Checklist pour organiser un salon d’antiquités

Un salon d’antiquités repose sur une préparation précise : les exposants doivent connaître leur emplacement, les visiteurs doivent circuler facilement et les paiements doivent fonctionner dès l’ouverture. Cette checklist couvre les 72 tâches du projet, de la réservation du lieu au service des boissons. Commence par fixer les horaires et le plan du salon, puis avance vers les inscriptions, la signalétique et la logistique du jour J. Les derniers contrôles concernent surtout le matériel, l’éclairage, le café et la monnaie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Réserver le lieu
Créer le plan du salon
2 personnes
Numéroter les emplacements
Rédiger les conditions de vente
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le salon en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
Informer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Planifier l'achat de boissons
Organiser les moyens de paiement
Préparer la monnaie
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les cartes de prix
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Imprimer les informations visiteurs
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les clés et l’accès
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Faire installer les stands par les exposants
4 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la table de restauration propre
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Soutenir les exposants
2 personnes
Assurer la permanence au comptoir d’entrée
2 personnes
Compter les visiteurs
Annoncer le dernier tour
Guider les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Envoyer un message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 35
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 4
Tables hautesqté 6
Chariots de transportqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Microphone à main
Mégaphone

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de nuitqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 80
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Catering

Courses

Décoration

Bannières du salonqté 4
Nappesqté 35
Fonds de scène en tissuqté 12
Vases décoratifsqté 12
Fleurs artificiellesqté 12
Cadres photoqté 10
Miroirs décoratifsqté 6
Décoration de tableqté 20

Papeterie

Cartes avec numéro de standqté 40
Étiquettes de prixqté 500
Brochures pour les visiteursqté 250
Listes des exposantsqté 50
Formulaires d'inscriptionqté 100
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 6
Papier A4qté 2
Presse-papiersqté 8
Panneaux pictogrammesqté 12
Panneaux indicateursqté 16

Caisse

Caisses pour espècesqté 2
Bacs de comptage d’argentqté 2
Carnets de caisseqté 6
Braceletsqté 250
Coupelles à monnaieqté 4
Bobines de ticketsqté 8
Calculatricesqté 3
Portefeuillesqté 4

Nettoyage

Balaisqté 4
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Poubellesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Balais à mainqté 6
Pelles à poussièreqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Gants de travailqté 12

Transport

Diablesqté 3
Caisses de rangementqté 20
Couvertures de déménagementqté 12
Sangles d'arrimageqté 8
Roll-containersqté 4

Conseils

Fixe les horaires avant d’envoyer les invitations : prévois aussi le temps nécessaire pour installer les tables, numéroter les emplacements et ouvrir le bureau d’information.
Arrête le plan du salon avant de confirmer les exposants. Attribue chaque emplacement à l’avance et garde une liste imprimée pour éviter les changements improvisés à l’accueil.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis commande le catering après confirmation des exposants. Cela évite de prévoir les mêmes quantités pour une liste encore incertaine.
Teste les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises et les ordinateurs portables avant l’ouverture. Prépare aussi la monnaie : une panne ou un manque de petites coupures ralentit immédiatement les ventes.
Refroidis les boissons à l’avance et vérifie les machines à café, bouilloires, thermos, tasses et verres la veille. Le matin du salon, il restera surtout à installer le service et les carafes d’eau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon d’antiquités ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, créer le plan, recruter les exposants et publier le salon. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, imprimer les documents et contrôler le matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon d’antiquités ?: Confirme les exposants environ 2 semaines avant l’ouverture, une fois les inscriptions traitées et les emplacements attribués. Envoie ensuite le plan, les horaires, les conditions de vente et les informations pratiques.
Combien de tables faut-il prévoir par exposant ?: Base-toi sur le nombre d’emplacements défini dans le plan du salon et précise la dimension de chaque emplacement lors de l’inscription. Ajoute une marge d’environ 10 % en tables si le lieu et le budget le permettent, pour remplacer un élément manquant ou répondre à un besoin particulier.
Quand préparer la signalétique et les cartes de prix ?: Conçois la signalétique et les cartes de prix au moins 5 jours avant le salon, puis imprime-les après la confirmation des emplacements. Prépare aussi la liste des exposants et les informations visiteurs avant le jour d’ouverture.

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