
TischnummernAnz. 20

Ruheraum

SitzsäckeAnz. 6
DeckenAnz. 8
KopfhörerAnz. 10
OhrstöpselAnz. 30
Fidget-MaterialienAnz. 20
SonnenbrillenAnz. 10
Visuelle TimerAnz. 4
SchallschutzvorhängeAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LED-LampenAnz. 8
LichtfilterAnz. 8

Reinigung

HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsstationenAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
BesensetsAnz. 2
PutzlappenAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 10
PiktogrammaufkleberAnz. 40

Catering

Einkäufe

Tipps

Reservieren Sie den Saal frühzeitig und prüfen Sie vor der Zusage Wege, Rückzugsraum, Toiletten, Parkmöglichkeiten sowie die Akustik. Eine reizarmte Route sollte vor dem Veranstaltungstag festgelegt und ausgeschildert sein.
Bestätigen Sie Referenten und Workshops erst, wenn Uhrzeiten, Technikbedarf und Präsentationen feststehen. Sammeln und testen Sie alle Dateien spätestens 3 bis 5 Tage vorher mit Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprechern.
Nehmen Sie in das Anmeldeformular eigene Fragen zu Barrierefreiheit, Ernährungswünschen und Parkinformationen auf. Verschicken Sie Wegbeschreibung und Parkhinweise spätestens eine Woche vor dem Informationstag.
Richten Sie den Ruheraum vor dem Einlass ein und markieren Sie ihn klar, ohne ihn direkt neben Registrierung oder Lautsprechern zu platzieren. Planen Sie außerdem Sitzgelegenheiten mit Stühlen, Hockern und Lounge-Sesseln, damit Besucher ausweichen können.
Bereiten Sie Registrierung, Namensschilder, Programm und Informationsschilder am Vortag vor. Getränke, Snacks, Geschirr und Kühlboxen sollten spätestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn bereitstehen; Freiwillige brauchen vorher eine kurze Einweisung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Autismus-Informationstag planen?: Beginnen Sie idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Saal, Programm und Referenten. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung, Einladungen und Informationen zur Barrierefreiheit fertig sein.
Was muss man bei der Anmeldung für einen Autismus-Informationstag abfragen?: Fragen Sie nach Barrierefreiheitsbedarf, Ernährungswünschen und besonderen Anforderungen an den Veranstaltungsraum. Schließen Sie die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Unterstützung eingeplant werden können.
Wann sollte die Technik für einen Informationstag getestet werden?: Sammeln Sie Präsentationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung und testen Sie sie mit Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker. Am Veranstaltungstag genügt dann ein kurzer Funktionstest etwa 60 Minuten vor Einlass.
Wie früh muss der Ruheraum eingerichtet werden?: Richten Sie den Ruheraum mindestens 2 Stunden vor Beginn ein und kennzeichnen Sie den Zugang deutlich. Prüfen Sie vorher, ob der Weg dorthin reizarm, frei zugänglich und nicht von Lautsprechern oder stark frequentierten Bereichen umgeben ist.

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