Checklist pour organiser une vente aux enchères d'antiquités

Une vente aux enchères d'antiquités se prépare dans un ordre précis : d'abord les vendeurs et les lots, puis le catalogue, les inscriptions et la logistique du jour J. Cette checklist vous aide à suivre les 73 tâches du projet sans oublier les vérifications qui prennent du temps. Elle couvre aussi l'installation des tables, l'identification des lots, la sonorisation et l'encaissement. Prévoyez une marge pour les objets livrés en retard ou dont les informations sont incomplètes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de l'enchère
Réserver le lieu de la vente aux enchères
Rédiger les conditions de vente aux enchères
2 personnes
Inscrire les vendeurs
2 personnes
Inscrire les lots
2 personnes
Vérifier les lots
3 personnes
Photographier les lots
2 personnes
Enregistrer les données des lots
2 personnes
Déterminer les mises à prix
3 personnes
Mettre en page le catalogue de vente aux enchères
2 personnes
Faire imprimer le catalogue
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la vente aux enchères en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le mode de paiement
2 personnes
Attribuer les numéros de paddle
2 personnes
Informer les vendeurs des conditions
Confirmer la réservation du catering
Faire les courses
2 personnes
Acheminer les lots sur le site
4 personnes
Trier les lots par numéro
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les lots
5 personnes
Installer les cartes de lots
3 personnes
Vérifier l’ordre des parcelles
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager la table des enchères
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Instruire les employés
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les pagaies
2 personnes
Distribuer les catalogues
Accompagner la visite
3 personnes
Ouvrir la vente aux enchères
Expliquer les conditions de la vente aux enchères
Mettre les lots aux enchères
2 personnes
Présenter les lots
2 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Marquer les lots vendus
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Ranger les tables entre les services
2 personnes
Vider les poubelles
Tenir la caisse
2 personnes
Établir les décomptes
2 personnes
Traiter les paiements
2 personnes
Remettre les lots aux acheteurs
4 personnes
Marquer les lots non vendus
2 personnes
Récupérer les paddles
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les lots
4 personnes
Stocker les lots en sécurité
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Relancer les lots non récupérés
2 personnes
Régler les vendeurs
2 personnes
Envoyer les reçus de paiement aux acheteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 120
Table de vente aux enchères
Table d'inscription
Table de caisse
Supports de parcellesqté 8
Plateaux de présentationqté 12
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Laminatrice
Scanner manuelqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 6
Plateauxqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Nappesqté 16
Chemins de tableqté 16
Compositions floralesqté 8
Présentoirs pour cartes de lotsqté 100
Numéros de paddleqté 120
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux d’inscriptionqté 2
Badges temporairesqté 120

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et réserver le lieu, puis rédigez les conditions de vente avant d'inscrire les vendeurs et les lots. Les règles doivent être transmises aux vendeurs avant leur dépôt.
Photographiez chaque lot et enregistrez ses données avant la mise en page du catalogue. Gardez un numéro unique par lot et vérifiez les descriptions avant l'impression.
Prévoyez au moins deux passages de contrôle : un lors de l'inscription des lots et un à leur arrivée sur place. Triez ensuite les objets par numéro pour éviter les recherches pendant la vente.
Séparez les trois flux d'accueil : inscription, vente et caisse. Préparez les numéros de paddle, l'ordinateur, l'imprimante et le terminal de paiement avant l'ouverture au public.
Testez la sonorisation, le microphone et les haut-parleurs avant l'arrivée des acheteurs. Installez les rallonges et multiprises de façon sécurisée, et prévoyez un éclairage direct pour les lots.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente aux enchères d'antiquités ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une vente avec catalogue imprimé. Ce délai laisse le temps d'inscrire les vendeurs, de vérifier et photographier les lots, d'imprimer le catalogue et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il inscrire les lots à la vente aux enchères ?: Inscrivez les lots dès que les vendeurs sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la vente. Gardez au moins 7 jours avant l'impression du catalogue pour corriger les descriptions et compléter les informations manquantes.
Combien de tables faut-il prévoir pour une vente aux enchères d'antiquités ?: Prévoyez au minimum une table d'inscription, une table de caisse, une table de vente et des tables ou plateaux pour présenter les lots. Ajoutez des tables selon le nombre de lots et laissez des passages suffisamment larges pour la circulation.
Quand installer les lots sur le lieu de la vente ?: Acheminez les lots au plus tard la veille, puis triez-les par numéro avant l'ouverture. Une installation terminée au moins 2 heures avant l'accueil permet de vérifier l'éclairage, les supports et la correspondance avec le catalogue.

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