Aubade organiseren: checklist en planning
Een aubade vraagt om meer voorbereiding dan alleen muzikanten en koffie regelen. Je legt eerst datum en locatie vast, controleert vergunningen en verzekering en werkt daarna toe naar een strak muziek- en cateringplan. In de laatste dagen draait alles om bezoekersinformatie, weersverwachting, koeling en techniek. Op de ochtend zelf moeten partytenten, tafels, stoelen, geluid en instrumenten in vaste volgorde klaarstaan. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te moeten regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Muzikanten bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Catering bestellen
Apparatuur testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Muziekmappen klaarleggen
2 personen
Podiumindeling markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Instrumenten opstellen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen
Event
Muzikanten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma aankondigen
Aubade uitvoeren
12 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Muziekprogramma afbouwen
4 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 10
- Stoelenaantal 120
- Buffettafelsaantal 4
- Krukkenaantal 12
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Speakerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Haspelsaantal 2
- Muziekstandaardsaantal 12
- Lessenaarsaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de opbouw achteruit vanaf het startmoment. Reserveer tijd voor partytenten, tafels en stoelen, en test daarna pas speakers, mengpaneel en microfoons; zo blijven kabels niet onder het meubilair liggen.
- Controleer de stroomvoorziening vóór de opbouw. Tel verlengkabels, stekkerdozen en haspels vooraf en test beide microfoons en de actieve speakers minimaal één keer met de muzikanten.
- Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Houd voor koffie, thee en gekoelde dranken aparte uitgiftepunten aan, zodat de muziek niet wordt onderbroken.
- Maak de bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf compleet met locatie, aanvang, bereikbaarheid en weersadvies. Vermeld ook waar jassen kunnen hangen en waar bezoekers hun drankje of ontbijt kunnen ophalen.
- Controleer de weersverwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafelkleden en vlaggenlijnen pas definitief vast nadat je weet of wind of regen extra bevestiging of een aangepaste opstelling vraagt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een aubade organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Plan muzikanten, vergunningen, catering en uitnodigingen daarna meteen in, zodat je uiterlijk enkele dagen voor de aubade alleen nog bevestigt en controleert.
- Wanneer moet ik muzikanten voor een aubade bevestigen?
- Bevestig het muziekprogramma en de muzikanten minimaal 4 weken vooraf. Vraag uiterlijk 1 week voor de aubade de definitieve bezetting, aankomsttijd, muziekmappen en technische wensen op.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een aubade op te bouwen?
- Reken voor de opbouw minimaal 2 tot 3 uur, afhankelijk van de locatie en het aantal muzikanten. Zet eerst tenten, tafels en stoelen neer, sluit daarna het geluid aan en reserveer minstens 30 minuten voor een volledige soundcheck.
- Wanneer moet ik de catering voor een aubade bestellen?
- Bestel de catering ongeveer 1 tot 2 weken vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk vaststaat. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de aubade door.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!