Aubade organisieren: die praktische Checkliste
Eine Aubade braucht mehr Vorbereitung als nur Musik und ein gemeinsames Frühstück. Du musst Termin und Ort festlegen, Musiker koordinieren, Genehmigungen prüfen und Technik sowie Catering rechtzeitig bestellen. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Aufbauplan: Zelte, Tische, Stühle, Tonanlage und Instrumente müssen vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte – von der ersten Reservierung bis zum letzten Mikrofontest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Location reservieren
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Musiker bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherinformationen versenden
Catering bestellen
Geräte testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Musikordner bereitlegen
2 Personen
Bühnenaufstellung markieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Ton anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Instrumente aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Programme auslegen
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle
2 Personen
Event
Musiker empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm ankündigen
Aubade aufführen
12 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Abfall einsammeln
3 Personen
Musikprogramm abbauen
4 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Buffet aufräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- BiertischeAnz. 10
- StühleAnz. 120
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelrollenAnz. 2
- NotenständerAnz. 12
- PulteAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ProgrammständerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Ort und Termin mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei direkt, ob die Location für frühe Musikveranstaltungen geeignet ist und ob eine Reservierung oder Genehmigung nötig ist.
- Bestätige Musiker und Musikprogramm spätestens 4 Wochen vor der Aubade schriftlich. Lege außerdem Musikordner, Notenständer und die gewünschte Bühnenaufstellung gemeinsam mit dem Programm bereit.
- Plane die Technik nicht erst am Vorabend. Teste Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone mindestens 2 bis 3 Tage vorher und lege Verlängerungskabel sowie Kabelrollen so bereit, dass keine Laufwege blockiert werden.
- Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestelle das Catering mindestens 7 Tage vor dem Termin. Getränke solltest du am Vortag kühlen; Kaffee, Wasser und Geschirr werden am Morgen sonst schnell zum Engpass.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein. Markiere zuerst die Bühnenposition, stelle danach Zelte, Tische und Stühle auf und teste den Ton, bevor Instrumente und Dekoration ihren endgültigen Platz bekommen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Aubade planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Musikprogramm und Musiker feststehen, damit Einladungen und Besucherinformationen rechtzeitig verschickt werden können.
- Wann sollte man Musiker für eine Aubade bestätigen?
- Bestätige die Musiker spätestens 4 Wochen vor der Veranstaltung schriftlich. Kläre dabei auch Beginn, Aufbauzeit, benötigte Mikrofone, Instrumente und die endgültige Bühnenaufstellung.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Aubade?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Dekoration und Technik. Plane zusätzlich 30 Minuten für den Ton- und Mikrofontest ein, besonders wenn mehrere Lautsprecher oder Funkmikrofone verwendet werden.
- Wann soll man das Catering für eine Aubade bestellen?
- Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vorher, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Getränke kannst du am Vortag kühlen; Kaffee und Wasser sollten am Veranstaltungsmorgen vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.
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