Amateurvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Amateurvorstellung gelingt, wenn Programm, Proben und Aufführungstag früh aufeinander abgestimmt sind. Kläre zuerst Datum und Ort, lege das Programm fest und plane die Proben. Danach folgen Einladungen, Ticketverkauf, Publikumsinformationen und Programmhefte. Kurz vor der Aufführung zählen vor allem Technik, Kostüme, Requisiten und ein vorbereiteter Publikumsbereich. Diese Checkliste hilft dir, die 90 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Aufführungsprogramm festlegen
3 Personen
Probenplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Publikumsinformationen versenden
2 Personen
Programmheft gestalten
Programmhefte drucken
2 Personen
Sitzplatzreservierung prüfen
Catering bestellen
2 Personen
Technikbedarf prüfen
2 Personen
Dekorationselemente inventarisieren
2 Personen
Kostüme prüfen
2 Personen
Requisiten kontrollieren
2 Personen
Texte und Ablaufpläne kopieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Requisiten verpacken
2 Personen
Dekorationsteile transportieren
4 Personen
Publikumsbereich vorbereiten
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Dekor aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Technik ausführlich testen
3 Personen
Catering kühlen
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Kassentisch einrichten
2 Personen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Kostüme verteilen
3 Personen
Requisiten pro Szene bereitstellen
2 Personen
Letzte Dekorationskontrolle durchführen
3 Personen
Lichtstufen einstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Schauspieler zum Umziehen schicken
4 Personen
Schauspieler Probespielen lassen
4 Personen

Event

Publikumsbereich öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
Vorstellung eröffnen
Vorstellung durchführen
12 Personen
Licht und Ton bedienen
2 Personen
Requisiten austauschen
3 Personen
Pause ankündigen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikum neu platzieren
3 Personen
Vorstellung beenden
2 Personen
Schauspieler verbeugen lassen
12 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Afterparty empfangen
4 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Publikumsbereich aufräumen
4 Personen
Stühle stapeln
3 Personen
Tische zusammenklappen
3 Personen
Deko abbauen
4 Personen
Requisiten sortieren
2 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Kabel aufrollen
2 Personen
Boden und Foyer reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Kostüme waschen
2 Personen
Dekorationsstücke einlagern
3 Personen
Kasse und Belege abrechnen
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 120
KleiderständerAnz. 4
Faltbare RaumteilerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Hocker für TechnikAnz. 3

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 8
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24
Kassabox
Geldautomat
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
LED-LampenAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12

Dekoration

HintergrundtuchAnz. 2
VorhängeAnz. 4
DekorplattenAnz. 6
KunstpflanzenAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 6
PapiergirlandenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KlebebandAnz. 8
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
SeilAnz. 2
NamensschilderAnz. 30
BadgehalterAnz. 30
HinweispfeileAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
PinnwändeAnz. 2
KreidestifteAnz. 6
A4-PapierAnz. 500
StifteAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
SchüsselnAnz. 12
KannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
KorkenzieherAnz. 2
MessbecherAnz. 2
EislöffelAnz. 2
FolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 3

Tipps

Lege das Aufführungsprogramm fest, bevor du den Probenplan erstellst. Plane für jedes Stück feste Probenzeiten und reserviere die letzte Woche für einen vollständigen Durchlauf.
Eröffne den Online-Ticketverkauf nicht erst kurz vor der Aufführung. Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Catering-Termin.
Prüfe Technik und Beleuchtung mindestens 3 Tage vorher: Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel, Verlängerungskabel und Theaterscheinwerfer müssen zusammen funktionieren.
Packe Kostüme und Requisiten nach Programm oder Auftrittsfolge getrennt ein. Kontrolliere beides spätestens am Vortag und lege Texte sowie Ablaufpläne in ausreichender Zahl für alle Beteiligten bereit.
Richte den Publikumsbereich am Aufführungstag frühzeitig ein. Stelle Tische und Stühle auf, prüfe Sitzplatzreservierungen und plane Zeit für Dekoration, Catering und einen abschließenden Techniktest ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Amateurvorstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Probenplan. Ticketverkauf und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung starten.
Wann sollte der Probenplan für eine Amateurvorstellung fertig sein?: Erstelle den Probenplan direkt nach der Festlegung des Programms, etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Plane mindestens einen vollständigen Durchlauf in der letzten Woche ein.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche klären?: Sammle Ernährungswünsche während der Anmeldung und gib die endgültige Anzahl mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung an den Catering-Anbieter weiter. Halte außerdem einige zusätzliche Portionen für kurzfristige Änderungen bereit.
Wann soll man Technik, Kostüme und Requisiten prüfen?: Prüfe Technik mindestens 3 Tage vor der Aufführung und kontrolliere Kostüme sowie Requisiten spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch ein kurzer Funktionstest und das Bereitlegen.

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