Organiza una subasta de antigüedades sin dejar cabos sueltos
Una subasta de antigüedades necesita más preparación que colocar los lotes y empezar a pujar. Primero debes cerrar la fecha y el lugar, definir las condiciones y registrar cada pieza con datos e imágenes. Después vienen el catálogo, las inscripciones, los números de pala y el método de pago. El día del evento, el orden de los lotes, la iluminación, el sonido y una mesa de caja despejada evitan retrasos y reclamaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha de la subasta
Reservar el lugar de la subasta
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
Registrar a los vendedores
2 personas
Registrar los lotes
2 personas
Comprobar los lotes
3 personas
Fotografiar las parcelas
2 personas
Registrar los datos del lote
2 personas
Determinar los premios de salida
3 personas
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
Mandar imprimir el catálogo
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la subasta en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el método de pago
2 personas
Asignar los números de paddle
2 personas
Informar a los vendedores sobre las condiciones
Confirmar la reserva del catering
Hacer la compra
2 personas
Llevar los lotes al lugar
4 personas
Ordenar los lotes por número
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Exponer los lotes
5 personas
Colocar las tarjetas de lotes
3 personas
Comprobar el orden de los lotes
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar la mesa de subasta
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Instruir al personal
3 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir paletas
2 personas
Repartir catálogos
Guiar la visita
3 personas
Abrir la subasta
Explicar las condiciones de la subasta
Subastar lotes
2 personas
Presentar lotes
2 personas
Registrar pujas
2 personas
Marcar los lotes vendidos
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger las mesas entre usos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Atender la caja
2 personas
Preparar liquidaciones
2 personas
Procesar pagos
2 personas
Entregar los lotes a los compradores
4 personas
Marcar los lotes no vendidos
2 personas
Recoger las palas
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los lotes
4 personas
Almacenar los lotes de forma segura
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Dar seguimiento a los lotes no recogidos
2 personas
Cobrar a los vendedores
2 personas
Enviar comprobantes de pago a los compradores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 14
- Sillascant. 120
- Mesa de subasta
- Mesa de registro
- Mesa de caja
- Estantes para lotescant. 8
- Bandejas de presentacióncant. 12
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Terminal de pagocant. 2
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Laminadora
- Escáner portátilcant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de escritoriocant. 4
- Soportes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejascant. 8
Cocina
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 6
- Cuencoscant. 20
- Bandejas de servircant. 10
Decoración
- Mantelescant. 16
- Manteles runnerscant. 16
- Arreglos floralescant. 8
- Soportes para carteles de lotescant. 100
- Números de paddlecant. 120
- Paneles informativoscant. 8
- Señales de orientacióncant. 10
- Carteles de inscripcióncant. 2
- Etiquetas temporales con nombrecant. 120
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 24
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las condiciones de la subasta antes de registrar vendedores y lotes. Incluye comisiones, formas de pago, recogida, posibles reservas y el procedimiento para reclamar una pieza; así el catálogo y las invitaciones no necesitarán correcciones posteriores.
- Registra cada lote con un número único, descripción, medidas, estado y precio de salida. Fotografía al menos 2 vistas de cada antigüedad y comprueba que el número de la imagen coincide con el catálogo antes de mandarlo imprimir.
- Prepara la sala pensando en tres recorridos separados: inscripción, exposición y caja. Deja la mesa de registro cerca de la entrada, coloca los lotes en orden numérico y reserva una mesa de caja con terminal de pago, recibos y espacio para embalar.
- Prueba el sonido y los pagos como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba el micrófono, los altavoces, los cables, la conexión del terminal y una alternativa manual para anotar las ventas si falla la tecnología.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y pregunta por las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido. Coloca café, té y agua sin bloquear la circulación hacia los lotes ni hacia la mesa de subasta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar una subasta de antigüedades?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar, fija las condiciones y abre el registro de vendedores; deja al menos 2 semanas para revisar lotes, imprimir el catálogo y enviar invitaciones.
- ¿Cuándo hay que cerrar el catálogo de una subasta?
- Cierra el contenido del catálogo entre 10 y 14 días antes de la subasta. En ese momento cada lote debe tener número, descripción, fotografías y precio de salida comprobados.
- ¿Cuánto tiempo antes se montan los lotes y las mesas?
- Lleva los lotes al lugar y empieza el montaje entre 3 y 4 horas antes de la apertura. Ordena las piezas por número, revisa la exposición y prueba el equipo de sonido y el terminal de pago antes de recibir al público.
- ¿Qué datos debe tener cada lote de antigüedades?
- Incluye como mínimo el número de lote, el nombre o descripción de la pieza, medidas, estado, procedencia si está disponible y precio de salida. Añade 2 o 3 fotografías claras para que el catálogo y la exposición sean coherentes.
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