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Antiquitätenauktion organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Antiquitätenauktion braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und ein paar Objekte. Du legst zuerst Termin, Bedingungen und Einlieferungen fest, erfasst und fotografierst anschließend jedes Los und bereitest Katalog, Anmeldung und Zahlungsabwicklung vor. In den letzten Tagen zählen eine klare Losnummerierung, funktionierende Technik und ein gut organisierter Einlass. Diese Checkliste führt dich durch alle 73 Aufgaben und berücksichtigt auch die 59 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Auktionsdatum festlegen

  • Auktionslocation reservieren

  • Auktionsbedingungen festlegen

    2 Personen

  • Verkäufer anmelden

    2 Personen

  • Lose anmelden

    2 Personen

  • Lose kontrollieren

    3 Personen

  • Lose fotografieren

    2 Personen

  • Auktionsdaten erfassen

    2 Personen

  • Startpreise festlegen

    3 Personen

  • Auktionskatalog gestalten

    2 Personen

  • Katalog drucken lassen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Auktion online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Zahlungsart vorbereiten

    2 Personen

  • Paddelnummern zuweisen

    2 Personen

  • Verkäufer über die Bedingungen informieren

  • Catering-Reservierung bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lose zur Location bringen

    4 Personen

  • Lose nach Nummer sortieren

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Lose ausstellen

    5 Personen

  • Loskarten platzieren

    3 Personen

  • Losreihenfolge überprüfen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Auktionstisch einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Mitarbeiter einweisen

    3 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Paddles austeilen

    2 Personen

  • Kataloge verteilen

  • Besichtigung begleiten

    3 Personen

  • Auktion eröffnen

  • Auktionsbedingungen erläutern

  • Lose versteigern

    2 Personen

  • Stände präsentieren

    2 Personen

  • Gebote erfassen

    2 Personen

  • Verkaufte Lose markieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch aufräumen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Abrechnungen erstellen

    2 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    2 Personen

  • Parzellen an Käufer übergeben

    4 Personen

  • Nicht verkaufte Lose markieren

    2 Personen

  • Paddles einsammeln

  • Letzte Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Lose verpacken

    4 Personen

  • Lose sicher verwahren

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Nicht abgeholte Lose nachverfolgen

    2 Personen

  • Verkäufer abrechnen

    2 Personen

  • Zahlungsbelege an Käufer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 14
  • StühleAnz. 120
  • Auktionstisch
  • Registrierungstisch
  • Kassatisch
  • BieterständeAnz. 8
  • PräsentationsplattenAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • KartenterminalAnz. 2
  • Beschallungsanlage
  • MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laminiergerät
  • HandscannerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • SchreibtischlampenAnz. 4
  • LichtständerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • TablettsAnz. 8

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 10

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • TischläuferAnz. 16
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • LoskartenständerAnz. 100
  • Paddle-NummernAnz. 120
  • InfotafelnAnz. 8
  • Wegweiser-SchilderAnz. 10
  • AnmeldeschilderAnz. 2
  • Temporäre NamensschilderAnz. 120

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 24
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Lose frühzeitig ein: Für jedes Objekt brauchst du eine eindeutige Nummer, verlässliche Daten, ein Foto und einen festgelegten Startpreis. So vermeidest du Nachfragen, doppelte Nummern und Verzögerungen beim Aufruf.
  • Lege die Auktionsbedingungen vor der Anmeldung schriftlich fest und informiere Verkäufer rechtzeitig darüber. Rückfragen zu Provisionen, Abholung oder Zahlungsfristen kommen sonst oft erst am Auktionstag.
  • Sortiere die Lose nach Nummer und stelle sie spätestens am Vortag am Veranstaltungsort auf. Für die Präsentation brauchst du ausreichend Tische, Platten und LED- oder Schreibtischlampen, damit kleine Details erkennbar bleiben.
  • Richte Registrierung, Kasse und Auktionstisch als getrennte Stationen ein. Plane außerdem Laptop, Drucker, Handscanner, Kartenterminal sowie Mikrofon und Lautsprecher vor Beginn vollständig zu testen.
  • Bestätige Catering und Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne bei einer mehrstündigen Auktion zusätzlich mit Wasser, Kaffee und Tee und stelle Geschirr wie Tassen, Gläser und Teller an einer festen Ausgabestelle bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Antiquitätenauktion planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Auktionsbedingungen. Für Lose, Fotos, Katalog und Einladungen solltest du anschließend mindestens 4 Wochen einplanen.
Wie nummeriert man Lose bei einer Antiquitätenauktion?
Vergib jede Losnummer nur einmal und erfasse Nummer, Beschreibung, Foto und Startpreis gemeinsam. Sortiere die Lose am Aufbau- oder Vortag exakt nach dieser Reihenfolge und prüfe die Liste ein zweites Mal.
Was braucht man für die Registrierung bei einer Auktion?
Plane einen eigenen Registrierungstisch, eine Teilnehmerliste, Paddelnummern und einen Laptop oder Drucker ein. Teste die Ausgabe und Zuordnung der Bieternummern spätestens 1 Tag vor dem Beginn.
Wie lange vor der Auktion müssen die Lose vor Ort sein?
Bringe die Lose mindestens 3 bis 4 Stunden vor Einlass zur Location, damit du sie nummerieren, sortieren und ausstellen kannst. Bei vielen Objekten ist der Transport am Vortag deutlich sicherer.

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