Zo organiseer je een antiekbeurs

Begin met de datum, openingstijden en locatie; die bepalen hoeveel standhouders en bezoekers je aankunt. Maak daarna een plattegrond met genummerde standplaatsen en leg verkoopvoorwaarden vast voordat je inschrijvingen opent. Na de aanmeldingen bevestig je de standhouders en stuur je praktische informatie over opbouw, betaling en bereikbaarheid. In de laatste week regel je catering, drank, bewegwijzering, prijskaarten en bezoekersinformatie. Op de dag zelf controleer je eerst de stands, verlichting, betaalmiddelen en koeling voordat de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
4
Standplaatsen nummeren
5
Verkoopvoorwaarden opstellen
6
Inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Beurs online publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Standhouders bevestigen
11
Standhouders informeren
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering bestellen
14
Drankinkoop plannen
15
Betaalmogelijkheden regelen
16
Wisselgeld voorbereiden
2 personen
17
Bewegwijzering ontwerpen
18
Prijskaarten voorbereiden
2 personen
19
Standhouderslijst afdrukken
20
Bezoekersinformatie afdrukken
21
Materialen controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering voorbereiden
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Sleutels en toegang controleren
27
Zaal controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
29
Standplaatsen markeren
2 personen
30
Informatiebalie opbouwen
2 personen
31
Cateringtafel opbouwen
2 personen
32
Verlichting plaatsen
2 personen
33
Versiering ophangen
2 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Standhouders naar plaats wijzen
3 personen
37
Standhouders registreren
2 personen
38
Standhouders laten uitstallen
4 personen
39
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Entreebalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
2 personen
44
Programma uitdelen
45
Informatie verstrekken
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Cateringtafel schoonhouden
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten tussentijds schoonmaken
52
Standhouders ondersteunen
2 personen
53
Entreebalie aflossen
2 personen
54
Bezoekers tellen
55
Laatste ronde aankondigen
56
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen
57
Verkoop afsluiten
2 personen
58
Standhouders uitchecken
3 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Locatiesleutels retourneren
72
Standhouders bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 35
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 4
Statafelsaantal 6
Transportkarrenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Pinapparatenaantal 2
Laptopsaantal 2
Handmicrofoon
Megafoon

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Staande lampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Nachtlampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Decoratie

Beursbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 35
Stoffen achterwandenaantal 12
Decoratieve vazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 12
Fotolijstenaantal 10
Decoratieve spiegelsaantal 6
Tafeldecoratieaantal 20

Papierwaren

Standnummerkaartenaantal 40
Prijskaartjesaantal 500
Bezoekersfoldersaantal 250
Standhouderslijstenaantal 50
Inschrijfformulierenaantal 100
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 6
A4-papieraantal 2
Klembordenaantal 8
Pictogrambordenaantal 12
Pijlbordenaantal 16

Kassa

Contantgeldkistjesaantal 2
Geldtelbakkenaantal 2
Kassablokkenaantal 6
Polsbandjesaantal 250
Muntenbakjesaantal 4
Bonrollenaantal 8
Rekenmachinesaantal 3
Portemonneesaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Vuilnisbakkenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Handvegersaantal 6
Stofblikkenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Transport

Steekwagensaantal 3
Opbergkrattenaantal 20
Verhuisdekensaantal 12
Spanbandenaantal 8
Rolcontainersaantal 4

Tips

Reserveer de locatie voordat je de beurs publiceert en plan minimaal 2 uur voor opbouw en controle. Zo kun je klaptafels, stoelen, verlichting en transportkarren rustig op hun plaats zetten.
Nummer elke standplaats op de plattegrond en koppel die nummers aan het inschrijfformulier. Bevestig standhouders uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat je uitval nog kunt opvangen.
Stuur standhouders één praktische mail met openingstijd, opbouwmoment, verkoopvoorwaarden en betaalafspraken. Vermeld ook waar pinapparaten, verlengsnoeren en stekkerdozen beschikbaar zijn.
Plan catering en drank op basis van het verwachte bezoekersaantal en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Koel dranken op tijd en zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en servies vóór opening klaar.
Leg de laatste controle vast als een ronde van 30 minuten: test pinapparaten, controleer bewegwijzering en prijskaarten, tel wisselgeld en controleer of de standhouderslijst en bezoekersinformatie zijn afgedrukt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een antiekbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, openingstijden en locatie. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk en bevestig standhouders uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoe maak je een indeling voor een antiekbeurs?: Maak eerst een plattegrond op schaal en nummer alle standplaatsen. Houd bij de indeling brede looproutes en ruimte voor een informatiebalie, catering en bezoekersstromen; leg de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Wat moet je regelen voor betalingen op een antiekbeurs?: Spreek vooraf af welke betaalmogelijkheden standhouders gebruiken en regel voldoende pinapparaten of een alternatief. Bereid het wisselgeld uiterlijk de dag ervoor voor en test alle apparaten vóór opening.
Wanneer regel je catering voor een antiekbeurs?: Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnen zijn en bestel de catering minimaal 1 week vooraf. Zet gekoelde dranken en koffievoorzieningen op de beursdag minstens 30 minuten vóór opening klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.