Checklist voor een amateurvoorstelling organiseren

Een amateurvoorstelling organiseren vraagt meer dan een programma en een repetitieschema. Je moet kaartverkoop, publieksinformatie, techniek, decor, kostuums en de inrichting van de zaal op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, leg daarna het programma en de repetities vast en werk vervolgens naar de voorstellingsdag toe. Met deze checklist zie je welke regelzaken vaak te laat gebeuren, van het verzamelen van dieetwensen tot het testen van microfoons, verlichting en kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Voorstellingsprogramma vastleggen
3 personen
Repetitieschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Publieksinformatie versturen
2 personen
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes drukken
2 personen
Reservering stoelen controleren
Catering bestellen
2 personen
Techniekbehoefte controleren
2 personen
Decorstukken inventariseren
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Rekwisieten controleren
2 personen
Teksten en draaiboeken kopiëren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten verpakken
2 personen
Decorstukken transporteren
4 personen
Publieksruimte voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Techniek uitvoerig testen
3 personen
Catering koelen
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Kassatafel inrichten
2 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Kostuums verdelen
3 personen
Rekwisieten per scène klaarzetten
2 personen
Laatste decorcontrole uitvoeren
3 personen
Lichtstanden instellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Acteurs laten omkleden
4 personen
Acteurs laten inspelen
4 personen

Event

Publieksruimte openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Publiek naar plaatsen begeleiden
3 personen
Voorstelling openen
Voorstelling uitvoeren
12 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Rekwisieten wisselen
3 personen
Pauze aankondigen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek opnieuw plaatsen
3 personen
Voorstelling afsluiten
2 personen
Acteurs laten buigen
12 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazit ontvangen
4 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Publieksruimte opruimen
4 personen
Stoelen stapelen
3 personen
Tafels inklappen
3 personen
Decor afbreken
4 personen
Rekwisieten sorteren
2 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Kabels oprollen
2 personen
Vloer en foyer schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Kostuums wassen
2 personen
Decorstukken opslaan
3 personen
Kas en bonnetjes verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 120
Kledingrekkenaantal 4
Klapbare kamerschermenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Krukken voor techniekaantal 3

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 8
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24
Kassabox
Pinautomaat
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
LED-lampenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Gordijnenaantal 4
Decorpanelenaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Papieren slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakbandaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Touwaantal 2
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Prikbordenaantal 2
Krijtstiftenaantal 6
A4-papieraantal 500
Pennenaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schalenaantal 12
Kannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Kurkentrekkersaantal 2
Maatbekersaantal 2
IJslepelsaantal 2
Folieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Tips

Open de online kaartverkoop zodra datum, locatie en programma vaststaan. Controleer aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór je de catering bestelt.
Plan een technische controle vóór de generale repetitie. Test draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, theaterspots en alle verleng- en audiokabels in de zaal waar de voorstelling plaatsvindt.
Maak per decorstuk, kostuum en rekwisiet een korte inventarislijst. Pak rekwisieten en kostuums uiterlijk de dag vóór de voorstelling per scène of personage in, zodat er backstage niets gezocht hoeft te worden.
Stuur publieksinformatie niet pas op de voorstellingsdag. Vermeld route, aanvangstijd, eventuele reservering van stoelen en praktische informatie over de locatie zodra de kaartverkoop en zaalindeling definitief zijn.
Richt de publieksruimte in nadat de technische opbouw is getest. Zet tafels, stoelen, afvalbakken en eventuele catering klaar, maar houd looppaden en kabels vrij met kabelgoten voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een amateurvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en repetitieschema. Open daarna de kaartverkoop en plan de technische, decor- en cateringcontroles ruim vóór de voorstelling.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een amateurvoorstelling starten?: Start de online kaartverkoop zodra de datum, locatie en het programma definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de verkoop op het moment dat de zaalcapaciteit is bereikt.
Wanneer bestel je catering voor een amateurvoorstelling?: Bestel catering zodra je een betrouwbaar aantal bezoekers en medewerkers hebt, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vóór de voorstelling, zodat de bestelling nog aangepast kan worden.
Wanneer test je geluid en verlichting voor een amateurvoorstelling?: Plan de volledige test uiterlijk 1 dag vóór de voorstelling en herhaal de controle op de dag zelf. Controleer microfoons, mengpaneel, luidsprekers, theaterspots, statieven en kabels in de definitieve opstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.