Antiekbeurs organiseren: checklist voor een goed voorbereide beurs

Een antiekbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Leg eerst datum, openingstijden en locatie vast; daarna volgen de indeling, inschrijvingen en informatie voor standhouders. In de laatste week controleer je materialen, betaalmogelijkheden, catering en bewegwijzering. Op de beursdag zelf draait alles om een duidelijke opbouw, gekoelde dranken en een locatie die op tijd open kan. Gebruik deze checklist als vaste volgorde voor alle 72 taken en 79 spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Locatie reserveren
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
Standplaatsen nummeren
Verkoopvoorwaarden opstellen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
Standhouders informeren
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Drankinkoop plannen
Betaalmogelijkheden regelen
Wisselgeld voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Prijskaarten voorbereiden
2 personen
Standhouderslijst afdrukken
Bezoekersinformatie afdrukken
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Sleutels en toegang controleren
Zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaats wijzen
3 personen
Standhouders registreren
2 personen
Standhouders laten uitstallen
4 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma uitdelen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafel schoonhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Standhouders ondersteunen
2 personen
Entreebalie aflossen
2 personen
Bezoekers tellen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen
Verkoop afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Standhouders bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 35
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 4
Statafelsaantal 6
Transportkarrenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Pinapparatenaantal 2
Laptopsaantal 2
Handmicrofoon
Megafoon

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Staande lampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Nachtlampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Decoratie

Beursbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 35
Stoffen achterwandenaantal 12
Decoratieve vazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 12
Fotolijstenaantal 10
Decoratieve spiegelsaantal 6
Tafeldecoratieaantal 20

Papierwaren

Standnummerkaartenaantal 40
Prijskaartjesaantal 500
Bezoekersfoldersaantal 250
Standhouderslijstenaantal 50
Inschrijfformulierenaantal 100
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 6
A4-papieraantal 2
Klembordenaantal 8
Pictogrambordenaantal 12
Pijlbordenaantal 16

Kassa

Contantgeldkistjesaantal 2
Geldtelbakkenaantal 2
Kassablokkenaantal 6
Polsbandjesaantal 250
Muntenbakjesaantal 4
Bonrollenaantal 8
Rekenmachinesaantal 3
Portemonneesaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Vuilnisbakkenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Handvegersaantal 6
Stofblikkenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Transport

Steekwagensaantal 3
Opbergkrattenaantal 20
Verhuisdekensaantal 12
Spanbandenaantal 8
Rolcontainersaantal 4

Tips

Maak de plattegrond voordat je standhouders bevestigt. Nummer elke standplaats en houd ruimte vrij voor een informatiebalie, looproutes en transportkarren.
Stuur standhouders niet alleen hun bevestiging, maar ook verkoopvoorwaarden, opbouwinformatie en betaalafspraken. Zo voorkom je op de beursdag vragen over prijzen, pinnen en wisselgeld.
Controleer apparatuur en stroom minimaal één week vooraf. Tel verlengsnoeren en stekkerdozen, test pinapparaten en kijk of koffiezetapparaten, waterkokers en koelkasten bruikbaar zijn.
Plan catering en drankinkoop op basis van het verwachte aantal bezoekers en standhouders. Verzamel dieetwensen voordat je bestelt en koel dranken pas nadat de opslag en koeling zijn gecontroleerd.
Leg bezoekersinformatie, standhouderslijsten en bewegwijzering vóór de opbouw klaar. Zet prijskaarten, verlichting en een handmicrofoon apart, zodat ze niet tussen de algemene boodschappen verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een antiekbeurs organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik daarna de eerste weken voor inschrijvingen, online publicatie en het bevestigen van standhouders. Reserveer de laatste 7 dagen voor controles, boodschappen en printwerk.
Hoe deel ik de stands op een antiekbeurs in?: Maak de plattegrond zodra de locatie is gereserveerd en nummer alle standplaatsen. Houd doorgaans minimaal 1 meter vrije loopruimte aan en plan de informatiebalie bij een goed zichtbare ingang. Pas de indeling aan vóór je standhouders definitief bevestigt.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een antiekbeurs?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 drankje per persoon per uur. Splits de raming tussen koffie, thee en koud drinken en tel standhouders en medewerkers afzonderlijk mee. Bestel catering pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
Wanneer moet ik wisselgeld en betaalapparaten regelen?: Regel pinapparaten en andere betaalmogelijkheden uiterlijk 2 weken vooraf en test ze vóór de beursdag. Bereid wisselgeld uiterlijk de dag ervoor voor, zodat je bij opening niet nog contant geld of apparatuur hoeft te organiseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.