Checklist para organizar una feria de antigüedades
Una feria de antigüedades necesita más que mesas y expositores. Primero debes cerrar la fecha, el lugar y el plano de los puestos; después gestionar inscripciones, condiciones de venta y comunicación. Durante los últimos días conviene revisar pagos, cambio, etiquetas, bebidas, catering y señalización. Esta checklist reúne 72 tareas y 79 materiales para que el montaje y la apertura no dependan de decisiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
Reservar el lugar
Crear el plano de la feria
2 personas
Numerar los puestos
Redactar las condiciones de venta
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la feria en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Informar a los responsables de los stands
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Planificar la compra de bebidas
Organizar las opciones de pago
Preparar cambio
2 personas
Diseñar la señalización
Preparar las etiquetas de precios
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Imprimir la información para visitantes
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar llaves y acceso
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas y sillas
6 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar la ubicación a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Hacer que los expositores monten su stand
4 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar los baños
Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la mesa de catering
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Apoyar a los expositores
2 personas
Cubrir la recepción de la entrada
2 personas
Contar los visitantes
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar ventas
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 35
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Punto de información
- Percheroscant. 4
- Mesas altascant. 6
- Carros de transportecant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Datáfonoscant. 2
- Portátilescant. 2
- Micrófono de mano
- Megáfono
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de piecant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas nocturnascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platos de postrecant. 80
- Cucharillascant. 80
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 10
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
Catering
- Compras
Decoración
- Banners de la feriacant. 4
- Mantelescant. 35
- Fondos de telacant. 12
- Jarrones decorativoscant. 12
- Flores artificialescant. 12
- Marcos de fotoscant. 10
- Espejos decorativoscant. 6
- Decoración de mesacant. 20
Artículos de papel
- Tarjetas con número de standcant. 40
- Etiquetas de preciocant. 500
- Folletos para visitantescant. 250
- Listas de expositorescant. 50
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 10
- Cinta adhesivacant. 12
- Cinta adhesiva de doble caracant. 6
- Papel A4cant. 2
- Portapapelescant. 8
- Señales pictográficascant. 12
- Carteles direccionalescant. 16
Caja registradora
- Cajas de efectivocant. 2
- Bandejas para contar dinerocant. 2
- Libretas de cajacant. 6
- Pulserascant. 250
- Bandejas para monedascant. 4
- Rollos de reciboscant. 8
- Calculadorascant. 3
- Carterascant. 4
Limpieza
- Escobascant. 4
- Aspiradorascant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
- Papelelerascant. 12
- Paños de limpiezacant. 30
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantes de gomacant. 8
- Escobas de manocant. 6
- Recogedores de polvocant. 4
Seguridad
- Linternascant. 4
- Bateríascant. 24
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Guantes de trabajocant. 12
Transporte
- Carros de manocant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Mantas de mudanzacant. 12
- Correas de amarrecant. 8
- Contenedores rodantescant. 4
Consejos
- Cierra el plano y numera los puestos antes de enviar las invitaciones. Así puedes informar a cada expositor de su ubicación y detectar pronto si faltan mesas, sillas o espacio de circulación.
- Define las condiciones de venta y el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de margen. Incluye los datos del puesto y las preferencias dietéticas para no tener que perseguir información durante el montaje.
- Prepara los pagos y el cambio como una tarea independiente. Comprueba los datáfonos, portátiles, cables alargadores y regletas el día anterior, y lleva cambio suficiente para las primeras ventas.
- Coloca las etiquetas de precios, la lista de expositores y la información para visitantes antes de abrir las puertas. Deja preparada también la señalización de acceso, información y puestos para evitar consultas constantes.
- Enfría las bebidas el día anterior y calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora. Revisa neveras, termos, tazas, vasos, platos y cucharillas antes de preparar el catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de antigüedades?
- Empieza al menos 6 semanas antes. Reserva primero el lugar y fija fecha y horario; deja las últimas 48 horas para comprobar materiales, enfriar bebidas, preparar el catering y cerrar el montaje.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones a los expositores?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la feria, cuando ya tengas el lugar, el plano provisional y las condiciones de venta. Fija una fecha límite de inscripción de al menos 2 semanas antes.
- ¿Qué bebidas calcular para una feria de antigüedades?
- Calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración. Ten las bebidas frías desde el día anterior y coloca neveras o neveras portátiles cerca del punto de catering.
- ¿Cuándo preparar las etiquetas y la lista de expositores?
- Imprime las etiquetas de precios y la lista de expositores entre 1 y 2 días antes. Guarda copias adicionales y coloca la información para visitantes y la señalización antes de abrir la ubicación.
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