Checklist para organizar una aubade

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha y el lugar con al menos 8 semanas de antelación. En ese momento comprueba también los permisos necesarios y el seguro, porque ambos pueden condicionar el programa musical y el aforo.
• Confirma a los músicos entre 6 y 8 semanas antes y prepara el programa musical con tiempo. Reserva una prueba de sonido de al menos 60 minutos para conectar la mesa de mezclas, los altavoces y los micrófonos inalámbricos.
• Envía las invitaciones unas 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 10 días antes de la aubade. Usa las respuestas para recoger alergias y preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
• Revisa el pronóstico 48 horas antes y decide entonces si necesitas montar las carpas. No dejes para el mismo día la compra, el enfriado de bebidas ni la preparación de termos, tazas y vasos.
• Empieza el montaje entre 3 y 4 horas antes de la llegada del público. Monta primero carpas, mesas y sillas; después marca la distribución del escenario, coloca atriles e instrumentos y prueba cada micrófono antes de colgar la decoración.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una aubade?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite reservar el lugar, confirmar a los músicos, revisar permisos y seguro, enviar invitaciones y cerrar el catering sin trabajar con prisas.

¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una aubade?

Envíalas unas 4 semanas antes y deja las inscripciones abiertas durante aproximadamente 2 semanas. Cierra la lista 10 días antes para comunicar el número final y las necesidades dietéticas al catering.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar una aubade?

Reserva entre 3 y 4 horas de montaje el mismo día. Cuenta con tiempo para carpas, mesas, sillas, escenario, instrumentos, sonido, micrófonos y una prueba completa antes de recibir al público.

¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para una aubade al aire libre?

Haz una primera comprobación 72 horas antes y vuelve a revisar el pronóstico 48 horas antes. Con esa segunda revisión decides si montar las carpas y ajustas la distribución del espacio.

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