Antiekveiling organiseren: checklist en planning

Een antiekveiling draait niet alleen om het veilen zelf, maar vooral om een sluitende voorbereiding van 73 taken. Leg eerst datum, locatie en veilingvoorwaarden vast. Daarna volgen de inschrijving van verkopers, controle en registratie van kavels, fotografie en catalogus. In de laatste week regel je uitnodigingen, catering, betaalwijze en de logistiek naar de locatie. Op de veilingdag moeten kavels per nummer klaarstaan en moeten registratie, presentatie, geluid en betaling zonder zoeken werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Veilingdatum vastleggen
Veilinglocatie reserveren
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Verkopers inschrijven
2 personen
Kavels aanmelden
2 personen
Kavels controleren
3 personen
Kavels fotograferen
2 personen
Kavelgegevens registreren
2 personen
Startprijzen bepalen
3 personen
Veilingcatalogus opmaken
2 personen
Catalogus laten afdrukken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Veiling online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
Paddle-nummers toewijzen
2 personen
Verkopers over voorwaarden informeren
Reservering catering bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Kavels naar locatie brengen
4 personen
Kavels per nummer sorteren
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Kavels uitstallen
5 personen
Kavelkaarten plaatsen
3 personen
Kavelvolgorde controleren
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Medewerkers instrueren
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Paddles uitdelen
2 personen
Catalogussen uitdelen
Bezichtiging begeleiden
3 personen
Veiling openen
Veilingvoorwaarden toelichten
Kavels veilen
2 personen
Kavels presenteren
2 personen
Biedingen registreren
2 personen
Verkochte kavels markeren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds opruimen
2 personen
Afvalbakken legen
Kassa bemannen
2 personen
Afrekeningen opstellen
2 personen
Betalingen verwerken
2 personen
Kavels aan kopers meegeven
4 personen
Niet-verkochte kavels markeren
2 personen
Paddles innemen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Kavels verpakken
4 personen
Kavels veilig opslaan
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Niet-opgehaalde kavels opvolgen
2 personen
Verkopers afrekenen
2 personen
Kopers betalingsbewijzen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Veilingtafel
Registratietafel
Kassatafel
Kavelrekkenaantal 8
Presentatieplateausaantal 12
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Lamineerapparaat
Handscanneraantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 4
Lichtstandaardsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Tafellopersaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Kavelkaartstandaardsaantal 100
Paddle-nummersaantal 120
Informatiebordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 10
Inschrijfbordenaantal 2
Tijdelijke naamkaartjesaantal 120

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de kaveladministratie vroeg: registreer per kavel minstens het nummer, de omschrijving, verkoper, startprijs en foto. Controleer deze gegevens vóór de catalogus naar de printer gaat.
Reserveer de locatie voordat je kavels definitief aanmeldt. Controleer vooraf of er ruimte is voor een registratietafel, kassatafel, veilingtafel, kavelrekken en een aparte looproute voor betalende kopers.
Maak de registratie vooraf klaar met paddle-nummers en een lijst van aanmeldingen. Leg laptop, printer, handscanner en betaalterminal samen op één plek en test ze uiterlijk één dag voor de veiling.
Plan de opbouw niet alleen voor tafels en stoelen. Test microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen in de zaal en zorg met ledlampen of bureaulampen dat kleine details op kavels zichtbaar zijn.
Regel het transport van de kavels met een vaste volgorde. Breng ze op tijd naar de locatie, sorteer ze per nummer en controleer vóór opening of elk kavel op de juiste plek staat en leesbaar is gelabeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een antiekveiling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorwaarden en verkopers. Plan de definitieve kavelcontrole en catalogus minimaal 2 weken voor de veiling, zodat correcties nog mogelijk zijn.
Wanneer moet ik kavels voor een antiekveiling aanmelden?: Sluit de aanmelding van kavels ongeveer 3 tot 4 weken vóór de veiling. Houd daarna minstens 7 dagen vrij voor controle, fotografie, registratie, startprijzen en het opmaken van de catalogus.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een antiekveiling?: Reken voor een kleine tot middelgrote veiling op 3 tot 4 uur opbouw, exclusief het uitladen van de kavels. Zet tafels, stoelen en presentatieplateaus eerst neer en sorteer daarna de kavels per nummer.
Wat moet ik op de veilingdag klaarzetten voor betaling?: Zet de kassatafel, betaalterminal, betaalinformatie en eventuele printer uiterlijk 60 minuten vóór de start klaar. Test elke betaalwijze met een proeftransactie en houd de kavelnummers en verkochte bedragen direct bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.