Checklist pour organiser une aubade sans rien oublier
Une aubade demande une préparation précise : le lieu, les musiciens, le programme et les autorisations doivent être réglés avant de penser à l’accueil. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières confirmations à l’installation le jour J. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les tests de microphones et le refroidissement des boissons. Prévois une personne référente pour coordonner les prestataires et les bénévoles sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver le lieu
Établir le programme musical
2 personnes
Confirmer les musiciens
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Commander le catering
Tester l'équipement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dossiers de musique
2 personnes
Marquer l’agencement de la scène
2 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Brancher le son
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les musiciens
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Interpréter un aubade
12 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Ranger le programme musical
4 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables de bièreqté 10
- Chaisesqté 120
- Tables de buffetqté 4
- Tabouretsqté 12
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Pieds d'enceinteqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Enrouleursqté 2
- Pieds de microqté 12
- Pupitresqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Pupitres de programmeqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par confirmer la date, le lieu, les musiciens et le programme musical. Vérifie ensuite les autorisations et l’assurance avant d’envoyer les invitations, idéalement plusieurs semaines à l’avance.
- Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions et transmets les informations pratiques aux visiteurs au plus tard 3 à 5 jours avant l’aubade. Cela évite les changements de dernière minute auprès du traiteur.
- Teste toute la sonorisation avant l’arrivée du public : table de mixage, microphones sans fil, pieds d’enceinte, rallonges et multiprises. Prévois au moins 30 minutes pour régler les niveaux et repérer un câble manquant.
- Le matin même, installe d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis branche le son et place les instruments. Refroidis les boissons plusieurs heures avant le début et garde-les dans des glacières ou des thermos adaptés.
- Prépare les dossiers de musique, marque l’emplacement de la scène et vérifie les prévisions météo la veille ainsi que le matin même. Les tentes de réception, les nappes et les guirlandes de fanions sont souvent oubliées jusqu’au dernier moment.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une aubade ?
- Envoie-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Garde ensuite 5 à 7 jours pour traiter les inscriptions et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une aubade ?
- Prévois au minimum 2 à 3 heures avec une équipe de plusieurs personnes pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, brancher le son et placer les instruments. Ajoute 30 minutes pour le test des microphones.
- Quand commander le catering pour une aubade ?
- Confirme la commande au moins 7 jours avant l’événement, une fois le nombre d’inscrits et les besoins alimentaires connus. Vérifie les quantités finales 48 heures avant, surtout si les inscriptions restent ouvertes.
- Que faut-il vérifier la veille d’une aubade ?
- Vérifie la météo, les autorisations, l’assurance, les confirmations des musiciens et le fonctionnement du matériel audio. Refroidis les boissons dès que possible et rassemble les dossiers de musique, les rallonges et les multiprises au même endroit.
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