Checkliste für die Antiquitätenmesse

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Messeplan und Standnummern fest, bevor du Anmeldebestätigungen verschickst. So kannst du Ausstellern einen konkreten Platz nennen und musst die Einteilung später nicht mehrfach ändern.
• Plane für den Einlass mindestens einen Informationsstand mit gedruckter Ausstellerliste und Besucherinformationen ein. Drucke die Unterlagen spätestens am Vortag und lege zusätzlich einige Exemplare an den Ständen bereit.
• Kläre die Zahlungsarten frühzeitig und prüfe die Kartenlesegeräte vor dem Aufbau. Halte Wechselgeld in mehreren kleinen Stückelungen bereit, statt erst während der Messe Geld zu organisieren.
• Bestelle Catering erst, wenn die Zahl der bestätigten Standbetreiber und erfassten Ernährungswünsche feststeht. Stelle Kaffee, Tee und Wasser mit Kaffeemaschinen, Wasserkochern, Thermoskannen und Wasserkannen so auf, dass die Ausgabe nicht den Besucherfluss blockiert.
• Öffne die Location mit ausreichend Vorlauf für Möbel, Beleuchtung und Technik. Rechne für Klapptische, Stühle, Verlängerungskabel, LED-Lampen und den Transportwagen mindestens 60 bis 90 Minuten Aufbauzeit ein, bevor die ersten Besucher kommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Antiquitätenmesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und der Reservierung der Location. Für Einladungen, Anmeldungen und die Standplanung bleiben dann mehrere Wochen Zeit.

Wann sollte man die Aussteller einer Antiquitätenmesse bestätigen?

Bestätige die Standbetreiber spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe. Zu diesem Zeitpunkt sollten Standplatz, Verkaufsbedingungen, Aufbauzeit und Zahlungsinformationen feststehen.

Wie viel Catering braucht man für eine Antiquitätenmesse?

Plane die Mengen nach der Zahl der bestätigten Standbetreiber und Helfer und rechne zusätzlich mit 10 bis 15 Prozent Reserve. Getränke sollten spätestens am Vortag eingekauft und gekühlt werden; Ernährungswünsche müssen vor der Bestellung erfasst sein.

Wie lange dauert der Aufbau einer Antiquitätenmesse?

Für Möbel, Beleuchtung, Technik, Beschilderung und den Informationsstand solltest du mindestens 60 bis 90 Minuten einplanen. Öffne die Location entsprechend früh und teste Kartenlesegeräte sowie Mikrofon vor dem Einlass.

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